Agenturteufel Admin: Kreativität trifft Effizienz

Doch genau damit tun sich die meisten Agenturen schwer. Im täglichen Projektmanagement zeigen sich viele administrative Prozesse zu ungeübt, fragil und unübersichtlich, um den Spagat zwischen Kreativität und Effizienz zu meistern. Dabei sind entsprechende Lösungen und Werkzeuge für mehr Effizienz im Agenturalltag längst vorhanden.

Agenturen stehen heute vor großen Herausforderungen. Immer mehr Projekte müssen mit immer ungenaueren Ausgangssituationen in immer kürzerer Zeit erledigt werden. Und das bei eher sinkenden als steigenden Honoraren. Effizienz ist gefragt wie nie. Auch auf Kundenseite: Neben der Erbringung schöpferischer Leistungen erwarten Unternehmensentscheider laut einer Studie von Facit Research vor allem Effizienz (30 Prozent) und Flexibilität (28 Prozent). Die Aufgabe sollte damit klar sein, die gängige Praxis ist es nicht: Agenturprozesse leiden in den meisten Fällen nach wie vor unter dem immerwährenden Zwiespalt zwischen Beratung, Kreation und Administration. Obwohl die Administration im Agenturalltag doch eigentlich nur einen unterstützenden Anteil am Schöpfungsprozess haben sollte, liegt der Fokus – und ein signifikanter Anteil der verwendeten Zeit –vielfach auf der administrativen Abwicklung der Projekte. Den meisten Agenturen fehlt es an den richtigen Prozessen und den richtigen Werkzeugen, um wirklich effizient zu arbeiten.

„Agenturen scheuen Prozesse wie der Teufel das Weihwasser“

Die Situation spitzt sich zu: 60 Prozent der Agenturchefs sind der Trendstudie „Agenturen der Zukunft“ zufolge davon überzeugt, dass die administrativen Tätigkeiten jenseits des Geschäfts bis 2020 weiter zunehmen werden. Für die nötige Effizienz werden Agenturen künftig nur dann sorgen können, wenn sie es schaffen, die wichtigsten Prozesse zu standardisieren und mit entsprechenden Tools zu hinterlegen, die von allen genutzt werden.

Aus seiner Beratungstätigkeit weiß HQLabs-Geschäftsführer Lucas Bauche jedoch, wie schwer sich viele Agenturen damit tun, Standards und Prozesse für sich selbst zu installieren: „Manchmal könnte man den Eindruck gewinnen, dass Agenturen das Prozesshafte scheuen wie der Teufel das Weihwasser. Viele Agenturentscheider sind noch immer der festen Überzeugung, dass sich Kreation und Prozesse nicht vertragen. Dabei können Agenturen mit der richtigen Prozessunterstützung deutlich Zeit gewinnen und sich so den Freiraum für Kreativität zurückerobern“, erklärt Lucas Bauche. Der Markt für prozessunterstützende Agentursoftware ist inzwischen groß und bietet für Agenturen jeden Typs und jeder Größe eine maßgeschneiderte Lösung.

Anstelle des alteingesessenen Agentur-Systems, das aus dem reinen Controlling entstanden ist, sind viele der Tools in der Lage, sämtliche Geschäftsprozesse im Bereich Projektmanagement, Auftragsabwicklung, Ressourcenplanung und Customer-Relationship-Management zu unterstützen und damit die Effizienz der Agenturen signifikant zu erhöhen.

Mehr zum Thema verrät HQLabs-Geschäftsführer Lucas Bauche im direkten Gespräch.

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