Case Study: Münchner Bank schafft mit Dokumentenscannern effiziente Prozesse

Nicht papierlos, aber papieroptimiert. So lautet die Devise bei der Münchner Bank. Deshalb setzt sie nun auf digitalisierte Zahlungsverkehrsbelege und hat  peu à peu sämtliche ihrer 34 Filialen mit dem Netzwerkscanner fi-6010N der Fujitsu-Tochter PFU ausgestattet. Für die Poststelle und das Rechnungswesen entschied sich die Bank für zwei weitere Modelle der fi-Serie: die Dokumentenscanner fi-6670 und fi-6130.

Die Investition hat sich bereits jetzt durch deutlich optimierte Prozesse amortisiert. Zudem profitiert das Geldhaus jährlich von Einsparungen eines hohen fünfstelligen Betrages im Sachkostenbereich. Auch die Ablage dürfte künftig wesentlich strukturierter und weniger aufwändig sein, da jetzt statt 34 papierbasierter Archive nur noch ein einziges Online-Archiv gepflegt werden muss.

Früher transportierten Botendienste alle Zahlungsverkehrsbelege von den Filialen in die Zentrale. Das war zeit- und kostenaufwändig. Gefragt war deshalb eine Alternative in Form einer leistungsstarken Scanlösung. Diese hatte nicht nur die Botendienste zu reduzieren, sondern auch andere Dokumente schnell und einfach dem Fiducia Content Management System (FCMS) zuzuführen, dem Hauptsystem der Bank für das Dokumentenmanagement und die Archivierung.

Fünf Kriterien spielten bei der Scanner-Auswahl eine Rolle: Sie sollten eine große Menge und eine breite Palette an unterschiedlichen Papierdokumenten bewältigen, eine hohe Bildqualität haben und zudem erkennen, wenn Belege zusammenkleben. Eine weitere Vorgabe war die intuitive und einfache Bedienung. Und schließlich mussten sie von der Fiducia zertifiziert sein und somit hohe Sicherheitsanforderungen erfüllen.

Die Wahl fiel auf die Systeme der Fujitsu-Tochter PFU. Jetzt digitalisieren die Mitarbeiter in den Filialen der Münchner Bank täglich rund 3.000 bis 4.000 Belege ein – und das nur für den Zahlungsverkehr. Hinzu kommen weitere interne Dokumente wie Kundenverträge, Quittungen oder Schriftverkehr. Klaus Schulz, Manager Product Marketing EMEA bei PFU Imaging Solutions, beschreibt die Vorzüge des Netzwerkscanners  fi-6010N: ”Das System unterstützt selbst komplexe Verarbeitungsprozesse von Papierdokumenten, ohne dabei die Benutzer zu belasten. Der automatische Dokumenteneinzug schafft problemlos mehrseitige Dokumente und Stapelgut im kontinuierlichen Scanbetrieb, selbst bei variierendem Papierformat von A8 bis A4 und bei unterschiedlicher Qualität."

 

 

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