Collaboration Tools in Unternehmen

Collaboration heißt übersetzt „Zusammenarbeit“ und um nichts anderes geht es im Grunde bei der Arbeit mit entsprechenden Tools. Durch die immer komplexer und sicherlich nicht einfacher werdende Weltwirtschaft sind heutige Unternehmen in Zugzwang und müssen mit zunehmender Dynamik und Geschwindigkeit reagieren. Flexible Organisationsformen sind gefragt, denn Teams werden mittlerweile vermehrt prozessorientiert gebildet. Egon Körner, Management Consultant bei A'PARI Consulting, beschreibt die Nutzung von entsprechenden Collaboration Tools daher als effizient, um eine adäquate Unterstützung dieser Teams zu ermöglichen. Als wertvolle und nützliche Helfer rät er vor allem in Bezug auf Team- und Projektarbeit zu ihnen, wenngleich sie die menschliche Kommunikation selbstverständlich nicht ersetzen können. Für interessierte Unternehmen gilt es jedoch sehr genau zu prüfen, wo der Bedarf liegt, denn die Tools sind sehr unterschiedlich. Entsprechende Pilotinstallationen und Teststellungen seien demnach sinnvoll, aber auch eine detaillierte Planung und Risikoanalyse gehören laut Körner zu einer umfassenden und erfolgreichen Produkteinführung. Die Tools selbst sind dabei mannigfaltig und so gut wie jedem Prozess angepasst, dazu gehören unter anderem das Instant Messaging via Skype, das Dokumentenmanagement, Internettelefonie durch einen leistungsstarken TS3 Server, Projektmanagement Tools oder Desktop Sharing. Vor allem im Zuge des Web 2.0 kamen außerdem zahlreiche webbasierte Tools hinzu, aber auch Blogs, Wikis, Social Bookmarking oder Social Networking sind fester Bestandteil der Collaboration Tools.

Schwierigkeiten bei der Einführung sind nicht selten

Im Zuge einer Konferenz in San Francisco befragte „CIO.com“ zahlreiche Entscheidungsträger und IT-Verantwortliche nach den Problemen bei einer Einführung. Vielfach wurde dabei eine falsche oder sogar fehlende Vermarktung genannt, denn wenn den Mitarbeitern das neue System nicht bekannt ist, fällt die Nutzung entsprechend schwer. Andererseits kann jedoch auch die Vermarktung selbst in die Irre führen, das musste unter anderem ein kanadisches Telekommunikationsunternehmen erfahren, welches für die Einführung einer neuen Software extra einen erklärenden Film bereitstellte – die Mitarbeiter reagierten jedoch verwirrt, denn die entsprechenden Tools waren zum selben Zeitpunkt noch gar nicht vorhanden.

Andererseits konzentrieren sich zu viele Unternehmen bei der Einführung häufig zu intensiv auf das Tool selbst, vergessen dabei jedoch die herrschende Unternehmenskultur. So berichtet beispielsweise Kevin Jones vom Scheitern des NASA Spacebook, einem sozialen Netzwerk für das Unternehmen NASA Marshall und Goddard Space Flight Center. Da man bei der Einführung zu wenig an die Mitarbeiter gedacht hatte, verstanden diese die Umstellung nicht und konnten nicht nachvollziehen, wozu der Umstieg von E-Mails auf Collaboration Tools gut sein sollte. Dementsprechend schlecht verlief auch die Einführung. Jones beteuert hierbei allerdings, dass eine Umstellung im Unternehmen besser rabiat durchgeführt werden solle. Wer die neuen Tools also nicht nutzen möchte, wird im Prinzip durch das Wegfallen alter Software und bisheriger Möglichkeiten dazu gezwungen.

Generationsfrage und interne Kommunikation

Nicht zuletzt spielt auch immer wieder die Generationsfrage eine Rolle, sobald es um die Nutzung neuer technischer Möglichkeiten geht. So fühlen sich ältere Angestellte häufig außen vor, warnen IT-Verantwortliche. Für jüngere Mitarbeiter sind die Social Collaboration Tools dagegen eine attraktive Nutzungsmöglichkeit, die auch das Unternehmen modern und aktuell erscheinen lässt, zudem können junge Talente so leichter an eine Firma gebunden werden. Die Meinungen sind hier jedoch gespalten, denn während viele IT-Experten den Altersunterschied problematisch betrachten, versichern andere Experten wiederum, es könne so zu keiner Kluft zwischen den Mitarbeitern kommen. Jedoch ist auch der interne Umgang miteinander innerhalb eines solchen sozialen Netzwerks mitunter problematisch. Gerade bei Plattformen mit Kommentarfunktion, müssen die Entscheidungsträger sich darauf gefasst machen, dass in der Regel stets eine Handvoll Mitarbeiter diese nutzt, um Dampf abzulassen oder offen und ehrlich ihre Meinung kundzutun. Diese kritischen Meinungen sollten jedoch nicht unterbunden werden, denn eine Zensur würde hier nur die Vertrauensbasis schädigen. Darüber hinaus folgt auf einen negativen Kommentar ohnehin oftmals eine Reihe positiver, sodass sich die Kritik schnell wieder relativiert.

Autorin: Denise Orlean ist studierte Informationsmanagerin. Als freiberufliche Redakteurin für zahlreiche Formate im digitalen Bereich beschäftigt sie sich unter anderem mit aktuellen Themen zu Soft- und Hardware.

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