E-Invoicing: In neun Schritten zur Rechnungseingangsbearbeitung

Tropper Data Service hat auf ihrer Webseite eine Checkliste zum Thema effiziente Rechnungseingangsbearbeitung veröffentlicht. Das Dokument zeigt auf, wie Unternehmen ihre papierbasierte Bearbeitung auf eine elektronische umstellen können. Die elektronische Weiterverarbeitung von Rechnungen ist der größte Hebel für Effizienzsteigerungen im Unternehmen, wie das ibi research an der Universität Regensburg im Marktüberblick „Elektronische Rechnungsabwicklung“ bestätigt.

Noch immer gehören papierbasierte Rechnungen zum Unternehmensalltag. 33 Milliarden werden nach Angaben von Marktanalyst Bruno Koch europaweit jährlich per Post versandt. Treffen die Rechnungen beim Empfänger ein, werden sie zunächst kopiert und zur Prüfung an die Fachabteilung weitergeleitet. Anschließend erfolgt eine manuelle Erfassung der Daten – manchmal sogar mehrfach, für verschiedene Systeme. Damit riskieren Unternehmen Fehler und Zeitverzögerungen. Hohe Kosten sind die Folge. Dies muss jedoch nicht so bleiben.

„Im Gegensatz dazu steht die automatisierte Erfassung und Bearbeitung von Eingangsrechnungen“, erklärt Claudia Felten, Account Manager bei Tropper. Relevante Daten werden nach der Digitalisierung der Rechnung direkt und ohne Medienbrüche in interne Systeme übernommen. Dort bilden sie die Grundlage für eine elektronische und effiziente Weiterverarbeitung. Dadurch können u.a. die Rechnungseingangsprüfung und Zahlung zügig erfolgen und Skontovorteile genutzt werden.

Unternehmen, die von diesen Vorteilen profitieren wollen, stellt Tropper mit der Checkliste ein nützliches Instrument zur Verfügung. Dieses beschreibt die methodische Vorgehensweise in Rechnungseingangsprojekten – von der Bildung eines Projektteams über die Auswahl geeigneter Lösungen und Dienstleister bis hin zur Optimierung, wenn das Projekt praktisch umgesetzt wird. Die einzelnen Schritte helfen, Stolpersteine zu umgehen und das Projekt intensiv vorzubereiten, sodass es ein Erfolg wird.

Die Checkliste „Neun Schritte zur erfolgreichen Rechnungseingangsbearbeitung“ steht auf der Website zum kostenlosen Download bereit.

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