Erfolgsfaktoren für Social Intranets

Intranets auf SharePoint-Basis bieten zahlreiche Mehrwerte durch ihre Social-Network-Komponenten. Doch welche Tools und Funktionen eignen sich wofür? Und wie erreicht man, dass die Anwender das Social Intranet auch wirklich annehmen? IPI, spezialisiert auf Intranets in mittelständischen Unternehmen und Konzernen, hat jetzt die wesentlichen Schlüsselfaktoren für erfolgreiche Intranet-Projekte zusammengetragen. „Kein Unternehmen sollte ein Social Intranet ins Leben rufen, nur weil dies gerade der Trend ist“, schickt IPI-Geschäftsführer Roland Klein voraus. „Es muss für jede Organisation stets individuell betrachtet werden, wo der tatsächliche Nutzen für das gesamte Unternehmen liegt. Wichtig ist, dass ein spontaner und aktiver Austausch möglich ist und dass so eine intensivere Vernetzung der Mitarbeiter untereinander entstehen kann.“

Zieldefinition und Planung

Unter Beteiligung der Endanwender und Fachabteilungen ist vor Projektstart genau zu ermitteln, welche Anwendungsfälle sich durch Social-Media-Tools unterstützen und optimieren lassen. Eine exakte Zielsetzung, was durch das Projekt erreicht werden soll, muss definiert werden, um später die Erfolge messen zu können.

Veränderung der Unternehmenskultur

Soziale Funktionalitäten verändern nicht die Unternehmenskultur, vielmehr muss generell ein Umdenken in der Kommunikation des Unternehmens stattfinden, um die vielfältigen Potenziale optimal zu nutzen. Primär gilt: Im Unternehmen muss Interaktivität gelebt und gefördert werden. Eine Kultur der Transparenz, des Dialogs und der Offenheit fördert die Beteiligung der Mitarbeiter und ist die Basis für eine breite Akzeptanz der technischen Möglichkeiten.

Ganzheitliche Integration

Ein Fehler wäre es, Web-2.0-Funktionen als separate Tools im Unternehmen einführen zu wollen. Anwender akzeptieren in erster Linie Funktionalitäten, die als selbstverständliche Bausteine in die Kommunikation und in die Kommunikationssysteme integriert sind. SharePoint ist für Social Intranets daher ideal geeignet, weil die Plattform oftmals schon für alle tagesaktuellen Arbeitsabläufe und für die Zusammenarbeit der Mitarbeiter untereinander genutzt wird. Klassische Themen wie Dokumenten-Management, Enterprise-Content-Management oder Web-Content-Management sind hier ebenfalls optimal einzubinden.

Personalisierte Informationen

Je mehr die Informationen im Intranet auf das Interesse des Mitarbeiters zugeschnitten sind, desto größer die Akzeptanz. Über einen sozialen Nachrichtenstream als zentrales Element der Benutzeroberfläche zum Beispiel kann der Mitarbeiter sich über Neues informieren. Jeder Kollege kann eigene Statusmeldungen, Bilder und Videos posten und umgekehrt auch von Kollegen abonnieren oder sich auch über Neuigkeiten aus den eigenen Teams und Communities informieren. Die Filterfunktion von SharePoint hilft dabei, sich nur Beiträge zu den eigenen Interessensgebieten anzeigen zu lassen. So lässt sich auch die Informationsflut in größeren Unternehmen für den Einzelnen erheblich reduzieren.

Klassische Informationen

Intranets auf SharePoint-Basis dienen generell der besseren Informationsversorgung aller Mitarbeiter. Mit den Social-Funktionen können diese Informationen über Wikis, Profile, Tags und Notizen nun noch besser vernetzt werden, so dass zum Beispiel Informationen und Experten unternehmensweit schneller auffindbar sind.

Schrittweises Rollout

 Die Anwender sollten nicht von Beginn an mit zu vielen Funktionen und Möglichkeiten überfordert werden. Auch ein zu „harter“ Cut oder Paradigmenwechsel sind nicht immer zu empfehlen. Es bietet sich daher an, mit den sozialen Funktionen zunächst konkreten Problemen und Schwachstellen im Unternehmen entgegenzuwirken. Hier ist beispielsweise ein schrittweises Rollout von MySites sowie der Tagging- und Newsfeed-Funktionalitäten von SharePoint möglich. Kommentare, Ratings oder Likings sind ebenfalls Funktionen, die intuitiv verwendet werden können und schnell zusätzlichen Nutzwert stiften.

Pilotanwender finden

Pilotanwender sind in mehrerer Hinsicht wichtig, um die Einführung von Sozialen Funktionen in Intranets zu stützen. Es ist wichtig, sowohl Social-Media-affine wie auch die skeptischen Mitarbeiter für die neuen Funktionen zu gewinnen. Dies ist keine Generationenfrage, sondern eher abhängig von den persönlichen Einstellungen der Mitarbeiter. Pilotanwender können mit ihren positiven Erfahrungen und Erfolgsstorys ihre Kollegen begeistern, diesen bei der Nutzung helfen und so zum unternehmensweiten erfolgreichen Einsatz beitragen.

Kontinuierlicher Ausbau

Häufig kristallisieren sich im konkreten Anwendungsfall weitere spezielle unternehmensspezifische Anforderungen heraus, an die bei der ursprünglichen Planung noch niemand gedacht hat. Erweitert man die Möglichkeiten für die Nutzer auf Basis dieser Erkenntnisse, wird das Gesamtkonzept sinnvoll ergänzt und kontinuierlich ausgebaut. Dadurch steigt zum einen die Akzeptanz, zum anderen wird der Wissens- und Informationsaustausch über das Social Intranet immer selbstverständlicher.

Auf der Knowtech (24. und 25.10.2012 im internationalen Congresscenter Stuttgart) stellt die IPI ein Social-Intranet-Projekt ihres Kunden Amadeus Germany vor.

 

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