Compliance-gerechte Rechnungsverarbeitung im internationalen Handel

Immer mehr Shop-Betreiber nutzen die Möglichkeiten, die sich durch internationale Geschäftsbeziehungen ergeben. Neue Märkte werden erschlossen, um Kunden auf allen Kontinenten bedienen zu können. Dabei sind Onlinehändler stets auf der Suche nach Stellschrauben zur Kostenreduzierung und suchen gleichzeitig Wege zur Prozessoptimierung. Insbesondere Shop-Betreiber, die in den internationalen Handel einsteigen wollen oder bereits mittendrin stecken, sind darauf angewiesen, die Supply Chain optimal zu gestalten.

Über der Integration der richtigen Zahlungsarten in den Shop und der Auswahl des passenden Logistik-Dienstleisters übersehen Händler jedoch leider häufig eines der offensichtlichsten Einsparpotenziale: die elektronische Rechnung. Nach wie vor bleibt die Überführung papierbasierter Rechnungsströme in digitale Kanäle ein möglicher Weg, um Kosten einzusparen und die Integration der Lieferkette zu verbessern. Gerade im internationalen Handel könnten durch die Umstellung auf die elektronische Rechnung mehrere Milliarden gespart werden, wenn man bedenkt, dass eine papierbasierte Eingangsrechnung allein Kosten von bis zu 17,60 Euro verursachen kann. Die Anforderungen an elektronische Rechnungen haben sich in den letzten Jahren allerdings erheblich verändert. Der Wegfall der vorgeschrieben Nutzung elektronischer Signaturen beziehungsweise des EDI-Verfahrens hat den Prozess erleichtert, gleichzeitig rücken andere steuerrechtliche Anforderungen in den Fokus.

Compliance-gemäße Verarbeitung in Deutschland und weltweit

Bei der elektronischen Bearbeitung von Rechnungen muss die rechtssichere Abwicklung der Transaktionen berücksichtigt werden. Damit die Rechnungserstellung rechtssicher erfolgt, muss der Weg zum Empfänger, aber auch die Weitergabe innerhalb des Unternehmens kritisch geprüft werden, damit sichergestellt wird, dass nur explizit dazu berechtigte Personen auf die Rechnungsdaten zugreifen dürfen. Für Shop-Betreiber ist es daher wichtig, ein Sicherheitssystem zu etablieren, in dem alle technischen, rechtlichen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen verankert werden. Dazu wird die Erstellung einer Verfahrensdokumentation empfohlen.

In den meisten Ländern müssen Rechnungen gemäß dieser regulatorischen Standards verarbeitet werden, damit die Steuerverwaltung sicherstellen kann, dass die Mehrwertsteuer richtig erhoben wird. International tätige Händler sollten sich jedoch nicht darauf verlassen, nur die lokalen Compliance-Richtlinien ihres Heimatlandes bei der elektronischen Rechnungsstellung zu kennen, denn weltweit gibt es ganz unterschiedliche Vorgaben. Die Einhaltung der verschiedenen gesetzlichen Vorschriften in allen Ländern, die von den internationalen Transaktionsabläufen betroffen sind, stellt eine besondere Herausforderung dar. Da sich jedes Land dem Thema anders nähert, bleibt es jedoch fraglich, ob es irgendwann eine einheitliche Regelung geben wird.

Formalitäten der unterschiedlichen Märkte einhalten

Die zwei momentan meistgenutzten Regulierungsmodelle sind Ex-Post- und Clearance-Systeme. Ex-Post-Systeme werden zum Beispiel in der Europäischen Union genutzt. Sie verfügen im Allgemeinen über wenige oder gar keine spezifischen Anforderungen für den Austausch von elektronischen Rechnungen. Shop-Betreiber müssen jedoch in der Lage sein, für durchschnittlich sieben Jahre nach Rechnungsstellung oder -Verbuchung deren Vollständigkeit und Echtheit nachzuweisen. Eine Rechnung ist für Unternehmen oftmals der einzige Nachweis, dass eine Transaktion stattgefunden hat. Entsprechend sind die jeweiligen Formalitäten einzuhalten – unabhängig, ob die Möglichkeiten, wie dies geschehen kann, von der Regierung vorgegeben werden oder im Ermessen des Steuerpflichtigen liegen.

Clearance-Systeme unterscheiden sich signifikant von Ex-Post-Systemen und werden unter anderem in Lateinamerika, der Türkei, Taiwan und Russland genutzt. Hier ist der Lebenszyklus einer elektronischen Rechnung typischerweise umfassend reguliert. Die Steuerverwaltung greift direkt in den Prozess ein, indem sie Daten, die die elektronische Rechnung betreffen, anfordert. Die zu beachtenden Regularien werden in den meisten Fällen von der Steuerverwaltung transparent dargestellt.

EU-Richtlinie – alternative Verfahren zur digitalen Signatur

Innerhalb der Europäischen Union hat der Wegfall der vorgeschriebenen Nutzung elektronischer Signaturen beziehungsweise des EDI-Verfahrens, des Electronic-Data-Interchange-Verfahrens, den gesamten Rechnungsprozess erleichtert. Gleichzeitig rücken aber andere steuerrechtliche Anforderungen in den Fokus.

Die Europäische Kommission hat im Juli 2010 eine Änderung der Mehrwertsteuersystemrichtlinie beschlossen (Richtlinie 2010/45/EU zur Änderung der Richtlinie 2006/112/EG), die den Austausch elektronischer Rechnungen vereinfachen soll. Mit der Neuregelung, die zum 1. Januar 2013 in Kraft getreten ist, entfällt beispielsweise die Pflicht zur elektronischen Signatur. Seitdem können Unternehmen mit Hilfe jedes geeigneten Kontrollmechanismus die Validität einer Rechnung gewährleisten.

Mit der rückwirkenden Verabschiedung des Steuervereinfachungsgesetzes zum 1. Juli 2011 wurde die Europäische Richtlinie in Deutschland umgesetzt. Damit wurden die Anforderungen an eine elektronische Rechnung deutlich reduziert. Beleghafte und elektronische Rechnungen sind seitdem gleichgestellt, es gibt keine zusätzlichen Anforderungen, die elektronische Rechnungen erfüllen müssen.

Am 3. April 2014 hat das EU-Parlament dem eIDAS-Vorschlag zugestimmt, der künftig die bestehende EU-Signaturrichtlinie durch eine europaweit gültige Verordnung ersetzen wird. Die Verordnung für elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen regelt neben elektronischen Signaturen auch andere wichtige Infrastrukturelemente wie elektronische IDs oder elektronische Zustellung. Weiterhin beinhaltet die Richtlinie unter anderem elektronische „Siegel“, die verschiedene Prozesse, etwa die elektronische Rechnungsstellung, sicherer gestalten sollen. Eine Umsetzung der eIDAS-Verordnung soll bis 2018 erfolgen; in Deutschland wird die Verordnung das deutsche Signaturgesetz bis Mitte 2016 ersetzen.

 Elektronische Signatur, EDI und interne Kontrollverfahren

Händler können elektronische Rechnungen in beliebiger Form austauschen – vorausgesetzt, dass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung nach wie vor gewährleistet sind. Wie dies geschieht, legt der Steuerpflichtige fest. Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) und andere technische Verfahren, beispielsweise EDI, sind selbstverständlich nach wie vor anerkannt, werden aber nicht mehr zwingend vorgeschrieben. Die QES ist die Entsprechung zur herkömmlichen Unterschrift in der elektronischen Welt. Sie ermöglicht die langfristige Überprüfbarkeit der Urheberschaft einer Erklärung im elektronischen Datenverkehr.

 Einsatz elektronischer Signaturen zur Unterstützung revisionssicherer Archivierung

Basierend auf den lokalen Anforderungen für elektronische Rechnungen wird ein Prozess für die Erstellung beziehungsweise die Prüfung der elektronischen Signatur definiert. Nach wie vor müssen elektronische Rechnungen auch elektronisch archiviert werden. Die elektronische Signatur kann in diesem Fall die revisionssichere Archivierung unterstützen, da das entsprechende Dokument nicht mehr veränderbar ist.

Autor: Marcus Laube ist Gründer und Geschäftsführer von Crossinx. Laube ist Gründungsmitglied des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) sowie Gründungsmitglied und stellvertretender Vorstand des Verbandes elektronische Rechnung e.V. (VeR). Als Mitglied der E-Invoicing-Expertengruppe der Europäischen Kommission und Vorstand des europäischen Verbandes EESPA (European E-Invoicing Service Providers Association) engagiert er sich auch über die Grenzen Deutschlands hinaus für die Weiterentwicklung  des Marktes. Als Lösungsanbieter für E-Rechnungen und elektronischen Dokumentenaustausch hilft Crossinx Unternehmen, das gesamte Potenzial ihrer Transaktionen mit Geschäftspartnern auszuschöpfen

Dieser Beitrag erschien erstmals im e-commerce Magazin 07/2015

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