Fallbeispiel: Automatisiertes Inkasso bei der Ernsting’s family

Der Kunde ist bekanntlich König. Und da immer mehr Kunden im Internet die Bezahlart „Kauf auf Rechnung“ bevorzugen, stand das Unternehmen Ernsting's family 2014 vor einer strategisch wichtigen Entscheidung: Kauf auf Rechnung – ja oder nein. Im Interesse der Kunden unbedingt, so das Pro-Argument des E-Commerce-Teams. Hohe Risiken – zusätzlicher Arbeitsaufwand, konterte die Debitorenabteilung und winkte ab. Bis zu dem Tag, an dem zwei weitere Partner ins Spiel kamen: Cormeta und Creditreform Münster. Der Beginn einer perfekten Zusammenarbeit.

Den Kunden zusätzlich zum bis dato praktizierten Lastschrifteneinzug die Bezahlart Kauf auf Rechnung anzubieten, sei einer der Auslöser für die interne Diskussion gewesen, schildert Manfred Mühren, Bereichsleiter Finanz- und Rechnungswesen bei Ernsting's family. Wobei er aus seiner damaligen Skepsis kein Hehl macht: „Beim Kauf auf Rechnung muss auf die Zahlung des Kunden gewartet werden. Zahlt der Kunde nicht, müssen wir mahnen und irgendwann zum Inkasso übergehen. Das sind alles zusätzliche Arbeitsschritte, die wir hier im Hause nicht wollten. Darum haben wir uns immer davor gescheut.“ Weitere Aspekte kamen hinzu: Ein neuer Zahlungsdienstleister wurde gesucht und gefunden: Das Inkasso hat Creditreform Münster komplett übernommen – das Scoring liefert Boniversum. „Uns fehlte nur noch eine entsprechende Software. Und zwar eine, die die überfälligen Rechnungen unserer Kunden automatisch über eine Schnittstelle an Creditreform weiterleitet, wenn er trotz zweimaliger Mahnungen nicht gezahlt hat“, so Manfred Mühren.

Und genau diese Software konnte Cormeta mit ihrer in SAP integrierten Lösung „CrefoSprint Inkasso“ bieten. Das neu erarbeitete Scoring beider Häuser, bei dem Limits für die Kunden hinterlegt werden, hat Manfred Mühren überzeugt. Die Zahlart „Kauf auf Rechnung“ wurde zunächst testweise eingeführt und entwickelte sich schnell zum Selbstläufer: „Im Juli 2014 sind wir damit live gegangen. Inzwischen ist es die zweitgenutzte Zahlart bei uns. Auf Platz 1 liegt immer noch das Bestellen im E-Commerce mit anschließender Lieferung in die Filiale, in der der Kunde dann bezahlt“, erklärt Mühren. 

Was ihn und alle Beteiligten zusätzlich überzeugte, waren die elektronische Akte und die Vorteile, die sie bietet. Denn als zentrales Informationscockpit bietet die Aktenübersicht von CrefoSprint Inkasso eine umfassende Sicht auf alle relevanten Informationen sämtlicher laufenden und historischen Mahnvorgänge. Konkret: Was bei Ernsting's family vorher mühsam tagtäglich manuell erledigt werden musste, läuft heute sozusagen vollautomatisch. „Und zwar ohne irgendwelche Excel-Tabellen zu stricken. Sobald die 3. Mahnstufe durch das SAP-ERP-System vergeben wird, erkennt das CrefoSprint-Programm, dass die überfälligen Rechnungen zum Inkasso übertragen werden können. Ich drücke ein Knöpfchen und schon ist es erledigt. Das ist echt praktisch“, attestiert Sachbearbeiterin Vanessa Rexhausen. Wobei sich die Vorteile nicht nur auf die Abgabe der Inkassofälle an Creditreform beschränken. Dazu Manfred Mühren: „Das Programm erkennt Zahlungseingänge automatisch – egal ob sie bei uns oder bei Creditreform eingehen. Die Buchungssätze werden direkt über das Buchungscockpit übermittelt. Und das alles sehr, sehr zeitnah“. Nicht nur das: Durch die Bonitätsprüfungen von Boniversum seien die Ergebnisse deutlich verbessert worden.

Mit der Konsequenz, dass „zahlungsmüde“ Kunden teilweise sofort ausgeschlossen werden. Vanessa Rexhausen ergänzt: „Nachts werden die Akten aktualisiert. Morgens genügt ein Klick und die Rechnungen werden direkt vom Server abgerufen. Ich kann sie dann einzeln pro Akte verbuchen. Es wird sofort angezeigt, wenn ein Kunde mit Creditreform zum Beispiel Ratenzahlung vereinbart hat. Alles ist immer auf dem aktuellsten Stand – wir sind quasi live“. Das Programm CrefoSprint Inkasso – das von Cormeta und dem Verband Vereine Creditreform entwickelt wurde - sei super durchdacht, attestieren alle Beteiligten. Hinzu komme, dass es SAP-kompatibel sei: „Das spricht eindeutig für das System von Cormeta. Die SAP Kompatibilität war für uns Voraussetzung und ausschlaggebend für die Entscheidung“, verdeutlicht Mühren. Ein Lob, das Holger Behrens gerne hört. Als Vorstand bei der Cormeta AG ist er unter anderem verantwortlich für SAP Add-On Lösungen im Bereich Kreditmanagement: „Mit der nahtlos in SAP integrierten Softwarelösung CrefoSprint Inkasso sind Unternehmen dazu in der Lage, hohe Prozesskosten drastisch zu reduzieren und dadurch ihre Liquidität nachhaltig zu sichern“.

Eingeführt wurde das Programm im Oktober 2014. „Projekt- und Echtstart waren mit wenigen Manntagen Arbeitsaufwand erledigt. Das war echt schnell“, betont Jens Schloßmacher, Key-Account-Manager bei Creditreform Münster.  „Das System musste so eingestellt werden, dass alle Schnittstellen liefen. Am zweiten Tag haben wir mit dem Customizing angefangen“, ergänzt Manfred Mühren. Dabei seien alle relevanten Partner anwesend gewesen: „Wir haben einfach auf den Knopf gedrückt. Gleichzeitig ist in der Inkassoabteilung bei der Creditreform Münster überprüft worden, ob die Fälle angekommen sind. Das ist optimal gelaufen“.

Unter dem Kosten-Nutzen-Aspekt habe sich das neue System mehr als gerechnet: „Das hat sich längst bezahlt gemacht“, gibt sich Manfred Mühren nahezu euphorisch. Konkret: „Das Programm hat sich bereits im ersten Monat amortisiert!“ Zumal etliche Altfälle mit übergeben wurden. Personell habe sich das ebenfalls positiv ausgewirkt: „Für die Einführung von Kauf auf Rechnung inklusive neuer Bonitätsprüfung und neuem Inkasso haben wir einen Mitarbeiter zusätzlich geplant“. Im Nachhinein habe sich herausgestellt, dass das nicht erforderlich war: „Ich habe mit deutlich mehr Aufwand gerechnet“, räumt Mühren ein.

Jens Schloßmacher listet die Vorteile aus seiner Sicht auf: „Die Prozesse haben sich etabliert. Das System ist zeitnah, pünktlich, gibt zum selben Stichtag die Fälle ab. Der Vorteil ist, dass die Inkassofälle immer jung sind. Wir haben eine gute Datenqualität mit zeitnaher Realisierung bekommen. Und das wiederum beinhaltet eine zeitnahe Mittelrückführung mit enormer Quote“. „Die Quote ist deutlich positiver geworden. Sehr deutlich“, formuliert Manfred Mühren zunächst kryptisch und wird dann schmunzelnd konkret: „Früher sind wir davon ausgegangen, dass von den Inkassofällen, die wir übergeben, maximal 30 Prozent realisiert werden. Heute ist es umgekehrt – wir realisieren 70 Prozent!“ Eine Zahl, die für sich spricht.

In ihrem Fazit sind sich Manfred Mühren und Jens Schloßmacher einig: „Alle haben sehr zielorientiert gearbeitet und konstruktiv ein gemeinsames Ziel verfolgt. Das war schon etwas Besonderes“.

Autorin: Gaby Boch, freie Journalisten

 

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