Fallbeispiel: evodion relauncht Website des internationalen Event-Dienstleisters PRG

Von „Wer wird Millionär“ bis zu den Olympischen Spielen – PRG hat Veranstaltungen aller Art und Größe organisiert und durchgeführt. 1982 als Harris Production Services gegründet, betreut die Production Resource Group, L.L.C. mit Sitz in New York als Full-Service-Anbieter für die Veranstaltungsbranche Kunden auf der ganzen Welt. Für Aufsehen sorgte PRG bereits 1988 mit seinem patentierten Bühnentechniksystem „Stage Command“, das für die Musical-Produktion „Das Phantom der Oper“ erstmals zum Einsatz kam.

Ein weiterer Meilenstein war die Show „EFX“, die PRG 1995 im MGM Grand Hotel in Las Vegas produzierte. Mit einem Budget in Höhe von 45 Millionen Dollar zählt die Show zu den größten Theaterproduktionen aller Zeiten. Die deutsche Tochter Production Resource Group AG bietet umfassende Beratungs- und Betreuungsservices – von der Konzeption über die Planung, Durchführung und technische Ausstattung von Veranstaltungen bis hin zur Nachbereitung. An Standorten in Hamburg, Berlin, Köln, Frankfurt und München sorgen rund 300 feste und über 500 freie Mitarbeiter dafür, dass Events reibungslos über die Bühne gehen. International beschäftigt PRG mehr als 3.000 Mitarbeiter und ist mit über 40 Niederlassungen weltweit vertreten.

Content zielgruppenspezifisch ausspielen

2009 hat PRG die Procon Multimedia AG übernommen, deren Vorstandsvorsitzender Morten Carlsson heute als Vorstandsmitglied von PRG das Marketing und Business Development in Europa, dem Mittleren Osten und Afrika verantwortet. Um die Website für Marketing- und Vertriebszwecke besser nutzen zu können, begab sich Carlsson Anfang 2013 auf die Suche nach einem neuen Content-Management-System. „Wir wollten weg von unserem alten CMS auf Open Source-Basis, mit dem es nur schwer möglich war, verschiedene Zielgruppen zu adressieren“, erinnert sich der Vorstand.

„Neben den Big Playern wollten wir auch kleine und mittelständische Unternehmen als Kunden gewinnen.“ Das Mittel zum Zweck: die zielgruppenspezifische Ausspielung der Websiteinhalte. Per Geo-Lokation wollte man ermöglichen, etwa deutschen Websitebesuchern deutsche Inhalte auf Deutsch anzuzeigen. Daneben wollte man die Besucher über ihre IP-Adresse identifizieren. Erfolgt ein Websitezugriff z.B. aus dem Netzwerk eines Automobilkonzerns, sollen für diese Zielgruppe aufbereitete Informationen angezeigt werden. Zudem wünschte sich PRG eine hohe Dynamik: Bei jedem Aufruf soll eine dynamische Generierung der Website erfolgen, basierend auf Parametern wie dem Herkunftsland des Besuchers oder der Anzahl seiner bisherigen Websitebesuche.

Preis-Leistungsverhältnis gibt den Ausschlag

„Wir wollten ein kommerzielles, zukunftssicheres CMS mit garantiertem Support und regelmäßigen Updates“, so Carlsson. Insgesamt kamen fünf Systeme in die engere Auswahl. Letztendlich hat sich PRG für Sitecore entschieden. Neben dem Preis-Leistungsverhältnis war die Simplizität des Systems ausschlaggebend. „Während es bei anderen CMS aufgrund ihrer Komplexität schwierig ist, überhaupt ein Angebot zu erhalten, überzeugte Sitecore durch seine Einfachheit“, so Carlsson. „Es gibt nur dieses eine Produkt – und das passt genau zu uns.“ Die Einführung des CMS hat der Hamburger IT-Spezialist evodion betreut. Für evodion sprachen die räumliche Nähe und die Erfahrung mit vergleichbaren Installationen. „Außerdem hat die Chemie gestimmt“, ergänzt Carlsson.

Agiler Entwicklungsansatz

2013 hat evodion einen ersten Prototyp für die deutsche Website entworfen, die Implementierung begann im Februar 2014, der Rollout erfolgte nach nur vier Monaten.

Anders als bei vergleichbaren Projekten hat evodion auf agile Prozesse gesetzt. „Mit der Erstellung eines umfangreichen Pflichtenhefts hätten wir wertvolle Zeit verloren“, erklärt Carlsson. „Seit dem Relaunch haben wir die deutsche Website mehrmals umgestellt. Wir schauen uns ständig die Analysedaten an. Wenn wir feststellen, dass z.B. die Nutzerführung nicht gut ist, verändern wir sie eben.“ Im Nachhinein hat sich der agile Ansatz als goldrichtig erwiesen. „Will man ein Softwaresystem an die Prozesse eines Konzerns anpassen, kommen ständig neue Anforderungen hinzu, und die bestehenden verändern sich permanent“, so Carlsson. Darum ging der Relaunch der deutschen Website schrittweise vonstatten: Zu Beginn hat evodion das bestehende Design von PRG übernommen, gefolgt vom Entwurf diverser Landingpages und der Umsetzung einer neuen Website-Struktur. Dieser Status quo diente als Basis, um Mitte des Jahres den Rollout in den USA vorzubereiten.

Sitecore Bordmittel optimal nutzen

„Bei der Abstimmung ergaben sich weitere Anforderungen, die auch für die deutsche Website relevant waren“, erinnert sich Philipp Nestler, zuständiger Projektleiter bei evodion. Um bspw. Salesforce CRM und die Cloud-Lösung MailChimp zwecks Newsletter-Registrierung und -Versand in den USA anzubinden, hat evodion kleine Anpassungen an Sitecore vorgenommen. So war es möglich, die vorhandenen Bordmittel optimal zu nutzen. PRG kann heute z.B. Seiten veröffentlichen, die sich in Aufbau und Struktur deutlich unterscheiden. „Wir können Videos flexibel einbinden – in verschiedenen Formaten und an beliebigen Stellen“, sagt Carlsson. „Ganz so, wie es erforderlich ist.“ Überhaupt legte PRG bei der Gestaltung seines neuen Webauftritts besonderen Wert auf die Bildsprache. „Die Website lebt von großformatigen, intensiven Bildern und Videos in HD-Qualität.“ Da die Website im Responsive Design umgesetzt wurde, passt sich die Auflösung der Media-Elemente automatisch dem jeweiligen Ausgabegerät an.

Individualentwicklung für optimale Usability

Darüber hinaus hat evodion einzelne Elemente individuell entwickelt. Um die Besucher von Landingpages der alten Website umzuleiten, hat der IT-Dienstleister ein Sitecore Marketplace-basiertes Redirect-Modul derart erweitert, dass eine direkte Umleitung auf einzelne Newsartikel möglich ist. Um eine individuelle Entwicklung handelt es sich auch bei der Multi-Site-Umgebung: Die Redakteure können globale Inhalte landes- und sprachspezifisch anpassen, um auf spezielle Angebote zu verweisen, wie etwa die Ausrichtung von Hochzeitsfeiern in Dubai. Hierfür stehen identische Inhalte in verschiedenen Sprachen zur Verfügung.

Um z.B. eine Pressemitteilung zu veröffentlichen, wählen Redakteure einfach die entsprechende Sprachversion aus und publizieren diese auf der nationalen Website. In Sachen Geo-Lokalisierung betreiben PRG und evodion Pionierarbeit. Über eine standardisierte Sitecore Schnittstelle sind zwei externe IP-Datenbanken angebunden, um per IP-Adresse den Herkunftsort und Firmennamen des Besuchers herausfinden zu können. „Momentan ist diese Funktion abgeschaltet“, erklärt Projektleiter Nestler. „Zukünftig soll es aber möglich sein, auf Basis der IP-Adresse die jeweilige nationale Website samt Landingpages und Ansprechpartnern automatisiert auszuspielen.“

 Deutsche Website als internationales Vorbild

„Es ist schon ungewöhnlich, dass die deutsche Niederlassung eines US-Konzerns mit internationaler Ausrichtung ein derartiges Projekt federführend umsetzt“, freut sich Carlsson. Die Ursache sieht er in der Schnelligkeit begründet: „Wir haben unsere Vorstellungen gemeinsam mit evodion zügig umgesetzt. Das Ergebnis hat unsere amerikanischen Kollegen überzeugt, und sie sind auf den Zug aufgesprungen.“ Die Amerikaner koordinieren den Rollout der neuen Website in Kanada und Australien, die hiesige PRG-Einheit steuert die Prozesse in Belgien, der Schweiz, Russland und Dubai. „PRG muss nur noch die Inhalte einpflegen, dann steht dem Go-Live nichts mehr im Wege“, ergänzt Nestler.

Hosting und Datenschutz gehen Hand in Hand

Um die Website optimal zu skalieren, betreibt PRG die komplette Infrastruktur – CMS samt Datenbanken und Berechtigungssystemen – in der Cloud. Für PRG ist ein Hosting-Modell die ideale Möglichkeit, um Lastspitzen abzufedern, wie sie bei Großereignissen auftreten. „Während der Olympischen Spiele oder auch anlässlich der Feierlichkeiten zum 25. Jahrestag des Mauerfalls war der Zugriff auf unsere Website enorm“, so Carlsson. Sind die Cloud-Server längere Zeit voll ausgelastet, besteht die Möglichkeit, zusätzliche Server-Kapazitäten manuell mit einem Klick oder automatisiert zur Verfügung zu stellen. Damit ist eine performante Auslastung zu jeder Zeit gewährleistet. Obwohl alle Website-spezifischen Daten und Systeme in der Cloud liegen, macht sich PRG um deren Sicherheit keine Sorgen. Um nationale Interessen und Datenschutzbelange zu berücksichtigen, ist geplant, amerikanische Daten in einem US-Rechenzentrum zu speichern – und europäische Daten entsprechend in Dublin oder Amsterdam. Da die Rechenzentren physisch getrennt sind, ist aufgrund der EU-Datenschutzgesetze jederzeit für die absolute Sicherheit der europäischen Daten gesorgt. Daneben bietet die physische Trennung einen weiteren Vorteil: Die Optimierung der Zugriffe aus den kontinentalen Regionen sorgt für minimale Latenzzeiten.

Individueller Website-Content

Heute arbeiten rund 20 Redakteure mit dem neuen CMS – in Spitzenzeiten sogar zehn Anwender gleichzeitig. Wurde das Content-Management früher aus den USA getrieben, können Anwender die Inhalte heute direkt ausspielen. Ein feingranulares Rechtekonzept sorgt dafür, dass sie je nach Position und Funktion auf Inhalte in unterschiedlichen Veröffentlichungsstufen zugreifen dürfen. „Es gibt globale und lokale Redakteure, Übersetzer und andere interne Nutzer“, erklärt Nestler. „In den frühen Stadien einer Seite haben nur Redakteure und Übersetzer passwortgeschützt Zugriff.“ Globale Redakteure legen eine Seite an, die die lokalen Redakteure dann abrufen und für ihre lokalen Zwecke individualisieren können. Das zentrale Bild- oder Videomaterial übernimmt das CMS automatisch. Nestler fährt fort: „In der zweiten Veröffentlichungsstufe können auch interne Nutzer auf die Seite zugreifen – und am Ende alle.“ Eine Besonderheit des Redaktionssystems ist eine grafische Matrix zur Definition von Ansprechpartnern, was für die dynamische Seitengenerierung sehr wichtig ist. In der Matrix sind rund 200 Mitarbeiter abgebildet – samt Fotos, Kontaktdaten und Informationen zu den Branchen bzw. Regionen, die sie betreuen, und zu den Sprachen, die sie sprechen. Abhängig von Herkunftsland, -region, Sprache und Branche wird dem Besucher der optimale Ansprechpartner angezeigt – was den Erstkontakt erheblich professionalisiert.

Die Website als große Bühne

Mit dem bisherigen Projektverlauf ist Morten Carlsson sehr zufrieden: „Das CMS erfüllt all unsere Anforderungen und ist perfekt an unsere Prozesse angepasst.“ Die Arbeit an der Website ist fester Bestandteil des Marketings. „Solch ein Projekt hört niemals auf. Der Bedarf an weiteren Anpassungen, neuen Funktionen und Unterseiten wächst ständig. Wir sind froh, mit evodion einen flexiblen und zuverlässigen Partner an unserer Seite zu haben.“ Als nächster Schritt steht die Anbindung aller nationalen Social Media-Kanäle samt Anpassung der jeweiligen Benutzeroberflächen an, was das CMS zum zentralen Kommunikationstool für den gesamten Konzern macht.

Auch eine Unterstützung von Marketing und Vertrieb ist geplant. So wird das Marketing definieren können, welchem Ziel ein Websitebesuch dienen soll und ob es erreicht ist, etwa in Form einer Kontaktaufnahme. Und über definierte Regeln wird es möglich sein, Leads in Sitecore automatisch zu generieren. Für den weiteren Projektverlauf hat sich PRG ein ambitioniertes Ziel gesetzt: Mehr als 30 nationale Websites und das konzernweite Intranet sollen in einem System zusammengefasst werden. Morten Carlsson ist sicher, dass sich der Aufwand lohnt: „Wir kommen unserem Ziel immer näher: unsere Website als große Bühne.“

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