Fallbeispiel: Hamburger Importeur für Feuerzeuge und Werbemittel aktiviert B2B-Webshop mit ERP-Daten

Da staunten selbst die Experten: 870 Milliarden Euro Umsatz hat das B2B-Onlinegeschäft (Business-to-Business) im Jahr 2013 erzielt, so das Ergebnis einer aktuellen Studie des Kölner Instituts für Handelsforschung (IFH). Das sind starke 95 Prozent des gesamten E-Commerce-Marktvolumens, von dem der stetig wachsende B2C-Handel (Business-to-Consumer) lediglich fünf Prozent einimmt. Hansjürgen Heinick, Autor der IFH-Studie, mahnt: „Unternehmen, die im B2B-Geschäft unterwegs sind und keinen Online-Shop betreiben, müssen sich darüber im Klaren sein, dass sie die Chance verpassen, ihre Kompetenzen und ihr Sortiment online zu präsentieren. Der Online-Shop fungiert quasi als Schaufenster – auch im B2B-Bereich. Hier besteht aktuell noch großer Nachholbedarf.“

Königsweg ERP-Anbindung

Bleibt die Frage: Wie können Unternehmen eine reibungslose Prozessautomatisierung erzielen und  damit erfolgreichen B2B-E-Commerce betreiben? Dr. Erwin Lammenett, Fachexperte und Gründer der E-Commerce Agentur team in medias, verweist diesbezüglich auf die vielschichtigen Vertriebs- und Organisationsstrukturen mancher Unternehmen: „Die Einrichtung eines B2B-Webshops ist in der Regel sehr komplex – während zum Beispiel im B2C-Geschäft für alle Kunden ein und derselbe Preis gilt, verfügen Unternehmen mit Geschäftskunden häufig über ein historisch gewachsenes, heterogenes Kunden- und Partnermanagement mit unterschiedlichen Preis- und Rabattstrukturen.“ Die Kapazitätsgrenzen einer Shopsoftware seien hier schnell überschritten. Und ein manueller Abgleich von Geschäftsdaten führe besonders bei höherem Bestellaufkommen schnell zu Verarbeitungsschwierigkeiten. „Der digitale Warentausch funktioniert immer noch am besten über ein geeignetes ERP-System“, weiß Dr. Erwin Lammenett aus zahlreichen Installationsprojekten.

Vorne Magento, hinten Oxaion

Ein aktuelles Beispiel liefert Heinz Tröber. Der Hamburger Großhändler für Promotionsmittel wie Feuerzeuge und Kugelschreiber ist bereits seit 1952 im B2B-Geschäft tätig. Über einen Webshop mit ERP-Anbindung vertreibt der Importeur inzwischen mehr als 6.000 verschiedene Produkte, die in hohen Stückzahlen permanent auf Lager liegen. „Am vorderen Ende dieser Vertriebskette steht jetzt ein repräsentativer Webshop, der unser Sortiment detailliert abbildet und im Hintergrund permanent mit unsere ERP-Lösung von Oxaion kommuniziert“, erläutert Johannes Müller-Lahn, IT-Leiter bei Tröber.

Realisiert wurde der neue Onlineshop mit Magento. Die Open-Source-Software ist mit derzeit rund 32 Prozent Marktanteil das am häufigsten eingesetzte Shopsystem der Welt. Design und Umsetzung übernahm team in medias, die dem Ettlinger ERP-Hersteller Oxaion auch künftig als Partner im Bereich E-Commerce und Webshop zur Seite stehen wird. „Wir verwenden hauptsächlich Magento, weil wir damit Top E-Commerce-Lösungen generieren können und unsere Kunden ein kostengünstiges, flexibel erweiterbares System erhalten“, betont der Projektbeteiligte Dr. Erwin Lammenett. „Auf der anderen Seite führt unser neuer Partner Oxaion eine kompetente Mittelstandslösung ins Feld, die im Hintergrund den Datentransfer gewährleistet und die Betriebslogik aufrechterhält.“

Die Mutter aller Daten

Zuerst mussten jedoch beide Partnersysteme über eine gemeinsame Schnittstelle verbunden werden. Die Entscheidung der versammelten Experten fiel schließlich auf einen Mix aus synchroner und asynchroner Anbindung, d. h. das Shopsystem meldet eingehende Bestellaufträge in Echtzeit an die Auftragserfassung des ERP-Systems weiter (synchron), während Oxaion Daten wie Produktinformationen, Mediadaten oder Artikelpreise auf Abruf an den Webshop überträgt (asynchron). Im Grunde übernimmt Oxaion auf diese Weise den gesamte Aufbau des Webshops, was den Vorteil bietet, dass sich die Mitarbeiter der einzelnen Fachabteilungen nicht auch noch zusätzlich mit Magento befassen müssen.  „Intern arbeiten wir nun schon seit zehn Jahren mit oxaion und die Software soll auch in Zukunft die Mutter aller Daten bleiben“, so IT-Experte Müller-Lahn über das strategische Vorgehen. „Mit der bidirektionalen Schnittstelle haben wir das beste aus beiden Welten realisiert – wir müssen die Daten nicht innerhalb des Shopsystems pflegen und dann mühsam zurückschreiben, sondern alles kommt aus Oxaion und geht anschließend dahin wieder zurück.“ Und Dr. Erwin Lammenett ergänzt: „Die gemeinsam entwickelte Schnittstelle zu Magento funktioniert so tadellos, dass sie den Oxaion-Anwendern auch künftig im Standard zur Verfügung steht.“

Im Handumdrehen zur Bestellung

Seitdem gestaltet sich die Produktsuche deutlich einfacher: Ohne sich vorher anmelden zu müssen, können Webshop-Besucher direkt auf die einzelnen Marken klicken oder detailliert nach einzelnen Sachmerkmalen forschen. Magento verwendet hierfür einen Suchfilter, der im Hintergrund auf die Stammdatenverwaltung von Oxaion zugreift. Das geht sogar soweit, dass exakt nach Verfügbarkeitsmengen und Produktgewicht gesucht werden kann. Eingegebene Suchworte wie Teilenummern etc. werden zudem per Auto-Fulfill-Funktion sinnvoll ergänzt. Als internationales Unternehmen hat Tröber die Website in Deutsch und Englisch konfiguriert. Weitere Sprachen sind bereits in Planung.

Ist die Auswahl getroffen, können sich die Kunden per Passwort in den Webshop einloggen und erhalten Zugriff auf ihr Kundenkonto. Dort sind alle Bestellungen, abweichende Lieferadressen und Rabattsätze hinterlegt. Ein enormer Aufwand, der ohne synchronen Austausch mit dem ERP-System kaum zu bewältigen wäre. „Wir haben manche Kunden seit 40 Jahren und bestimmt über 100 verschiedene Rabattsätze, die wir unbedingt beibehalten wollten“, gibt Johannes Müller-Lahn zu denken. „Um die Komplexität aus Magento herauszunehmen, geschieht die Preisstaffelung weiterhin komplett in Oxaion und in der Sekunde, wo unser Kunde auf ‚Jetzt einkaufen’ klickt, wird in der Oxaion Auftragsverwaltung ein sogenannter E-Warenkorb belegt.“ Final bekommt der Online-Besteller eine automatisierte Auftragsbestätigung als E-Mail zugesendet und wird per Sendungsnachverfolgung auch weiterhin über den Verlauf der Bestellung informiert.

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