Fallbeispiel: Pflegemittelhersteller Lexa optimiert den Versand

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Alles begann vor mehr als 90 Jahren in Kirchheim mitten im idyllischen Unterallgäu: Der Drogist Xaver Scheule fing an, Tierheil- und Tierpflegemittel herzustellen – hauptsächlich Kräutermischungen, wie sie neben einer Vielzahl weiterer Produkte auch heute noch im Sortiment von Lexa zu finden sind. Seit 1923 wächst das Unternehmen beständig. Mit der Erweiterung der Produktion um Mineral- und Ergänzungsfuttermittel und der Markteinführung von Pferdefutter-Spezialitäten benötigte Lexa immer mehr Lagerkapazität und Platz für die Produktion.

Einen wichtigen Grundstein für den Geschäftsausbau legte das Unternehmen 1992 mit dem Neubau von Räumlichkeiten für die Produktionsanlage und die Verwaltung, begleitet von mehreren Gebäudeerweiterungen für neue Produktlinien in den Folgejahren. Heute zählt Lexa mit mehr als 50 Mitarbeitern, über 10 Millionen Jahresumsatz, ungefähr 800 Rezepturen und 11.000 Kunden in der Pferdesparte zu den namhaften mittelständischen Unternehmen der Region. Da das Versandaufkommen kontinuierlich steigt, legt man bei Lexa großen Wert auf technische Lösungen wie Verpackungsautomaten und Versandsoftware, die die logistischen Prozesse im Unternehmen vereinfachen, flexibler gestalten und so Fehlerquellen minimieren und Zeit sparen.

Der Neubau der Verwaltung und Produktion von Lexa: Hier arbeiten 50 Mitarbeiter an der Herstellung, dem Vertrieb und Versand von 800 Rezepturen für 11.000 Kunden in der Pferdesparte.

Von der manuellen Eingabe zur softwarebasierten Versandlösung

Bis Lexa Anfang 2015 die internationale Versandsoftware V-LOG von MHP Software einführte, waren die internen Prozesse noch großenteils von manueller Arbeit geprägt. Aufträge wurden vom Vertrieb erfasst und an den Arbeitsplätzen der einzelnen Sachbearbeiter kommissioniert. Die Versandlabels wurden dann zu den Packstationen getragen, wo die Mitarbeiter mit vorgefertigten Labels und manuell geführten Listen arbeiteten. Damit war der Prozess langwierig und fehleranfällig. Als Scanner-Software wurde teilweise bereits Barcodat genutzt.

Die neue softwarebasierte Versandlösung nutzt die Scanner-Software weiter und sorgt auch in anderer Hinsicht für einen reibungslosen Datenaustausch: Die Adressdaten der Fakturierung sind für sie ohne Umwege nutzbar. Circa 300 Pakete mit durchschnittlich zwei Positionen werden derzeit pro Tag an zwei Packstationen in Kirchheim bereitgestellt und an Endkunden, Händler und Großhändler im In- und Ausland versendet: vorwiegend Gebinde bis zu 10 kg und Sackware um die 25 kg, ergänzt um Kleinprodukte aus dem Sortiment. Der Großteil der Bestellungen geht heute über den Online-Shop ein. Hier erwarten die Kunden eine schnelle, fehlerfreie Lieferung innerhalb von 24 bis maximal 48 Stunden. Kundenanforderungen wie diese und das stetig steigende Paketaufkommen machten eine neue softwarebasierte Versandlösung erforderlich, die das bisherige Programm überbot. 2014 fiel die Entscheidung dann auf V-LOG.

Wechsel auf Standardlösung

Wieso fiel die Wahl auf V-LOG? Die Alternative, das bestehende Warenwirtschaftssystem um die Versandabwicklung zu erweitern, wurde verworfen. Sie hätte das Unternehmen noch stärker an die vorhandene Lösung gebunden. Stattdessen sollte eine erprobte und bereits in nennenswerten Stückzahlen genutzte Standardlösung eingesetzt werden. Der Geschäftsführer und der Betriebsleiter entdeckten V-LOG zunächst auf einer Messe. Außerdem hatte der IT-Spezialist des Hauses in der Vergangenheit bereits positive Erfahrungen mit dem Versandprogramm von MHP Software gemacht. Bei den Auswahlkriterien für die Software waren sich der IT-Spezialist Sigfried Finkbeiner und der Betriebsleiter Dr. Sönke Landgraf einig: „Eine standardisierte Schnittstelle zum Warenwirtschaftssystem war für uns das wichtigste Kriterium, da wir unabhängiger von Sonderprogrammierungen werden und nicht ständig den Support eines Software-Lieferanten in Anspruch nehmen wollten.“ Auch bei einem etwaigen späteren Wechsel auf ein anderes Warenwirtschaftsprogramm reduziert eine Standardschnittstelle das Risiko hoher Kosten. Die Standardschnittstelle garantiert, dass die Versandsoftware auch ohne nennenswerten Aufwand mit jedem anderen Warenwirtschaftssystem zusammenarbeiten wird.

Betriebsleiter Dr. Sönke Landgraf: „Die Versandsoftware V-LOG erfüllt alle unsere Anforderungen und Erwartungen. Sie ist einfach zu bedienen, wartungsfrei und flexibel erweiterbar.“

Zusätzlich hat der modulare Aufbau die Softwarelösung attraktiv gemacht. V-LOG ist flexibel erweiterbar: Neue Frachtführer werden auf Kundenwunsch ergänzt und weitere Module wie die Sendungsverfolgung Shiptrack können dazugekauft werden. Shiptrack erfasst die Sendungsstatus aller Sendungen – egal, welcher Frachtführer sie befördert. Die unterschiedlichen Angaben werden normiert, sodass auf einen Blick erkennbar ist, wo sich eine Sendung befindet und welches Problem eventuell aufgetreten ist. Schließlich kann der Versender frei bestimmen, ob er selbst, der Empfänger oder beide automatisch per E-Mail unterrichtet werden, wenn eine Sendung ein oder mehrere Merkmale erfüllt. Shiptrack ermöglicht eine zentrale Auskunft, bietet schnelle Auswertungen etwa in Excel und gestattet eine einfache Datenübernahme in vorhandene ERP-Systeme oder Webshops. Da die Lösung in der Cloud eines europäischen Rechenzentrums installiert ist, braucht der Versender lediglich einen Internetzugang und einen Browser. Das Rechenzentrum garantiert die Einhaltung der Datenschutzvorschriften. Damit wird die Versandlösung auch zum Marketinginstrument: Kunden sind immer über den Stand ihrer Bestellung informiert, eine telefonische Auskunft ist schnell erteilt. Shiptrack trägt so wesentlich zur Kundenbindung bei.

„Wir sind auch sehr zufrieden mit dem schnellen Support und dem kompetenten Service bei MHP Software. Das ist gerade bei der Einführung eines neuen Programms wichtig ist, damit die Betriebsabläufe möglichst störungsfrei weiterlaufen und die Kunden wie gewohnt bedient werden können“, sagt der IT-Spezialist S. Finkbeiner. Die Versand-Software V-LOG läuft auf dem Betriebssystem Windows 8.1 an den beiden Touchscreens der Lexa-Packstationen.

Scanstation und Labeldruck durch V-LOG

Geringere Fehlerquoten seit der Einführung

Die einfache Bedienbarkeit von V-LOG über Touchpanels und die automatisierte Erfassung über Scanner erleichtert den Mitarbeitern an den beiden Packstationen die Arbeit enorm. Das führt zu einer erheblichen Zeitersparnis im Versandprozess. Auch die Zeiten für das Einlernen neuer Mitarbeiter im Verpackungsbereich werden so reduziert. Die Versandmitarbeiter können nun selbst vor Ort die Anzahl der Packstücke pro Auftrag festlegen und somit flexibel auf die aktuelle Verpackungssituation reagieren. Auch die Sachbearbeiter im Innendienst gewinnen Zeit bei der Auftragsannahme, da sie nur noch den Auftrag erfassen müssen. „Seit der Einführung von V-LOG ist die Reklamationsquote um 60 Prozent gesunken. Falsch-Adressierungen und Fehllieferungen werden immer weniger, was unserem Unternehmen Zusatzaufwand und -kosten erspart und vor allem die Kundenzufriedenheit erhöht“, betont der Betriebsleiter Dr. Landgraf. Waren 2011 unter etwa 23.000 Sendungen noch ungefähr 150 mit falscher Adresse oder falschem Inhalt, kommt dies jetzt praktisch nicht mehr vor. Die durchgängige Verwendung von Barcodes, die auch V-LOG für die Erstellung der Etiketten nutzt, ist die Grundlage für diesen fehlerfreien Ablauf. Grundsätzlich ist die Automatisierung des Versandprozesses von der Erfassung im Shop bis zum Druck der Versandpapiere und -etiketten einer der größten Vorteile von V-LOG.

Internationalität und flexible Software-Lösung

Die 2009 gegründete Niederlassung von Lexa in Österreich arbeitet bisher noch nicht mit V-LOG. Einer Einführung in naher Zukunft steht aber nichts im Wege, da V-LOG auch über internationale Frachtführer verfügt. In der aktuellen Version sind 90 Frachtführer integriert. Zudem wird die Lösung ständig von MHP Software erweitert, sobald ein Kunde einen neuen Frachtführer benötigt.

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