Fallbeispiel: Pokalhersteller Fabrikstore setzt auf mobiles ERP von FileMaker

2007 hatte der selbstbewusste junge Mann und gelernter Mechatroniker  die zündende Geschäftsidee und das richtige Händchen, diese erfolgreich umzusetzen. Seither floriert sein Online-Handel mit individualisierten sportlichen Trophäen und sein Unternehmen verzeichnet einen jährlichen Umsatzzuwachs im zweistelligen Prozentbereich.

Individualisierte Produkte mit großer Marge über das Internet verkaufen

In Deutschland gibt es rund 595.000 eingetragene Vereine, davon rund 226.000 Sportvereine. (Quelle: Vereinsstatistik) Pokale und Medaillen haben hier Tradition. Doch nicht nur im sportlichen Bereich werden gerne personalisierte Trophäen verliehen, auch im Privatbereich gibt es eine große Nachfrage – die beste Mama, der beste Papa, kleine Trophäen am Kindergeburtstag oder der cleverste Abiturjahrgang der Welt werden gerne mit Gold und Silber geehrt.

„Mir war von Anfang an klar, dass ich nur Geld über das Internet verdienen kann, wenn ich individuelle Produkte, also ohne Umtauschmöglichkeit, mit guter Marge verkaufe. Nach einiger Überlegung und Marktrecherche stand die Geschäftsidee  fest“, plaudert Oliver Panas aus der Pokalschmiede. Wer heute unter www.pokal-fabrik.dewww.aufkleber-fabrik.de, www.feuerzeug-fabrik.de  oder www.geschenke-fabrik.de aber auch über ebay oder AmazonSportfiguren, Glasständer, Medaillen, Aufkleber oder Feuerzeuge in Auftrag gibt, bekommt diese von Oliver Panas‘ Fabrikstores gefertigt und geliefert. Damit von der Auftragsannahme im Internet über die Fertigung und Warenwirtschaft bis hin zur Auslieferung und Rechnungsstellung alles reibungslos verläuft, setzt der Self-Made-Man, der sein Informatik-Studium nach kurzer Zeit abgebrochen hat, seit Beginn auf eine von ihm selbst entwickelte FileMaker Lösung. „Internet kann man nicht studieren. Was ich für mein Geschäft wissen muss, habe ich mir angelesen, ausprobiert und mich mit anderen Entwicklern ausgetauscht. Mit FileMaker und – heute auch immer wichtiger – FileMaker Go habe ich von Anfang an auf die richtige Datenbank gesetzt“, ist Panas überzeugt und der Erfolg gibt ihm Recht.

Prozesse lückenlos in FileMaker abgebildet – Enorme Zeitersparnis durch geschickte Programmierung

In der Zwischenzeit beschäftigt der dynamische Schwabe 21 Mitarbeiter im baden-württembergischen Gerlingen bei Stuttgart. Aus anfangs einem Mietlaser für die Gravuren sind mittlerweile vier eigene Laser geworden, die Lagerhalle ist auf 1.500 Quadratmeter angewachsen und beherbergt 2.500 Lagerplätze, rund 220.000 Bestellungen sind bereits ausgeliefert worden.

Erfolgt eine Bestellung über einen Vertriebspartner oder die firmeneigenen Online-Shops, so landen diese direkt in der  FileMaker Datenbank. Versandmitteilungen per E-Mail und SMS sowie Paketnummern und Adressetiketten werden automatisch generiert. Aber auch die Übergabe von produktionstechnischen Informationen, wie die von den Kunden im Online-Shop gestalteten Motive für Pokale, Medaillen etc. werden seit kurzem automatisiert in FileMaker eingelesen und über eine Java-Script-Programmierdatei direkt an das Grafikprogramm Illustrator weiter gegeben. „Durch diese Neuerung im Prozess sparen wir beispielsweise  täglich etwa zwei Stunden Arbeit ein“, erläutert Panas, der sich weiterhin um die Systementwicklung und -pflege selbst kümmert. „Für die kontinuierliche Optimierung des Systems wende ich  immerhin etwa 20 Stunden pro Woche auf. Nur durch das kontinuierliche Feilen an den Prozessen und an der FileMaker Datenbank war das große Wachstum in den vergangenen Jahren überhaupt möglich und aufzufangen.“

Modernste Technik im Hintergrund:  Lagerorganisation mit iPad und Put to Light System

Auch das Bestandsmanagement ist in FileMaker organisiert. Erreicht ein Bauteil eine definierte Mindestmenge, so generiert das System automatisch eine Bestellung, die vom zuständigen Mitarbeiter noch final freigegeben wird oder als Sammelbestellung organisiert wird. Die Einlagerung und  -sortierung der gelieferten Materialien wickelt der kreative Unternehmer seit 2013 äußerst zeitgemäß und effizient mit FileMaker Go und Put to Light, ab: zunächst wird die angenommene Ware vom Lagerarbeiter auf einem mit FileMaker Go ausgestatteten iPad quittiert. Damit die Materialien auch ihren richtigen Platz in der Lagerhalle  finden, folgt der Mitarbeiter den durch die FileMaker Datenbank gesteuerten unterschiedlich farbigen LED-Lichtern, lagert die Ware entsprechend ein und dokumentiert die Einlagerung auf dem iPad per Fingertip.

Auch die Inventur wird mit FileMaker Go und iPad deutlich effizienter abgewickelt. Für die Überprüfung von Ist- und Sollzustand sind sämtliche  Lagerplätze mit QR-Codes versehen. Bei der Inventur scannt der verantwortliche Lagerarbeiter zunächst den entsprechenden QR-Code an den Regalen ein und erhält eine Liste mit den Sollzuständen der Bauteile, die anschließend mit dem gezählten Ist-Zustand auf dem iPad in der Datenbank ergänzt werden.

Pick by Light und FileMaker Go professionalisieren Montage individueller Produkte

„Die Vorteile von FileMaker Go und der Lichtsignalsteuerung haben wir uns auch bei der Montage der Pokale zu eigen gemacht. An vier Produktionsarbeitsplätzen haben wir Pick by Light, also die Technik der papierlosen Kommissionierung installiert“, erläutert Panas.  Statt einer Stückliste werden die  Arbeiter über jeweils unterschiedliche Farben geleitet und sehen so, welche Einzelbestandteile sie für die Fertigung eines bestimmten Pokals aus den Regalfächern nehmen müssen und quittieren dies direkt am Fach durch einen Quittierknopf. Ist der Pokal gefertigt, gibt es noch einen Klick am Bildschirm und schon ist die Datenbank auf dem neuesten Stand – und der Pokal auf dem Weg zum Sieger – oder zumindest zum Sportverein – denn das System stellt umgehend fest, an wen das edle Stück geht!

Ab geht die Post!

Als Versandhändler kommt dem Thema Verpackung und Versand logischerweise  eine nicht zu unterschätzende Bedeutung zu. Sind die Geschenke und Trophäen erstmal kommissioniert , montiert und individualisiert, werden täglich rund 150 bis 350 Pakete gepackt und mit QR-Codes versehen. Diese enthalten Informationen über die Versandart (DHL oder DPD), Gewicht, und ob Express-oder Standardzustellung. Von hier gelangen sie via Förderband zum Versandplatz, an dem sie in Abhängigkeit des QR-Codes nach Versanddienstleister (DHL oder DPD) sortiert werden und die Versandlabel per Handscan über die FileMaker-Datenbank generiert werden. Im Vergleich zu dezentralen Versandplätzen gibt es dank der FileMaker-basierten QR-Code-Labelung deutlich weniger „verirrte“ Pakete.

Mit Amazon-Anbindung die Tür zur großen Internet-Welt geöffnet

Die Tatsache, dass die Produktion wie am Schnürchen läuft, öffnete Fabrikstores eine weitere Tür in die unendliche Welt des Internet: Amazon– dem Online-Marktplatz, an dem eigentlich niemand mehr vorbeikommt, der im Internet Geld verdienen möchte. „Mittlerweile wickeln wir etwa 3500 Bestellungen im Monat über Amazon ab, das entspricht 20 Prozent unseres monatlichen Auftragsvolumens, Tendenz steigend“, berichtet Panas nicht ohne Stolz.  Möglich ist dies unter anderem durch die unkomplizierte  XML-SOAP-Schnittstelle von FileMaker zum Amazon- fulfillment- network (versandfertige Ware wird bei Amazon eingelagert und Amazon übernimmt den Versand) als auch zum merchant-fulfillment-network (Ware lagert beim Händler und wird vom Händler selbst versandt).

Im ersten Fall – amazon- fulfillment-network - lagert die Ware bei Amazon und Verkauf und Versand werden direkt über Amazon abgewickelt. Wird eine Bestellung über Amazon getätigt, landet diese Information über die  automatische Schnittstelle  in der Datenbank und der Kunde erhält seine Rechnung per E-Mail als PDF direkt aus FileMaker generiert, die Ware selbst wird von Amazon versendet.

Im zweiten Fall – merchant-fulfillment-network – geht die Bestellung den gleichen Weg, jedoch erfolgt der Versand der Ware über fabrikstores direkt. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um personalisierte Bestellungen handelt, also z.B. Gravuren an einem Pokal angefertigt werden müssen.

Um stets auf dem Laufenden zu sein, wie es um den Warenbestand bei Amazon bestellt ist, werden die externen Lagerbestände täglich aufgerufen und  Nachlieferungen automatisch  generiert, kommissioniert, gelabelt und per Post verschickt.

„Dieses Auftragsvolumen können wir nur dank der optimierten Prozesse im Unternehmen und der Flexibilität von FileMaker stemmen. amazon-Kunden sind unverzüglichen Service gewohnt und erwarten reibungslose Bestellabwicklung. Wir arbeiten  ständig an unseren Systemen, um mit dem Wandel des Internets Schritt zu halten“, kommentiert Panas abschließend. Der Erfolg gibt ihm Recht.

Autorin: Heike Hering-Haas, essential media

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