Fallbeispiel: Software Asset Management sorgt für standardisierte Prozesse bei Suspa

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Suspa stellt unter anderem Gasfedern, hydraulische Dämpfer, Hubsäulen und Kolbenstangen her und entwickelt Crash- und Sicherheitssysteme sowie komplexe Antriebe und Aktuatoren. Das Unternehmen ist sowohl für die Automobilindustrie als auch im Maschinenbau, der Möbel- und Gebrauchsgüterindustrie sowie in der Medizintechnik tätig. Die rund 1.700 Mitarbeiter erwirtschaften einen Jahresumsatz von 220 Millionen Euro. Die Suspa Gruppe ist weltweit aktiv und betreibt neben drei Standorten in Deutschland,  Vertriebsgesellschaften in Deutschland und England sowie Niederlassungen in China, Indien, Tschechien und den USA.

Heterogene IT-Landschaft

Eben jene globale Präsenz führte im Unternehmen zu einer heterogenen IT-Landschaft und unterschiedlicher Softwarelizenznutzung. Nicht nur, dass von ein und derselben Software unterschiedliche Versionen im gesamten Unternehmen genutzt wurden – aufgrund der kulturellen Unterschiede zwischen Europäern, Asiaten und Amerikanern gingen die Mitarbeiter auch unterschiedlich mit den vorhandenen Lizenzen um. Schnell wurde dem Global IT-Director Jürgen Nothof klar, dass die Suspa ein Software Asset Management benötigt. „Das war allein schon deshalb notwendig, weil uns ein Audit von Microsoft bevorstand“, erklärt Jürgen Nothof. Das bedeutete für ihn, sämtliche in der Unternehmensgruppe vorhanden Lizenzen inklusive ihrer Verträge zusammenzutragen sowie die jeweilige Lizenznutzung gemäß den Vorgaben von Microsoft zu dokumentieren. Jürgen Nothof benötigte einen Partner, der diese Aufgabe übernehmen könnte. „Klar war, dass dieser Partner nicht nur etwas von IT-Infrastrukturen verstehen musste, sondern sich auch mit den unterschiedlichen Lizenzverträgen auskennt“, formuliert der Suspa-Global-IT-Director seine Anforderungen.

Die Entscheidung fiel auf die Asset Consult GmbH, eines der ersten IT-Beratungshäuser in Deutschland, das von Microsoft mit der Gold-Kompetenz im Bereich Software Asset Management zertifiziert wurde. „Auch wenn es in unserem Fall ausschließlich um Microsoft-Lizenzen ging, gefiel uns doch die Tatsache, dass die Asset Consult GmbH eine lizenzumsatzunabhängige SAM-Beratung bietet“, nennt Jürgen Nothof einen weiteren Grund für die angestrebte Zusammenarbeit. Asset Consult begann damit, sämtliche Lizenzen und ihre Verträge zu sammeln und zu dokumentieren. „Suspa benötigte eine unternehmensweite SAM-Strategie für die IT-Infrastruktur“, beschreibt Asset Consult Geschäftsführer Dieter Müller das Ziel.

Sein Unternehmen ist auf Risikoanalysen im Bereich Softwareverträge und Infrastruktur spezialisiert. „Damit erhalten Unternehmen einen idealen Einstieg, um den Status Quo zu ermitteln, ohne gleich ein Großprojekt initiieren zu müssen“, erklärt Herr Müller. Darüber hinaus bietet die Asset Consult GmbH auch Szenarienanalysen an. „Wir haben festgestellt, dass Unternehmen von SAM-Dienstleistern nach der Ist-Analyse häufig mit den Ergebnissen allein gelassen oder ihnen lediglich neue Verträge empfohlen werden“, so Dieter Müller. Er geht anders vor: Sein Unternehmen analysiert vor allem die mit dem SAM verbundenen Businessprozesse und ermittelt, welche Technologien für das jeweilige Unternehmen notwendig und sinnvoll sind. Gleichzeitig wird ein geeignetes Distributionsmodell entwickelt. „Wir erstellen für den Kunden den geeignetsten Stack, zeigen aber auch Alternativen auf“, ergänzt Herr Müller.

Zentralisiert und zertifiziert

So ist das Unternehmen auch bei der Suspa GmbH vorgegangen. Global IT-Director Jürgen Nothof und seine Mitarbeiter erhielten im Rahmen der durchgeführten Risiko- und Szenarienanalyse einen Überblick über die Möglichkeiten der technologischen Weiterentwicklung der IT-Infrastruktur unter Berücksichtigung der vorhandenen Ressourcen. Suspa entschied sich letztendlich dafür, ein zentralisiertes Software Asset Management einzuführen. So bezieht das Unternehmen heute seine Lizenzen über einen von Microsoft lizenzierten Large Account Reseller (LAR). Darüber hinaus führte die Asset Consult GmbH ein SAM-Tool ein, das die benötigten Informationen über Lizenzen und ihre Nutzung zentral ermittelt.

Über Kollektoren ruft das Tool die entsprechenden Daten vom jeweiligen PC ab. „Letztendlich verfügen wir nun über ein SAM mit standardisierten Prozessen und eine unternehmensweite Compliance bezüglich unserer Lizenzen und ihrer Nutzung“, fasst Jürgen Nothof die Ergebnisse der Partnerschaft zusammen. Darüber hinaus führt Asset Consult bei Suspa jährlich Zertifizierungen zur Lizenzbilanz durch und stellt damit sicher, dass Software gemäß den Nutzungsbedingungen eingesetzt wird. „Auf diese Weise belegt Suspa zum Einen das Einhalten ihrer Compliance Richtlinien und sehr gut funktionierende SAM-Prozesse, aber – und das ist mir persönlich sehr wichtig – strategische Entscheidungen bezüglich IT basieren auch auf den Erkenntnissen eines qualitativen Software Asset Managements “, erklärt Asset Consult Mitbegründer Dieter Müller.

Für Global IT-Director Jürgen Nothof bedeutet die Zusammenarbeit mit Asset Consult eine große Entlastung. „Bei unserer Größe hätten wir einen eigenen Lizenzmanager einstellen müssen“, so Herr Nothof. Stattdessen bietet ihm nun das Software Asset Management einen zentralen und jederzeit aktuellen Überblick über die Lizenzbilanz seines Unternehmens. Durch die jährliche Zertifizierung und die firmenweit eingeführten Compliance Prozesse minimiert Suspa zudem die Gefahr, wegen Lizenzverletzungen belangt zu werden oder ungeplante Budgets für ein Microsoft Audit freischaufeln zu müssen. Jürgen Nothof ist sich sicher: Die Einführung eines zentralen Software Asset Managements war für Suspa der richtige Weg.

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