Groß oder klein – wer passt besser?

Unterschiedliche Terminologien von Funktionsdarstellungen und Detaillierungstiefen der ERP-Hersteller erschweren den Blick auf das, was die ERP-Systeme wirklich funktional für den Handel anbieten. Die Marktstudie „ERP-Systeme für den Handel“ des Fraunhofer IML setzt hier an und liefert einen Beitrag zur fachlichen und funktionalen Transparenz über das Marktangebot von ERP-Systemen für den Handel.

Das Angebot an ERP-Systemen auf dem deutschen Markt ist groß und die Vergleichbarkeit wird durch zahlreiche Faktoren erschwert. Vielen Handelsunternehmen sind oft nur die Systeme der globalen ERP-Anbieter geläufig (SAP, Microsoft, Oracle), jedoch tummeln sich auf dem Markt über 100 interessante und moderne ERP-Lösungen mit unterschiedlichem, teilweise auch sehr spezifischem Branchenfokus. 

Die Recherche nach einzelnen ERP-Anbietern

Die Recherche nach einzelnen ERP-Anbietern gestaltet sich mühsam und zeitaufwändig. Für Laien ist es häufig schwierig, sich einen Überblick über die in Frage kommenden ERP-Systeme zu verschaffen, weil die frei zugänglichen Informationen an dieser Stelle nur einen Bruchteil der Informationen beinhalten, die für eine ERP-Vorauswahl erforderlich sind. Die relevanten Informationen lassen sich oft nur durch den direkten Kontakt zu den ERP-Herstellern oder ERP-Partnerunternehmen finden (zum Beispiel Referenzprojekte in speziellen Handelszweigen). Hinzu kommt, dass Mitarbeiter in Unternehmen, die die Verantwortung für eine ERP-Auswahl tragen, häufig nicht die notwendige Marktkenntnis haben, um bei der Ansprache von Anbietern strukturiert vorzugehen und die entscheidenden Fragen zu stellen (zum Beispiel technologische Voraussetzungen, Modulaufbau, IT-Infrastruktur).

Das Fraunhofer-Institut für Materialfluss und Logistik (IML) hat an dieser Stelle angesetzt, um im Rahmen einer neuen Marktstudie Transparenz in der Anbieterstruktur und im Funktionsumfang von ERP-Systemen zu schaffen, die vorwiegend im Groß- oder Einzelhandel eingesetzt werden.

Die Studie basiert dabei sowohl auf aktuellen Entwicklungen der ERP-Systeme als auch auf langjährigen Erfahrungen in zahlreichen ERP-Beratungsprojekten. Sie geht über die bereits verfügbaren Listungen und Studien anderer ERP-Beratungsunternehmen hinaus und verfolgt nicht das Ziel, für die ERP-Systeme ein Ranking zu erstellen, etwa bezogen auf die Anwenderzufriedenheit. Vielmehr geht es um die neutrale und fachliche Analyse mit Darstellung der Funktionsumfänge von ERP-Systemen, die sich auf den Handel konzentrieren und branchenspezifische Lösungen anbieten. Die Studie dient als Informationsquelle im Rahmen von ERP-Auswahlprojekten. Sie ersetzt jedoch keine anwenderspezifische Anforderungsanalyse und Optimierung vorhandener Geschäftsprozesse, die einer ERP-Auswahl vorangehen sollten.

Anbei ein Überblick über die Hauptbereiche, die im Rahmen der Marktstudie betrachtet wurden

  • Marketing,
  • Vertrieb und Auftragsmanagement,
  • Filialmanagement,
  • Logistik,
  • Stammdaten,
  • Finanzen und
  • Human Resources

Für jeden einzelnen Bereich wurden ERP-Funktionen definiert, die im Handel aufgrund des Geschäftsmodells von hohem Nutzen sind.

Vorgehensweise der Studie

Die Marktstudie „ERP-Systeme für den Handel“ des Fraunhofer IML wurde unter Anwendung eines zweistufigen Verfahrens durchgeführt. Die erste Stufe beinhaltete ein Screening von potenziellen ERP-Systemen, die im Handel eingesetzt werden können. Arbeitsgrundlage dieser Analyse war die Fraunhofer-interne branchenübergreifende Datenbank mit einer Übersicht aller potenziellen ERP-Anbieter in der DACH-Region. Es wurden über 200 ERP-Anbieter identifiziert, die gemäß den internetbasierten Anbieterinformationen und dem Branchen-Know-how des Fraunhofer IML grundsätzlich auch im Handel eingesetzt werden können. Die vorhandenen Informationen in der Datenbank wurden auf Basis von Recherchen und Anbietergesprächen ergänzt um weitere Anbieter- und Systeminformationen (zum Beispiel technologische Plattform, Partnerstrukturkonzept, Handelsmodule). Im Rahmen dieser Recherche wurde darüber hinaus geprüft, inwieweit die Anbieter bereits IT-Projekte im Handel aufweisen oder handelsorientierte Branchenlösungen anbieten. Auf Basis der gewonnenen Erkenntnisse wurde der ERP-Anbieterkreis von über 213 auf 134 ERP-Systeme eingegrenzt.

Die zweite Stufe der Marktanalyse beinhaltete den gezielten Versand der Umfrage an 134 ERP-Anbieter. Im Zeitraum von Dezember 2014 bis Januar 2015 wurden die Anbieter zu einer schriftlichen Beantwortung aufgefordert. Die Umfrage wurde mittels eines speziell für die Marktstudie entwickelten Online-Fragebogens durchgeführt, der einen klaren Fokus auf handelsspezifische ERP-Funktionalitäten hatte.

Insgesamt haben 38 ERP-Anbieter den Fragebogen beantwortet. Teilweise haben unterschiedliche ERP-Partner gleicher ERP-Systeme partizipiert. So gibt es etwa mehrere Vertriebspartner von Microsoft Dynamics oder SAP-Lösungen, die jedoch jeweils eigene Branchenlösungen und Erweiterungen für den Handel anbieten.

Kernergebnisse der Marktstudie

Der Markt für ERP-Systeme im Handel ist aufgrund der unterschiedlichen Unternehmensgrößen und Funktionsumfänge heterogen.

Den Umsatz der Anbieter betrachtend, umfasst der Markt kleine, mittlere und große ERP-Anbieter. Der Großteil der Anbieter stammt aus dem deutschsprachigen Raum mit Hauptverwaltungen in Deutschland. ERP-Systeme werden entweder von ERP-Herstellern im Direktvertrieb oder mittels Partnerunternehmen vertrieben. Eine pauschale Aussage darüber, ob ein umsatz- und oder mitarbeiterschwacher Anbieter ein schlechtere Lösung anbietet oder nicht, kann aus den Analysen nicht abgeleitet werden.

Im funktionalen Vergleich der ERP-Systeme wurden die Anbieter hinsichtlich ihrer Module für das SCM, Finanzwesen und Human Resources gegenübergestellt.  Die Abbildung zeigt die Anbieter und ihr Funktionsspektrum. Da einige Handelshäuser zwingend auf ein ERP-System mit oder ohne Finanzbuchhaltung umsteigen möchten, ist diese Darstellung eine hilfreiche Information.

Aus der Auswertung lässt sich ablesen, dass 71 Prozent der Anbieter über Funktionen zur Messung des Erfolgs von Filialen verfügen beziehungsweise eine Reporting-Komponente zur Erfassung und Überwachung finanzieller Kennzahlen im Filialmanagement besitzen. Auch das Filial-Replenishment beziehungsweise die Nachschubsteuerung wird von der Mehrheit der ERP-Systeme unterstützt. Lediglich eine knappe Minderheit der ERP-Anbieter bietet Kassenfunktionen, Funktionen zur Filialbestückung, -bewirtschaftung sowie zur Sortimentsplanung. Das Thema Personaleinsatzplanung dagegen ist eine Funktionalität, die lediglich von einem Drittel der Anbieter abgedeckt wird.

Fazit der Marktstudie

Eine klare Erkenntnis aus der Studie: Auch kleine und mittelständische Anbieter besitzen einen hohen Funktionsumfang, der im Handel grundsätzlich Anwendung finden kann. Sie haben den Vorteil, dass sie technologisch nicht so komplex sind wie die großen Lösungen. Die umsatzstarken ERP-Anbieter stechen aufgrund ihres großen allgemeinen Funktionsumfangs hervor, haben aber häufig den Nachteil, dass der Anpassungsaufwand insgesamt sehr hoch ist.

Die Entscheidung für oder gegen einen ERP-Systemanbieter sollte entsprechend gründlich vorbereitet sein. Handelsorientierte Unternehmen sollten zunächst die eigenen Geschäftsprozesse transparent dokumentieren und hierauf basierend die funktionalen Anforderungen an eine ERP-Software ableiten. Parallel hierzu sollte sich das Unternehmen darüber Gedanken machen, wo es mit seiner vorhandenen IT-Infrastruktur steht und inwieweit sich das Geschäftsmodell verändert oder erweitert. Strategische Entscheidungen, das Geschäftsmodell betreffend, sollten im Rahmen einer ERP-Auswahl nicht unberücksichtigt bleiben, da sich diese unmittelbar auf die technischen Anforderungen an ein neues ERP-System auswirken können.

Autoren:

 Dipl.-Kffr. Katharina Kompalka ist wissenschaftliche Mitarbeiterin am Fraunhofer-Institut für Materialfluss und Logistik, Dortmund.

Dipl.-Kfm. Dietmar Ebel ist wissenschaftlicher Mitarbeiter am Fraunhofer-Institut für Materialfluss und Logistik sowie Verantwortlicher für das Fraunhofer Portal ERP LOGISTICS.

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