Multimediales Marketing: Media Assets effizient verwalten

Grundvoraussetzung für Multichannel-Publishing ist eine einheitliche, strukturierte Datenbasis, auf die man jederzeit zugreifen kann. Oft aber sind Produktinformationen im Unternehmen nicht zentral, sondern verstreut in verschiedenen Abteilungen und Systemen sowie in unterschiedlichen Formaten und Sprachen gespeichert. Dabei gehen manchmal Daten verloren oder sind mehrfach erfasst, was zu ineffizienten Abläufen und steigenden Kosten führt. Zusätzlich ist oft nicht klar, ob die vorhandenen Informationen noch aktuell und korrekt sind. Abhilfe schaffen Softwarelösungen, wie PIM (Product Information Management) oder MAM (Media Asset Ma-nagement) Systeme, die in der IT-Landschaft des Unternehmens – etwa Warenwirtschaft- oder Marketing-Kommunikationssysteme – integriert sind.

Alle Informationen im Griff

PIM-Lösungen sind für Handels- oder Produktionsunternehmen die erste Wahl, um unstrukturierte Produktinformationen (etwa Artikelnummern, Kurzbezeichnungen, Bilder, Logos, Texte, technische Spezifikationen oder Logistikdaten) aus unterschiedlichen Systemen und Abteilungen miteinander zu verknüpfen, zentral zu speichern und wieder auszugeben. Moderne PIM-Plattformen unterstützen auch Workflow-Funktionen, Klassifikationsstandards und Austausch-formate sowie App-Kataloge auf mobilen Endgeräten. So lassen sich die Informationen schnell, flexibel und medienneutral für die verschiedenen Vertriebskanäle verteilen – vom elektronischen Katalog über den Onlineshop bis hin zu Printkatalogen und Preislisten. PIM-Systeme können ECM-, ERP- oder Web-to-print-Lösungen einfach vorgelagert werden. Damit lässt sich bei-spielsweise das Anlegen eines neuen Artikels erheblich vereinfachen. Auch Schattensortimente von verschiedenen Zulieferern sind damit wesentlich besser zu verwalten. Über die Suchfunktion kann man lieferanten- und sortimentsübergreifend das gewünschte Produkt und beste Angebot ausfindig machen und über die Schnittstelle ins ERP gleich bestellen. Speziell für interna-tional aktive und expandierende Unternehmen, oder wenn Datenaustauschstandards (GDS, ETIM, BMEcat, etc.) zu erfüllen sind, sind PIM-Systeme das richtige Werkzeug.

Mediendaten brauchen Platz

Wenn die Produktinformationen mit mehr als einem einzigen Bild je Artikel verknüpft werden sollen, ist ein leistungsfähiges Media Asset Management System sinnvoll. Zwar haben viele PIM-Systeme eine „Bilddatenbank“ integriert, meist beinhalten diese aber nur rudimentäre Funktionalitäten (Suche nach Dateinamen etc.) und bieten nur beschränkte Kapazitäten. Speziell Videos, die durch die Verbreitung digitaler Technologien wesentlich billiger und schneller produziert werden können, benötigen enorm viel Speicherplatz. Mit einem professionellen MAM-System können Bilder, Videos, PDF, Grafiken oder ähnliche Dokumente in einer zentralen Datenbank bereit gestellt und für die unterschiedlichen Publishing-Zwecke (Print, Online) visua-lisiert und auch vielfältig bearbeitet werden. Sämtliche damit verbundene Arbeitsabläufe – etwa Upload, Bearbeiten, Beschlagworten, Kontrollieren, Archivieren, Auffinden oder Versenden von Medien per Downloadlink – werden automatisiert und vermindern den Aufwand an Zeit und Ressourcen. Über eine bidirektionale Schnittstelle lässt sich ein MAM- einfach an das PIM- und weitere IT-Systeme, wie CMS, ERP, Web-to-print, Color Management, Planung oder Anzeigen-archiv anbinden. Ein MAM-System ist somit ein notwendiges Werkzeug für Unternehmen, die ein bild- oder video-intensives Produktsortiment besitzen oder für Agenturen zur professionellen Mediendateienverwaltung und -bearbeitung.

Welches System ist das richtige?

Zu Beginn jeder Entscheidung für eine Lösung steht eine genaue Analyse der Anforderungen, Prozesse und Daten. Welche Daten sind bereits vorhanden beziehungsweise kommen zukünftig hinzu, welche Abläufe sollen abgebildet werden? Welche Vorgaben bezüglich IT-Sicherheit, Infrastruktur, Datenstandards und Budget sind zu berücksichtigen? Sensible Daten benötigen ein ausgeklügeltes Benutzerberechtigungs- und Authentifizierungssystem. Videos wiederum beanspruchen relativ viel Speicherplatz sowie eine hohe System-Performance. Daher ist es oft sinnvoll, die erforderlichen Infrastruktur-Kapazitäten beispielsweise in ein Rechenzentrum aus-zulagern. Zudem gilt es zu klären, in welche bereits vorhandenen Systeme die Software integriert werden soll. Ebenso ist hohe Investitionssicherheit wichtig; die Lösung sollte flexibel genug sein, um bei Erweiterungen mit dem Unternehmen mitwachsen zu können. Nach der Prozess- und Datenanalyse lässt sich entscheiden, ob ein PIM- oder ein MAM-System geeigneter ist, oder beide Systeme in Kombination.

Unternehmensprozesse sind entscheidend

Ein System kann nur so gut funktionieren wie die Prozesse, in die es im Unternehmen einge-bunden wird. Dabei ist entscheidend, woher die benötigten Assets kommen, wofür sie verwendet werden und welche Parameter mittransportiert werden sollen. Vorhandene Dateiformate, Qualitäten, Farbprofile oder Metadaten wie Nutzungsrechte, Beschreibungen und Schlagwörter, spielen für die künftig automatisierten Abläufe eine wichtige Rolle. Ein MAM-Anbieter analysiert aus diesem Grund zuerst die unternehmensinternen Prozesse, deckt in Zusammenarbeit mit dem Kunden dysfunktionale Abläufe auf und klärt die nahtfreie Integration der MAM-Lösung in die bestehende IT-Landschaft. Dann erst kann das Zusammenspiel mit anderen Systemen funktionieren.

Metadaten im Fokus

Für eine effiziente Verwaltung von Bildern, Videos und Dokumenten ist es grundlegend, die Mediendateien mit strukturierten Metadaten anzureichern. Dazu zählen Beschreibungen, Stichwörter, Themen, Copyright, Datum sowie die Unterstützung von Standards wie IPTC-NAA, EXIF oder XMP. Das ermöglicht ein gezieltes Suchen, Vergleichen und Auswählen von Medien nach bestimmten Kriterien und das Erstellen von Datenpaketen. Darüber hinaus unterstützt ein MAM-System die Bildrechteverwaltung (Digital Rights Management) und erleichtert das Versionieren und Archivieren von Dateien. Das Einpflegen der Metadaten zu den Mediendateien ist die auf-wändigste Aufgabe im laufenden Betrieb des MAM-Systems. Ziel dabei ist es, Automatismen zu implementieren, um Metadaten auszulesen und verarbeiten zu können. Idealerweise werden Metadaten bereits beim Entstehungsprozess der Medien erfasst. Leistungsfähige MAM-Systeme besitzen dazu ein Order Management, das neue Medien-Aufträge bereits ab dem Fotoshooting komplett abbildet und die Metadaten zeit- und ortsnah erfasst. Diesen Prozess unterstützen beispielsweise auch moderne Digitalkameras, indem sie Zeit- und GPS-Daten liefern. Dank dieser einmaligen erstellten „Spuren“ lassen sich die Medien später rasch und einfach finden, sortieren, bearbeiten und verteilen.

Einfache Bedienung gefragt

Ein weiteres wichtiges Kriterium bei der Wahl der passenden Medienverwaltungs-Software ist die Benutzerfreundlichkeit. In Zeiten kleiner werdender Marketing- und Kreativabteilungen soll eine Software möglichst alles können, dabei aber ohne spezielle Vorkenntnisse von allen Mitar-beitern bedienbar sein. Deshalb muss ein MAM-System verschiedenen Anforderungen – vom High-End- bis zum „user-generated-content“-System – gerecht werden. Eine gute Lösung ermöglicht beispielsweise einfaches Schneiden von Videos und rasches Aufbereiten von Fotos, ohne dass man eine fachspezifische Ausbildung benötigt. Das System transcodiert beispielsweise automatisch einen gewünschten HD-Filmausschnitt in niedrigere Qualität, um ihn für eine PowerPoint-Präsentation zu verwenden. Gleichzeitig sollte das System aber auch erweiterte Funktionen für Profis, wie Fotografen oder Grafiker, beinhalten. Ein leistungsfähiges MAM-System beansprucht immer nur so viele Ressourcen wie unbedingt nötig, bietet aber gleichzeitig sämtliche Optionen, um die Mediendateien für den jeweiligen Einsatzzweck (wie PowerPoint, Web oder Print) optimal anzupassen.

MAM erfolgreich auf Schiene

Zu den typischen anspruchsvollen MAM-Anwendern zählt die Deutsche Bahn AG. Die Kommunikationsabteilung des Unternehmens nutzt die umfassende, webbasierte Lösung M@RS 6, um ihre Bilder, Dokumente, Videos und Audio-Dateien der Öffentlichkeit, Agenturen und Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen. Die Mitarbeiter gelangen dank der intelligenten Thesaurus-Suche des Systems rasch zu den gesuchten Medien, die sich dann übersichtlich darstellen und in unterschiedlichen Formaten für Druck oder Online bereitstellen lassen, etwa um digitale Presse-mappen zu erstellen und per Download-Link an Journalisten zu versenden. Einfache Bildbear-beitungswerkzeuge sowie die flexible Nutzer- und Rechteverwaltung der hoch skalierbaren Lö-sung erleichtern den Arbeitsalltag der DB-Kommunikation.

Autor: Peter M. Hofer, Geschäftsführer Mediamid Digital Services. Das Unternehmen mit Sitz in Wien ist ein Softwarehersteller und Dienstleister, der sich auf Enterprise Digital/Media Asset Management (DAM/MAM) spezialisiert hat. Das Portfolio umfasst auch IT-Services wie Hosting, ASP/SaaS und Produkte von Partnern für E-Marketing, Color-Management und Print-Lösungen. Die Beratungsleistung in der Projektabwicklung garantiert den Kunden eine effiziente Prozessgestaltung im Umgang mit Mediendateien.

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