„Wer liefert was“ gibt Tipps zum richtigen Lieferantenbriefing

Es gibt viele Wege, die zur Auswahl von Lieferanten oder Produkten führen: Entweder kommen die Stammlieferanten zum Zuge, es wird aus dem Bauch heraus entschieden oder aber die Auswahl erfolgt nach strategischen Aspekten. Im besten Fall führt der Beschaffungsprozess vor allem schnell und kostengünstig zum optimalen Lieferanten beziehungsweise Produkt. Klingt einfach, ist es in den meisten Fällen jedoch nicht. „Effizienz“ ist der Schlüssel – und das bereits zu Beginn des Beschaffungsprozesses, wenn Bedarfsbestimmung und Lieferantenrecherche auf der Agenda stehen. Ein hilfreiches Tool ist hier das Lieferantenbriefing. Es ist die Basis einer strukturierten und effizienten Arbeitsweise im Einkauf und hilft, den gesamten Beschaffungsprozess effizient zu gestalten. Björn Minkmar (im Bild), Head of Product Management der Anbietersuche „Wer liefert was“, gibt hilfreiche Tipps zum Lieferantenbriefing.

Im Unternehmen kennt man den Begriff „Briefing“ eher aus dem Marketing beziehungsweise der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit. Er beschreibt eine Kurzeinweisung oder -besprechung in ein Thema oder zu einer Aufgabe. Diese „Anweisung“ ist auch auf den Beschaffungsprozess übertragbar: nämlich als Bedarfsanweisung bei der Lieferantenrecherche und -auswahl. Das Lieferantenbriefing zwingt den Einkauf, den eigenen Bedarf so detailliert wie möglich darzulegen und fordert im Anschluss den Lieferanten, ein passgenaues Angebot abzugeben. Auch für den Lieferanten ist dies eine professionelle Herangehensweise, da es Zeit und Geld auf beiden Seiten spart und Problemen und Missverständnissen durch gezieltes „Expectation Setting“ vorbeugt.

Schritt 1: Die Bedarfsbestimmung

Das Lieferantenbriefing soll dazu führen, mehrere vergleichbare Angebote vorliegen zu haben. Damit Anbieter jedoch überhaupt die Chance bekommen, maßgeschneiderte Angebote vorzulegen, gilt es, sich zuerst über den eigenen Bedarf im Klaren zu werden. Das bedeutet: Jeglicher Effizienzansatz beginnt am eigenen Schreibtisch. Erster und zumeist auch wichtigster Punkt ist dabei die Berücksichtigung der Unternehmensstrategie.

Sprich: Will man mit den geringsten Kosten, der besten Qualität oder dem besten Service bei den Kunden punkten? Demzufolge sollte die Ermittlung des Bedarfs zunächst auf einer akkuraten Analyse der benötigten Produkte beziehungsweise Dienstleistungen in enger Rücksprache mit der Geschäftsführung und Produktion basieren. Dabei muss zum einen bestimmt werden, was genau für die Produktion benötigt wird, zum anderen wie damit weiter verfahren wird, um dem Lieferanten oder dem Hersteller später eine Vorstellung des gewünschten Produkts geben zu können. Wenn als Beispiel mehrere Wärmetauscher benötigt werden, ist es äußerst wichtig zu wissen, ob es sich um Abwasser-Wärmetauscher, Abgas- beziehungsweise Rauchgas-Wärmetauscher oder andere Variationen handelt. Des Weiteren sind Angaben über Strömungsvolumen des Wärmetauschers, das genaue Einsatzgebiet (wo wird es eingebaut und zu welchem Zweck dient das Endprodukt), Material, Stückzahl etc. nötig.

Bei Materialien und Produkten sollte zudem eine Qualitätserwartung erstellt werden, die nicht nur den Materialwunsch und die Produktart beinhaltet, sondern auch Informationen darüber, welche Normen (DIN-Normen, Zertifikate usw.) das Produkt erfüllen muss. Gegebenenfalls kann es auch interessant sein, die Auswertungen des Qualitätsmanagements für Lieferanten zu übermitteln, sofern der Anbieter das „Ok“ dafür gibt. Und: Um die Beschaffung fließend in den internen Produktionsprozess etablieren zu können, spielt insbesondere die Lieferzeit eine wichtige Rolle. Dafür sollte ein detailliertes Zeitfenster, das den Zeitpunkt der Bestellung bis zur Verwendung des Produkts umfasst, erstellt werden.

Schritt 2: Die Lieferantenrecherche

Erst nach präziser Ermittlung des Bedarfs kann die Lieferantenrecherche starten. Dem Einkäufer stellt sich dann die schwierige Frage, welcher Lieferant, Dienstleister, Händler oder Hersteller den Anforderungen gerecht werden kann. Um Missverständnisse, Fehllieferungen oder Lieferverspätungen zu umgehen, sollten deshalb die Ergebnisse der Bedarfsanalyse zwingend in das Lieferantenbriefing einbezogen werden. Sogenannte Business-Suchmaschinen wie „Wer liefert was“ oder Europages sind hierbei Ausgangspunkt für die Anbietersuche. Durch intelligente Suchalgorithmen kommt jeder Nutzer hier durch wenige Klicks und mit Hilfe von verschiedenen Filtern schnell zu einer passenden Auswahl an Anbietern im B-to-B-Bereich.

Schritt 3: Das Lieferantenbriefing

Sind Anbieter in der engeren Auswahl, muss der Einkauf das Lieferantenbriefing aufsetzen. Es ist zwingend notwendig, die Ergebnisse der Bedarfsermittlung miteinzubeziehen, feste Kriterien für die Angebotseinholung schriftlich zu fixieren und diese an den Anbieter weiterzugeben: Um welches Produkt handelt es sich? Was soll gefertigt werden? Wo kommt es zum Einsatz? Welche Aufgabe hat das Produkt/die Dienstleistung? Welche Qualitätsmerkmale beziehungsweise welches Material soll bevorzugt genutzt werden? Wie ist der Zeitrahmen beziehungsweise die Deadline? Wer ist Ansprechpartner für technische Rückfragen? Plant man beispielsweise eine langfristige Zusammenarbeit oder weiterführende Beratung durch den Anbieter, sollte man dies auch direkt ins Lieferantenbriefing schreiben.

Der Anbieter kann dies dann in seinem Angebot berücksichtigen. Bei sehr komplexen Anforderungen – etwa bei einer kompletten Neuanfertigung eines Produkts – kann ein 1:1-Vertiefungsgespräch Unklarheiten verhindern. Zusätzlich sollte man die Möglichkeit des sogenannten „Expectation Settings“ wahrnehmen: Darin können vor Vertragsbeginn die Erwartungen und Pflichten von Einkäufer und Anbieter verdeutlicht und festgelegt werden. Nach Beauftragung eines Anbieters ist das Lieferantenbriefing weiterhin ein nützliches Instrument. Denn es eignet sich sehr gut, um die verschiedenen Beschaffungsabschnitte nachvollziehen zu können. Falls während oder nach dem Beschaffungsprozess Fragen aufkommen sollten, kann das Lieferantenbriefing wichtige Informationen liefern.

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