30 Jahre Microsoft Office: Wie deutsche Unternehmen heute Bürosoftware einsetzen

• Wie eine neue Studie von Nielsen und Empower zeigt, wird Office durchschnittlich 23 Stunden pro Woche genutzt, dabei werden acht Dokumente und 111 E-Mails bearbeitet.
• 53 Prozent der Office-Dateien sind nicht kongruent zum Corporate Design.
• Das Quasi-Monopol von Microsoft Office bekommt erstmals kleine Risse.

Die Empower GmbH hat die Marktforscher der Nielsen Company beauftragt, in einer repräsentativen Befragung die tatsächliche Nutzung von Microsoft Office in deutschen Unternehmen zu untersuchen. Als Resultat zeichnet die Studie das Bild einer dominanten Bürosoftware, das die Grundlage der wichtigsten Arbeitsprozesse bildet, aber selbst für Geübte Schwächen bei Effizienz und Einheitlichkeit offenbart. Der Marktanteil von Microsoft Office in deutschen Unternehmen liegt bei 85 Prozent. Der Wert ergibt sich zusammengenommen aus der Desktop-Version plus der Online-Variante.

Gerade für Online-Nutzer erwächst Microsoft jedoch mit Google Docs allmählich ein ernstzunehmender Konkurrent: Bereits neun Prozent der deutschen Firmen setzen auf Google, in den USA liegt der Wert schon bei 14 Prozent. Insgesamt nutzen in Deutschland 47 Prozent der User zumindest gelegentlich browserbasierte Office-Anwendungen. Weitere Anbieter von Bürosoftware spielen kaum eine Rolle: Libre Office liegt bei rund zwei Prozent, ebenso Apple iWork. Alle weiteren Programme teilen die restlichen zwei Prozent unter sich auf.

Bürosoftware wird noch nicht von Collaboration-Tools verdrängt

Mit 23 Stunden pro Woche verbringen Büroangestellte mehr als die Hälfte ihrer kompletten Arbeitszeit mit Office-Anwendungen. Trotz der zunehmenden Nutzung von Videokonferenzen, Instant-Messaging-Kanälen, Projektmanagement-Tools und Vertriebssystemen bleibt die Office-Software also das Rückgrat der Büroarbeitsplätze. Textverarbeitung und Zahlenkalkulation nutzen jeweils 89 Prozent der Mitarbeiter, 66 Prozent emailen und 56 Prozent entwickeln Präsentationen. Durchschnittlich erstellt jeder Nutzer dieser Anwendungen pro Woche fünf Dokumente, drei Spreadsheets, zwei Präsentationen und verfasst und versendet 111 E-Mails.

Office-Dateien stimmen nicht mit den Unternehmen-Design überein

Beachtliche 30 Prozent der Arbeitszeit wird für Formatierungen gebraucht. Mit 36 Prozent liegt der Formatierungsaufwand bei Präsentationen am höchsten und betrifft dort besonders die Suche nach Vorlagen und Bildern sowie das Erstellen von Diagrammen. Trotz dieses Aufwands stimmen 53 Prozent aller erstellten Office-Dateien nicht mit den Design- und Markenrichtlinien der jeweiligen Unternehmen überein: 58 Prozent aller Spreadsheets, 51 Prozent der Dokumente, 49 Prozent der Präsentationen und 11 Prozent aller E-Mails (bei mobil versendeten E-Mails liegt der Wert bei 29 Prozent) verstoßen gegen die internen Designregeln.

Ein potenziell heikler Fakt, da 80 Prozent der Mitarbeiter ihre Office-Dateien speziell für externe Empfänger erstellen oder zumindest mit diesen teilen. Dabei ist durchaus Problembewusstsein bei den Mitarbeitern vorhanden: 93 Prozent bezeichnen ein einheitliches Corporate Design als wichtig oder sehr wichtig und 81 Prozent sind die Maßgaben des Marketings bekannt. Außerdem bezeichnen sich 86 Prozent als erfahrene Office-Nutzer oder gar Experten, doch sehen 71 Prozent dennoch Trainingsbedarf für mindestens eine der Anwendungen von Bürosoftware.

Die Methodik der Studie: Die Nielsen Company hat für den Office Report 2020 branchenübergreifend 1.023 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Unternehmen befragt, die ihren Sitz in Deutschland und mehr als 50 Angestellte haben. Die Befragten verbringen mindestens die Hälfte ihrer Arbeitszeit am Computer und beantworteten im Mai 2020 einen Katalog aus 50 Fragen.
Die empower GmbH mit Firmenzentrale in Köln entwickelt und vertreibt seit 2005 Software zur Steigerung von Einheitlichkeit, Effizienz und Produktivität bei der Nutzung von Microsoft Office. Die Lösungen setzen rund 2.000 Firmen weltweit über 1,5 Millionen Mitarbeiter in ihrem Büroalltag ein. (sg)

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