Aufbewahrungsfristen: Steuerfalle elektronische Belege

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Aufbewahrungsfristen: Steuerfalle elektronische Belege

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Bestellungen, Lieferscheine oder Rechnungen: Viele Geschäftsvorgänge laufen heute elektronisch ab. Statt Papierbelegen müssen Unternehmen eine wachsende Zahl von digitalen Buchungsbelegen aufbewahren. Zwar gelten hierfür die gleichen Vorschriften wie für Papierbelege, doch sie sind teilweise schwieriger einzuhalten. Elektronische Belege können für Unternehmen zur Steuerfalle werden, warnt der Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller e.V. (BVBC). Werden digitale Buchungsbelege nicht oder nur bruchstückhaft lesbar archiviert, verwerfen die Finanzbehörden schnell den betreffenden Jahresabschluss und nehmen unvorteilhafte Schätzungen vor. Unter Umständen drohen sogar strafrechtliche Konsequenzen, etwa im Falle von mutmaßlichen Scheinverträgen.

Alle digitalen Buchungsbelege müssen in ihrer ursprünglichen Form aufbewahrt werden und jederzeit lesbar sowie digital verfügbar sein. Angesichts der rasant fortschreitenden technischen Entwicklung stellt sich die Frage: Welche Verfahren und Speichermedien gewährleisten eine zuverlässige Datensicherung über bis zu zehn Jahren? Viele Unternehmen sind unsicher, was zu tun ist. Die Speichermedien von heute sind die Museumsstücke von morgen. Wer heute etwa Dateien von einer zehn Jahre alten Diskette einsehen will, steht vor schier unlösbaren Herausforderungen. Die Steuerverwaltung hält sich in punkto sicherer Langzeitarchivierung mit konkreten Empfehlungen zurück. Leidtragende sind vor allem klein- und mittelständische Unternehmen.

Tipp des BVBC: Auch wenn es keinen Königsweg gibt, so lassen sich doch viele Fehler von vorneherein vermeiden. Wichtig ist, alle eigenen elektronischen Belege, insbesondere Ausgangsrechnungen, unveränderbar im Original zu speichern. Sie sollten mit marktgängigen Formaten erstellt (z.B. Word, Excel, XML) und im PDF-Format abgespeichert werden. Von speziellen Dateiformaten ist Abstand zu nehmen, schließlich haben sie oft nur eine begrenzte Halbwertzeit. Auch die netzbasierte Datenspeicherung im Rahmen sogenannter Cloudlösungen sollte gründlich überlegt werden. Einige Provider werden im umkämpften Marktumfeld nicht bestehen, andere wiederum werden bei einem großen Daten-Crash ihren Betrieb einstellen müssen. Für klein- und mittelständische Unternehmen empfiehlt sich oft folgende Lösung. Unternehmen sollten ihre Daten auf zwei verschiedenen Datenträgermedien sichern, jeweils einmal kopieren und an verschiedenen Orten aufbewahren. So minimieren Unternehmen das Risiko von Datenverlusten und schultern keine laufenden Kosten.

Nicht immer wird bei der Archivierung zwischen aufbewahrungspflichtigen Dokumenten und nicht relevanten Unterlagen unterschieden. Genau das empfiehlt sich aber, um Betriebsprüfern nicht zu viele Informationen preiszugeben. Prinzipiell sollten Unternehmen alle Belege eines Geschäftsjahres zusammen aufbewahren und Belegarten nicht nach ihren Verjährungsfristen trennen. Beim Umsortieren werden aus Versehen leicht wichtige Dateien gelöscht.

Unternehmen sollten die Datenarchivierung mit dem jüngsten abgeschlossenen Geschäftsjahr starten. Denn die Menge und Vielfalt der elektronischen Buchungsbelege ist über die Jahre angewachsen. So sammeln Unternehmen wertvolle Erfahrungen bezüglich der Belegvielfalt. Das Speichern früherer, datenärmerer Jahrgänge fällt dann ums so leichter. Obendrein stehen in punkto elektronische Aufbewahrungsvorschriften jüngere Geschäftsjahre tendenziell stärker im Fokus der Finanzbehörden und ältere Jahrgänge können während des Archivierungsprozesses vielleicht sogar obsolet werden.

Fazit: Unternehmen sollten das Thema elektronische Datenspeicherung nicht auf die lange Bank schieben, sondern zur Chefsache machen. Viele Vorschriften zwingen Firmen ohnehin dazu, steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Meldungen elektronisch abzugeben. Die sichere Langzeitarchivierung aller Dokumente ist ein logischer und unabdingbarer Folgeschritt.

Autor: Thomas Jung ist Bilanzbuchhalter und Vorsitzender des BVBC Landesverbandes Nordrhein e.V. Als selbstständiger Unternehmensberater unterstützt er insbesondere mittelständische Unternehmen in den Bereichen Buchhaltung, Time Management, Organisation und Controlling. Der BVBC ist die zentrale Interessenvertretung der Bilanzbuchhalter und Controller in Deutschland mit derzeit rund 5.500 Mitgliedern (www.bvbc.de). Der Verband diskutiert auf politischer und wirtschaftlicher Ebene neue Perspektiven des Finanz- und Rechnungswesens sowie Controlling und gestaltet diese maßgeblich mit. Der BVBC fordert die Einführung eines Ausbildungsberufs „Kaufmann/Kauffrau für Rechnungswesen, Finanzen und Controlling“ als Unterbau zum Bilanzbuchhalter.

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