Beschaffungsprozesse: Mehr Transparenz durch Digitalisierung erreichen

Die Geschäftsprozesse im Beschaffungsmanagement gehören im Allgemeinen zu den Kernprozessen eines produzierenden Unternehmens. Nur wenn die Beschaffungsprozesse reibungslos funktionieren, können nachfolgende Produktionsschritte erfolgreich und ohne Verzögerungen ausgeführt werden. Aus diesem Grund weisen die Beschaffungsprozesse in der Regel eine hohe Wichtigkeit für den Unternehmenserfolg auf.

Werden die Prozesse manuell ausgeführt oder ist die IT-Unterstützung nur partiell, werden viele Synergiepotenziale verschenkt. Intransparente und unvollständige Daten, ein zeitverzögerter Ablauf oder sich ständig wiederholende Tätigkeiten sind wenig optimal und führen zu höheren Personalkosten oder Fehlern bei der Mengenkalkulation.

Beschaffungsprozesse: Tools unterstützen den Workflows

Ziel ist daher das Ablösen des manuell durchgeführten Geschäftsprozesses zu einem vollständig toolgestützten Workflow. Statt einer manuellen Übergabe papiergebundener Dokumente an den einzelnen beteiligten Stationen und den damit verbundenen, vielfältigen Medienbrüchen, verwaltet die Software Daten, Informationen und Belege zwischen den Beteiligten vollständig digital in einer einheitlichen Arbeitsumgebung. Die Daten und Dokumente können nun nahtlos und ohne Verzögerung zwischen den Arbeitsstationen „fließen“. Freigabe- und Bestätigungsprozesse sind damit stets transparent.

Trotz branchen- und produktionsspezifischer, unterschiedlicher Abläufe besteht eine Gemeinsamkeit darin, dass sich viele Abläufe durch Workflows automatisieren lassen. Entscheidungen über kostenintensive Beschaffungen werden dann streng daten- und regelbasiert getroffen. Statt zu geringer Vorräte oder lagerkostenintensiver Fehlmengen werden von den Lieferanten die richtigen Materialien in Qualität und Quantität angefordert.

Die Just-in-time-Produktion wird auf diese Weise deutlich vereinfacht und Ressourcen auf allen Ebenen geschont. Alle beteiligten Mitarbeiter können den komplett digitalen Beschaffungsprozess jederzeit vollständig nachvollziehen. Man schafft die Voraussetzungen für eine durchgängige Compliance im Unternehmen. Statt Intuition, Bauchgefühl und Schätzung basiert der digitale Beschaffungsprozess auf einer datengestützten und regelkonformen Entscheidung, die vollständig automatisiert ist.

Mehr Effizienz durch Lösungen von Easy Software

Die Easy Software AG bietet durchgängige Lösungen für Aufgaben der Beschaffung. Easy Procurement steigert die Transparenz und Effizienz. Für ein modernes Einkaufsmanagement sorgt Easy Request. Dabei werden die Teilprozesse von der Bedarfsmeldung bis hin zur Bestellung vollständig digital abgebildet. Statt papiergebundener oder aufwändig manuell gescannter Rechnungen sorgt Easy Invoice – die elektronische Eingangsrechnungs-Software – für Durchblick, Rechtskonformität und Kostenersparnis.

Mit Hilfe von Easy Contract lässt sich die Zusammenarbeit aller Beteiligten professionalisieren. Es ist eine webbasierte Vertragsmanagement-Software, mit der Teams Verträge erstellen, digital rechtssicher unterschreiben und archivieren können. Seit 30 Jahren steht die Easy Software AG für Digitalisierung und innovative Softwarelösungen. (sg)

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