Clearswift-Guidelines für Web-2.0-Strategie und Technik

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Clearswift, Anbieter für inhaltsbezogene Sicherheitssoftware mit Hauptsitz in England, hat Guidelines für die Einführung, Sicherung und Nutzung professioneller Web-2.0-Anwendungen in Unternehmen entwickelt. Sie sind das Ergebnis der jüngsten internationalen Studie von Clearswift zu Web 2.0 am Arbeitsplatz sowie der Erfahrungen aus aktuellen IT-Security-Projekten.

Web 2.0 ist aus Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Eine internationale Studie des Marktforschungsunternehmens Loudhouse Research im Auftrag von Clearswift zeigte, dass heute knapp zwei Drittel der befragten deutschen Unternehmen die Zusammenarbeit ihrer Mitarbeiter über webbasierte Kommunikationskanäle erlauben. Rund 67 Prozent der leitenden Angestellten in Deutschland sind zudem der Meinung, dass die Nutzung von sozialen Netzwerken die Motivation und Produktivität ihrer Mitarbeiter fördert.

Im geschäftlichen Umfeld wird Web 2.0 derzeit vor allem in den kommunikationsstarken Geschäftsbereichen Marketing, Öffentlichkeitsarbeit sowie in der Personalbeschaffung eingesetzt. Intern gehören die IT-Abteilungen zu den Vorreitern, da sie Social Media als Diskussionsplattform für diffizile IT-Probleme seit Jahren nutzen und die Vorteile dieser Art der Informationsbeschaffung sowie auch die technischen Risiken kennen. Dagegen stehen Vertrieb, Forschung und Entwicklung oder operative Geschäftsbereiche, die klar von Web 2.0 profitieren könnten, vielfach noch in der Versuchsphase mit kleinen Anwenderkreisen und technischen Prototypen.

Dass sich Unternehmen an die Möglichkeiten des Web 2.0 oft erst noch herantasten, zeigt sich auch in der noch geringen Bereitschaft, Projekte für den professionellen Einsatz von Web 2.0 öffentlich zu diskutieren. Die Einordnung von Social Media in die Unternehmensstrategie sowie Sicherheitsbedenken scheinen noch nicht endgültig gelöst zu sein – aber wohl in nächster Zukunft: Schließlich sind 38 Prozent der deutschen Arbeitgeber davon überzeugt, dass die Web-2.0-basierte Kommunikation für die Unternehmensentwicklung ein entscheidender Faktor ist. So wird der intelligente Umgang mit den Vor- und Nachteilen von Social-Media-Plattformen künftig mitentscheiden, wie erfolgreich neue Märkte entwickelt, welche neuen Zielgruppen erreicht und auf welchen Wegen wertvolle neue Partner gefunden werden.
Für die Definition, Einrichtung und Nutzung professioneller Social-Media-Aktivitäten in Unternehmen ist es nach den Erfahrungen von Clearswift hilfreich, drei Projektphasen zu berücksichtigen:

  • Einführung von professionellen Web-2.0-Anwendungen: Hier sollten technische und strategische Überlegungen Hand in Hand gehen, um die Ziele, Handhabung und Erfolgsmessung verschiedener Web-2.0-Anwendungen für unterschiedliche Geschäftsbereiche festzulegen.

 

  • Sicherheitsmanagement: Mögliche Risiken von Web 2.0 sollten im Vorfeld identifiziert, bewertet und durch geeignete technische Maßnahmen und Aufklärung der Mitarbeiter sowie Partner-Anwender aufgefangen werden.

 

  • Tägliche Nutzung von Web 2.0: Web 2.0 lebt von der Community, die sie nutzt. In der professionellen Anwendung ist es erforderlich, dass die Mitarbeiter im Web 2.0 einem Verhaltenskodex folgen, der gemäß den generell geltenden Kommunikationsrichtlinien im Unternehmen definiert wurde.

Für diese drei Projektphasen sind folgende Guidelines hilfreich, die Clearswift anhand aktueller Projekte und Marktstudien entwickelt hat. Sie dienen als Leitfaden für Unternehmen, um die für Web-2.0-Projekte nötigen einzelnen Aufgabenstellungen zu identifizieren:

  1. Bestimmen Sie Anwendungsbereiche. Für eine professionelle Web-2.0-Nutzung sollten zunächst die einzelnen Anwendungs- und Geschäftsbereiche im Unternehmen festgelegt werden. Im Mittelpunkt steht dabei, welche Nutzer, intern und extern, voneinander profitieren können.
  2. Klären Sie Ziele und Erfolgsfaktoren: Nur wenn definiert ist, was mit Web 2.0 erreicht werden soll, sind Mitarbeiter motiviert und nutzen die Anwendungen strukturiert zum Vorteil des Unternehmens.
  3. Benennen Sie Projektverantwortliche. Technik und Strategie sind für Web 2.0 gleichermaßen wichtig, weshalb die Koordination der Web-2.0-Einführung durch einen technischen und einen strategischen Projektverantwortlichen geführt werden sollte. Dies erleichtert die interne Kommunikation mit unterschiedlichen Abteilungen und Fragestellungen.
  4. Identifizieren Sie geeignete Technologien. Jede Web-2.0-Applikation hat unterschiedliche Vorteile. Der Aufwand für Recherchen lohnt sich, um zu klären, auf welchen Wegen bestimmte Zielgruppen erreicht werden können. In Korrelation mit den Zielen und Erfolgsfaktoren lassen sich anschließend geeignete Technologien identifizieren, beispielsweise Wiki, Blog, Chat, Forum, Twitter/Microblogging, Facebook, Xing, Podcast, Media-Sharing, oder andere.
  5. Definieren Sie Inhalte und Community. Eine Kommunikationsstrategie im Blick auf die interne und externe Community und die im Unternehmen genutzten Web-2.0-Anwendungen hilft, tatsächlich Mehrwert mit Web 2.0 zu schaffen. Wichtig ist dabei auch, klare inhaltliche Schwerpunkte für einzelne Web-2.0-Tools zu setzen und so Produktivitätsvorteile zu schaffen.
  6. Sorgen Sie für Qualität im Web 2.0. Insbesondere in der Kommunikation nach außen sollten Moderatoren die Inhalte von Web 2.0 beobachten, um für ein optimales digitales Image des Unternehmens bei Bedarf steuernd eingreifen zu können.
  7. Achten Sie auf Sicherheit. Die Aufstellung und regelmäßige Evaluierung von Sicherheits-Guidelines schützt vor vermeidbaren Risiken.
  8. Entwickeln Sie sich weiter. Kontinuierliche Optimierungen der Web-2.0-Anwendungen an aktuelle Standards sorgen langfristig für Investitionssicherheit.


Clearswift-Guideline für technische Sicherungsmaßnahmen von Web 2.0 Anwendungen


Für erfolgreiche Web-2.0-Strategien im geschäftlichen Umfeld ist eine ausgewogene Balance an Sicherheitsmaßnahmen und der Freiheit in der Kommunikation entscheidend. Dabei ist es wichtig, dass die Mitarbeiter über die eingesetzten Technologien und ihre eigene Verantwortung informiert werden.

  1. Automatisieren Sie die Inhaltskontrolle. Verwenden Sie spezielle Sicherheitssoftware, um die Inhalte der Web-2.0-Anwendungen bezüglich Compliance und Datenschutzvorgaben zuverlässig und effizient überprüfen zu können.
  2. Organisieren Sie Ihre User. Sichern Sie mit Zugriffsrechten und Freigabe-Workflows unternehmenskritische Web-2.0-Anwendungen mit definierten Anwenderkreisen
  3. Beobachten Sie die Aktivität im Netz. Nutzen Sie Monitoring-Tools, um das Nutzerverhalten sowie auch die technischen Leistungsfaktoren kontinuierlich für anschließende Optimierungsmaßnahmen bewerten zu können.
  4. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter. Klären Sie Ihre Mitarbeiter auf über die Risiken und Grenzen von Web-2.0-Tools für einen umsichtigen und verantwortungsvollen Umgang mit Social-Media-Plattformen.

Clearswift-Guideline für die tägliche Nutzung von Web-2.0-Anwendungen


Diese Richtlinien können Unternehmen – angepasst an ihre spezifischen Web-2.0-Ziele – ihren Mitarbeitern an die Hand geben und dadurch die erfolgsorientierte Nutzung fördern:

  1. Werden Sie aktiv. Social-Media-Plattformen leben vom Austausch. Je lebendiger sie sind, desto interessanter sind sie. Beteiligen Sie sich aktiv an und auf den für Ihren Arbeitsbereich definierten Social-Media-Plattformen, Foren und Blogs. Wenn Sie Ideen für neue abteilungsbezogene Medien haben, stimmen Sie diese im Vorfeld mit der verantwortlichen Abteilung ab.
  2. Leisten Sie Mehrwert. Achten Sie darauf, dass Ihre Einträge einen Mehrwert für Ihre Kunden, Partner und Mitarbeiter haben: etwa Anregungen für optimierte Arbeits- oder Geschäftsabläufe, Lösungsvorschläge für Probleme oder Informationen, die im Geschäftsalltag nützlich sind.
  3. Der feine sprachliche Unterschied. Bleiben Sie höflich und fair bei Ihren Beiträgen. Schreiben Sie nicht negativ oder spöttisch über Mitbewerber oder andere Kommentare, sondern leisten Sie konstruktive Beiträge mit einem klaren beruflichen Bezug.
  4. Zeigen Sie Kompetenz. Schreiben und ‚posten’ Sie Wissenswertes über Ihr Spezialgebiet. Beteiligen Sie sich an öffentlichen Diskussionen und fördern Sie den fachlichen Dialog. Wenn Sie sich zu Themen außerhalb Ihres Aufgabengebietes äußern, bringen Sie dies klar zum Ausdruck, indem Sie in der ersten Person schreiben und einen Haftungsausschluss anfügen (etwa „Die Kommentare auf dieser Website sind meine eigenen und entsprechen nicht unbedingt dem Standpunkt, der Strategie und Meinung von <Firma, für die Sie arbeiten>.“) .
  5. Transparenz Ihrer Beiträge. Ehrlichkeit oder Lüge wird im Social-Media-Umfeld schnell aufgedeckt. Lassen Sie bei Ihren Beiträgen keine Zweifel über Ihre Person, Ihren Arbeitgeber oder Ihre Position sowie das Interesse Ihrer Beiträge aufkommen, um kompetent und glaubwürdig zu sein.
  6. Sie tragen Verantwortung. Respektieren Sie bei Ihren Beiträgen stets das Unternehmen, Ihre Kollegen, die Marke, Geschäftsgeheimnisse und Finanzinformationen sowie interne Richtlinien und bestehende Gesetze. Denken Sie daran: Sie sind persönlich verantwortlich für die von Ihnen geleisteten Beiträge.
  7. Sie haben einen Fehler gemacht? Zögern Sie nicht, diesen schnell und offen zuzugeben.
  8. Gespräch statt Monolog. Auf Social-Media-Plattformen ist es üblich, auch im beruflichen Umfeld eine persönliche und informelle Sprache zu nutzen. Hier ist auch Raum, um über eigene Ideen zu sprechen und andere nach ihrer Meinung zu fragen. Fördern Sie den Dialog und fachlichen Austausch.
  9. Das Internet vergisst nicht. Wenn Sie sich nicht sicher sind im Blick auf einen Beitrag, nehmen Sie sich Zeit, mögliche Fragen zu klären und klicken Sie nicht schnell auf „senden“, um es „hinter sich zu bringen“. Handeln Sie überlegt und nicht übereilt. Sehen Sie, wenn nötig, die internen Richtlinien durch oder fragen Sie die für die Social-Media-Koordination zuständigen Kollegen in Ihrem Unternehmen. Denken Sie daran, dass Sie verantwortlich sind für Ihre Beiträge.

 

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