Content-Erstellung: Wie Unternehmen das tägliche Chaos bändigen

Das Problem: Deutschland hat den Ruf, bezüglich seiner Bürokratie altmodisch zu sein. Das beweisen auch Zahlen einer aktuellen Studie von Templafy, demnach Deutschland noch weit entfernt ist vom Workflow der Zukunft. In der Ära eines sich zuspitzenden Fachkräftemangels und eines umkämpften Marktes für Talente, dominiert von Digital Natives, sollten Arbeitgeber handeln. Und ein automatisiertes, komfortableres Arbeitsumfeld schaffen, weg von ermüdender Routinearbeit bei der Content-Erstellung und hin zu sinnvollen, fachlich herausfordernden Tätigkeiten.

Millionen von Euros sind an ineffiziente Content-Erstellung geknüpft

Die Erstellung von Business-Dokumenten ist ein essenzieller Bestandteil der Arbeit im Unternehmen. Diese entscheidet maßgeblich über angestrebte Geschäftsabschlüsse und langfristiges Unternehmenswachstum.  Die fehlende technologische Unterstützung in der Erstellung und Verwaltung von Content kostet tausende Arbeitsstunden jährlich. Im Durchschnitt verbringt ein einziger Angestellter in Deutschland rund 15 Arbeitsstunden pro Woche mit der Erstellung von Content. Das wird für Unternehmen sehr schnell sehr teuer: Bei einem durchschnittlichen Jahresbruttogehalt der deutschen Befragten von 47.071 Euro sind in Unternehmen mit 1.000 Mitarbeitern in Summe etwa 15,8 Millionen Euro jährlich direkt an die Content-Erstellung und Freigabeprozesse gekoppelt. Es besteht also viel Luft nach oben, um Umsätze zu erhöhen.

Fehlende Kontrolle über Business-Dokumente birgt Risiken

Unser Arbeitsumfeld ist geprägt vom hybriden Modell und dem sogenannten Digital HQ – dem digitalen Arbeitsplatz. Gerade hier verlieren Unternehmen die Transparenz und Kontrolle über wichtige Business Inhalte. Die Digitalisierung hinkt den Ansprüchen hinterher. Am digitalen Arbeitsplatz wird zwar mehr Content, zum Beispiel beim Aufsetzen von Verträgen oder der Zusammenstellung von Marketingmaterialien, intransparent erstellt und über eine steigende Anzahl digitaler Kanäle geteilt, jedoch lässt die technologische Unterstützung zu wünschen übrig.

Dadurch schleichen sich fatale Fehler ein, beispielsweise durch die Nutzung veralteter oder falscher Inhalte. Das ist auch den Mitarbeitern bewusst:  85 Prozent der in der Studie Befragten befürchten Umsatzverluste, zurückzuführen auf fehlerhafte und inkonsistente Dokumente. Auch die Prüfung des Contents ist ein zeitaufwendiges Unterfangen und durch zunehmende Compliance-Regularien im digitalen Raum schlichtweg unrealistisch. 94 Prozent der Befragten, die mit sensiblen Daten umgehen, sehen in inkonsistentem und inkorrektem Content eine Bedrohung für ihr Unternehmen. Und zwar wenn dieser an Dritte weitergegeben wird.

Anarchie bei der Content-Erstellung erzeugt Frustration

Mitarbeiter sind bei der Content-Erstellung aufgrund überwiegend manueller, intransparenter Prozesse auf sich selbst gestellt. Daher arbeitet die Belegschaft aneinander vorbei statt miteinander. Knapp 60 Prozent erstellt Content, den es bereits gibt und für die Hälfte der Mitarbeiter ist es einfacher, das Unternehmenslogo zu suchen als es im Ablagechaos zu finden. Dies kann gravierende Folgen mit sich bringen. Denn eine inkonsistente Markenkommunikation oder die fehlende Einhaltung von Rechts- und Compliance-Richtlinien schaden der Reputation des Unternehmens. Und im schlimmsten Fall können sie sogar rechtliche Konsequenzen mit sich ziehen.

Dieser zunehmende Druck, durch ineffiziente Prozesse, eine wachsende Anzahl an Kanälen sowie steigende Security- und Compliance-Anforderungen im digitalen Raum überfordert die ohnehin schon überlasteten Arbeitskräfte. Der zunehmende Druck am Arbeitsplatz und die damit verbundenen Burnout-Risiken veranlassen viele Arbeitnehmer zu drastischen Maßnahmen – wobei manche sogar die Branche wechseln – wenn ihr Arbeitgeber sich mit den Problemen nicht konfrontiert und Lösungen schafft.

Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter steigern

Mögliche Ansätze sind dabei, Prozesse zu automatisieren, die Kontrolle und Verantwortung bei der Content-Erstellung der Mitarbeiter auf neue Technologien umzulenken und somit eine Entlastung ihrer Kapazitäten und mentalen Ressourcen zu bewirken.  Mit diesem Schritt verbessern sich Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter maßgeblich. Sie arbeiten effizienter und überlassen die Content-Erstellung und Prüfung neuesten Content-Tools.

Die Marken- und Compliance Konformität wird automatisch sichergestellt, somit kann die Qualität der Business-Dokumente und Inhalte ohne jegliche Bedenken garantiert werden. Es ist Zeit, sich von der vorherrschenden Dokumentenanarchie zu befreien und durch intelligente Content-Enablement-Technologien zentral verwaltete, effiziente Dokumenten-Workflows zu etablieren. Damit schaffen die Entscheider die Grundlage für den digitalen Workflow der Zukunft und einer neuen Generation von geschäftlichen Inhalten.

Über den Autor: Christian Lund ist Co-Founder von Templafy. Als einer der Gründer von Templafy vertritt Christian Lund die Mission, vernetzte Inhalte in Arbeitsabläufe einzubinden. Dadurch sollten Unternehmen unterstützt werden, ihre Mitarbeiter aufeinander abzustimmen. Und sie in die Lage versetzen, schneller markengerechte und leistungsstarke Geschäftsinhalte zu erstellen. Mit mehr als 15 Jahren Erfahrung hat Christian Lund Unternehmen bei der Umstellung von On-Premise-Systemen auf Software-as-a-Service-Lösungen unterstützt, um das Management von Dokumenteninhalten voranzutreiben. Lund war vor Gründung von Templafy als Direktor bei SkabelonDesign und als Strategieberater bei Berlingske Media tätig. (sg)

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