Digital Asset Management: Wie ein Projekt zum Erfolg geführt wird

Vielen Unternehmen stehen bei der Einführung eines Digital Asset Management (DAM) vor einigen großen Fragen. Was genau ist alles ein Asset: Bilder, Videos oder PDF-Dokumente? Und wo fängt man an? Ein DAM-Projekt wirkt sich schließlich auf viele Unternehmensbereiche aus: Jede einzelne Abteilung hat spezifische Anforderungen und Ansichten, denn jeder digitale und analoge Kanal greift letzten Endes auf Assets zurück.

Zum Beginn eines DAM-Projekts ist es daher essentiell, einen Lenkungsausschuss zu gründen, der die Interessengruppen und Business Units zusammenbringt. Zu den relevanten Unternehmensbereichen gehören Marketing, Branding und E-Commerce genauso wie Website- und Kommunikationsabteilungen und IT. Wichtig ist, dass der Lenkungsausschuss die Kompetenz besitzt, gemeinsam projektrelevante Entscheidungen zu treffen. Nur so kann er das Projekt treiben und gleichzeitig entsprechende Veränderungen im gesamten Unternehmen initiieren. Das erfordert von den Mitgliedern des Ausschusses Kompromissbereitschaft und den Willen, gemeinsam nach Lösungen zu suchen.

Digital Asset Management: Klare Verantwortlichkeiten und Abläufe definieren

Es bedarf in jedem Fall eines Projektmanagers oder Product Owners, der sich ausschließlich dem Digital Asset Management widmet. Zudem ist ein agiles Projektmanagement-Framework erforderlich, um flexibel auf notwendige Änderungen reagieren zu können, ohne den Zeitplan zu gefährden. Dazu müssen die internen Arbeitsabläufe des Lenkungsausschusses aber auch für den Prozess der Entscheidungsfindung und Bewilligung definiert werden. Relevant sind außerdem klare Verantwortlichkeiten in den involvierten Business Units. Aus ihnen muss zum Beispiel hervorgehen, wer für die Schulung und Verwaltung der internen und externen DAM-User, die Kommunikation von Veränderungen oder die Sicherstellung der Datenqualität zuständig ist.

Ein Digital Asset Management steht und fällt mit der Akzeptanz der User. Die Nutzerakzeptanz ist deswegen ein Schlüsselfaktor. Denn anders als bei CMS- oder E-Commerce-Projekten gibt es viele Möglichkeiten für die Nutzer das neue DAM zu umgehen und weiterhin Festplatten, Hotfolder oder E-Mails für die Verwaltung der Assets zu nutzen. Wer eine breite Akzeptanz anstrebt, sollte deswegen sicherstellen, dass das Digital Asset Management zentrale Pain Points der User löst und sinnvolle Anwendungsfälle anbietet. Außerdem sollte ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess aufgestellt werden, der sich am Feedback der User orientiert.

Digital Asset Management:  Automatisierung der Prozesse

Nicht alle Beteiligten werden von den Veränderungen begeistert sein. Insbesondere die Erstellung von Print-Katalogen oder Flugblättern erfordert oft komplexe, noch manuelle Prozesse, an denen Arbeitsplätze aufgehängt sind. Ein DAM-Projekt mit seinen vielen Möglichkeiten, die Prozesse zu automatisieren kann also durchaus Ängste und Widerstände auslösen. Deswegen ist es wichtig, Stakeholder zu identifizieren, die vom Potenzial eines Digital Asset Managements überzeugt sind.

Sie sind ideale Ersttester, können wertvolles Feedback geben und dabei helfen, die neu aufgesetzten Prozesse in die Breite zu tragen und umzusetzen. Dafür ist es auch elementar, dass der Zugang zum Digital Asset Management so einfach und sicher wie möglich gestaltet wird. Unnötige Hindernisse für die User müssen vermieden werden. Eine Möglichkeit ist zum Beispiel ein Single-Sign-On (SSO), um den internen Stakeholdern einen einfachen Zugang zu ermöglichen.

DAM-Projekte in kleinem Format starten

Bei einem DAM-Projekt bietet es sich an, klein anzufangen. In der Discovery-Phase definiert das Projekt-Team, was genau das Unternehmen benötigt und setzt die Roadmap auf. Dabei wird der gesamte Asset-Management-Lebenszyklus mit den Beteiligten diskutiert: Was sind Schwierigkeiten und wo könnten Optimierungspotenziale verborgen liegen? Welche Prozesse könnten automatisiert werden?

Den schnellsten Start bei der Implementierung ermöglicht ein Minimum Viable Product (MVP), bei dem die DAM-Software möglichst nah am Standard belassen wird. Eine relevante Personengruppe kann mit dem MVP arbeiten, es testen und Feedback geben. Ein Teil der vorhandenen Assets sollte aus den aktuellen DAM-Systemen migriert werden, um das tatsächliche Arbeiten mit dem neuen Digital Asset Management zu ermöglichen. Hierbei bietet es sich außerdem an, die Daten direkt um Duplikate und nicht-qualitative Assets zu bereinigen.

Es ist ebenfalls empfehlenswert, Use Cases einzuführen, die akute Pain Points lösen können. Dabei gilt es, fragmentierte Lösungen zu vermeiden und das Gesamtbild nicht aus den Augen zu verlieren. Integrierte Use Cases bieten zwar einen großen Mehrwert, erweisen sich in der Umsetzung jedoch häufig als komplex. Dies sollte bei der Roadmap berücksichtigt werden.

Die Metadaten entscheiden über den Projekterfolg

Neben der Userakzeptanz gibt es noch einen weiteren Faktor, der über den Erfolg eines DAM-Projekts entscheidet: die Qualität der Metadaten. Die Anwender möchten möglichst umfangreiche Metadaten im System haben, aber zugleich auch möglichst wenig Zeit in die Pflege investieren. Die Verwaltung von Metadaten ist daher immer ein Kompromiss zwischen Quantität und Wartbarkeit. Um letztere zu verbessern, sollten stets Migrationen genutzt werden, um Daten zu bereinigen. Grundsätzlich sollte möglichst viel automatisiert werden. Die Optimierung und Vereinfachung der Metadaten-Struktur ist eine Daueraufgabe, die niemals abgeschlossen ist: Sie ist der Grundbaustein für eine Vielzahl an Prozessen im DAM.

Fluides Metadatenschema fördern

In komplexen Organisationen fehlt oft die Möglichkeit, Metadatenschemata für Business Units, Märkte und Abteilungen zu vereinheitlichen. Auch hier werden Kompromisse notwendig und es ist sinnvoll, die Idee eines fluiden Metadatenschemas, das kontinuierlich überprüft wird, zu fördern.

Sollten im Rahmen der Migration der Metadaten viele minderwertige Assets oder fehlende Metadaten auftauchen, gibt es zwei Lösungswege: Die vorhandenen Daten werden migriert und in der neuen Lösung bereinigt. Oder die Daten werden bereits vor der Migration um Duplikate und ungenutzten Assets bereinigt. Beide Ansätze haben ihre Vor- und Nachteile. Die Migration erfordert neben der Prozessautomatisierung stets manuelle Eingriffe. Metadaten und Logfiles der Bestandssysteme sollten einbezogen werden, um diese Herausforderung erfolgreich zu meistern.

Die perfekte Lösung für alle gibt es nicht

Die Frage, was das beste DAM-System ist, lässt sich nicht ohne Weiteres beantworten. Es gibt nicht per se das einzig wahre System. Vielmehr sollten Unternehmen bei der Wahl ihre Anforderungen, Ziele und ihre IT-Landschaft berücksichtigen. Die Anbieterliste des Gartner-Quadranten ist bei der Wahl zum Beispiel ein guter Ausgangspunkt. Im weiteren Evaluierungsprozess ist es wichtig, sich auf zentrale Use Cases zu konzentrieren und nicht bloß auf einzelne Funktionen.

Bei DAM-Projekten geht es immer auch um Beratung und Best Practices. Unternehmen sollten sich aus diesem Grund für einen Partner entschieden, der sowohl Erfahrung mit der Prozessoptimierung durch Digital Asset Management als auch mit der Implementierung des ausgewählten Systems hat. Nur so können die Kernbereiche eines DAM-Projekts vollständig abgedeckt werden: die Auswahl eines Software-Anbieters, die Erstellung einer Roadmap samt Strategie, das Erarbeiten relevanter Use Cases, die Prozessberatung und Implementierung, der Anwender-Support sowie das Change-Management.

Soll ein Digital Asset Management im Unternehmen eingeführt werden, steht am Anfang in der Regel eine ganze Reihe unbeantworteter Fragen. Es gibt nicht die eine Lösung – ein DAM muss immer zum jeweiligen Unternehmen und den gegebenen Bedingungen passen. Ein erfahrener Partner, wie die Digitalagentur ecx.io, Teil der IBM-iX-Agenturfamilie, kann dabei unterstützen, das passende System zu finden. (sg)

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Über die Autorin: Inge Scheibel ist Direktor Digital Marketing Adobe und SAP bei der Digitalagentur ecx.io, die zur IBM-iX-Agenturfamilie gehört.