Digitalisierungstrends: Schluss mit Excel, ab in die Cloud

Die Digitalisierung hat als wesentlicher Bestandteil des täglichen Lebens auch eine digitale Transformation der Geschäftswelt hervorgerufen: Prozesse werden automatisiert, der Datenaustausch und das Datenmanagement erheblich erleichtert und Unternehmen profitieren von Zeiteinsparung und Rentabilitätssteigerungen. Insbesondere für die Kundenbeziehungen ist die Digitalisierung von entscheidender Bedeutung. Hierbei führt die Nutzung digitaler Kanäle zu einer erhöhten Sichtbarkeit bei Kunden.

Die Vorteile der Digitalisierung sind den meisten Unternehmen bekannt, doch bei der Umsetzung stoßen sie häufig auf Probleme. Digitalisierung setzt den Einsatz von Software voraus, doch im Mittelpunkt des digitalisierten Unternehmens steht die Fähigkeit, sich mit Kunden und Partnern internetbasiert vernetzen zu können. Digitalisierung ist also nicht nur der simple Einsatz von Software, sondern stellt die Art und Weise dar, wie Unternehmen ihre Stakeholder auf der Basis digitaler Kanäle integrieren.

So würden 35 Prozent der deutschen Mitarbeiter ihr Unternehmen nicht oder nicht wirklich als digitalisiert bezeichnen. Ganze 56 Prozent wünschen sich, dass ihr Unternehmen die Vorteile von Software besser nutzt und technologisch fortgeschrittener ist. Die Studie hat auch untersucht, welche Digitalisierungstrends sich in deutschen KMU aufzeigen: In welchen Bereichen werden die meisten Technologien eingesetzt und welche Softwareanwendungen sind in Deutschland am beliebtesten? Trägt die Digitalisierung von KMU dazu bei, die Arbeitsbedingungen zu verbessern und würden Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz als digitalisiert bezeichnen?

Deutsche Unternehmen setzen nicht auf die Cloud

Fast alle Unternehmen in Deutschland arbeiten mit Software: Lediglich sieben Prozent der Mitarbeiter geben an, keine Software zu nutzen. Dabei wird Cloud-Software jedoch immer noch verhältnismäßig wenig genutzt. 64 Prozent der Deutschen arbeiten mit installierter Software oder einem Mix zwischen installierter und cloudbasierter Software. 24 Prozent der Unternehmen stellen ihren Mitarbeitern eine Software bereit, die entweder alleine oder in Kombination mit anderen Softwareprogrammen genutzt wird. Der Anteil der Firmen, die lediglich mit Cloud-Software arbeiten, ist sehr gering. Deutsche KMUs investieren weniger in Cloud-Technologien als andere europäische Länder. Dadurch lassen sie sich entscheidende Wettbewerbsvorteile entgehen.

Die Ergebnisse der Umfrage zur Nutzung von Cloud-Services im Mittelstand, die von der Hochschule für Wirtschaft und Recht Berlin und der forcont business technology zeigen, dass Datensicherheitsbedenken zu 88 Prozent als Grund für die Zurückhaltung bei Cloud-Software genannt werden. Cloud-Anwendungen bieten leistungsstarke IT-Kapazitäten zu geringeren Kosten pro Nutzer. Unternehmen verringern damit die Risiken, die durch Kapitalbedarf, Implementierung, Betrieb und Wartung entstehen. Sie sind ortsunabhängig und machen Arbeitsmodelle wie Remote-Teams und das Arbeiten mit eigenen Geräten möglich.

Außerdem sollte berücksichtigt werden, dass viele Digitalisierungstrends wie künstliche Intelligenz die Nutzung von Cloud Software voraussetzen. Die Cloud ist die Zukunft und bietet viele Vorteile für KMUs. Diese verfügen häufig nicht über eine eigene IT-Abteilung und es mangelt an dem benötigten Fachpersonal und -wissen für die Softwareauswahl und Implementierung. SaaS-Produkte bieten hingegen vorgefertigte Strukturen und Prozesse in der Software an, die KMU verwenden können.

Wichtige Faktoren: Kunden, Projekte und Personal

Neben der Datenspeicherung und -übertragung wird Software in deutschen Unternehmen hauptsächlich für Kundenmanagement, Projektmanagement und Personalmanagement eingesetzt. Diese Bereiche entscheiden über den Firmenerfolg. Durch den Einsatz einer CRM-Software kann das Kundenmanagement zeitsparender ablaufen und deutlich in der Qualität verbessert werden. Ein CRM-System fördert die Kundenzufriedenheit und Kundentreue, wodurch der Umsatz und die Rentabilität optimiert werden. Die Verwendung von Projektmanagement-Software ermöglicht eine bessere Transparenz und Übersicht über ein Projekt. Projektrisiken werden durch die Software schnell erkannt und dargestellt, was die Gefahr von Fehlschlägen in Projekten verringert. Der Projektverlauf wird effizienter gestaltet und die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team verbessert.

Durch den Fachkräftemangel und die Schwierigkeit, geeignete Talente für das Unternehmen zu finden, wird Veränderung notwendig. Betriebe, die nicht digitalisiert sind, sind vor allem für junge Arbeitskräfte wenig interessant. Ebenfalls können junge Talente ohne eine digitalisierte Personalabteilung und den Einsatz von HR-Software schwierig entdeckt werden. Auch hier gilt: Bewerber müssen dort angesprochen werden, wo sie sich bewegen, und das ist digital. Knapp 50 Prozent der Mitarbeiter erklärten, auf die im Unternehmen verwendete Software geschult worden zu sein. 26 Prozent wurden geschult, empfanden das Training jedoch nicht als ausreichend und 25 Prozent erhielten keinerlei Schulung.

Microsoft Office immer noch auf Platz eins

Die Studie untersuchte auch, welche Softwareanwendungen die Mitarbeiter in deutschen KMUs verwenden. Die Auswertung der Ergebnisse zeigt, dass Office der klare Spitzenreiter ist, gefolgt von SAP, Adobe, Skype und Datev. Kaum ein Anbieter ist in Deutschland bekannter für Buchhaltungssoftware als Datev. Die meisten Steuerberater in Deutschland nutzen die Software. Der Hauptvorteil der Software ist seine Kompatibilität: Die meisten deutschen Buchhaltungsprogramme weisen eine Schnittstelle zu Datev auf. Die Software ist in verschiedenen Versionen für Einsteiger bis zu Konzernen verfügbar, wobei sie am besten für größere Unternehmen geeignet ist. Für kleinere Firmen gibt es Buchhaltungslösungen, die speziell auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind, wie Papierkram, fastbill, lexoffice, sevdesk, Monkey Office, WISO und mehr.

Es verwundert nicht, dass Skype zu den am meisten genutzten Anwendungen in Deutschland gehört. Skype ist das marktführende Online-Konferenztool und ermöglicht Video und Sprachanrufe, Chats sowie Bildschirmübertragung. Die Standardversion ist für bis zu 20 Mitarbeitern geeignet, für größere Unternehmen bietet Microsoft Skype for Business an, das Live-Konferenzen für bis zu 10.000 Teilnehmern unterstützt. Der Hauptvorteil der Software sind die kostenlosen Videoanrufe unter Skype-Nutzern und die Möglichkeit, günstig direkt auf einem Mobiltelefon oder aufs Festnetz anzurufen.

Adobe Creative belegt den dritten Platz der meist genutzten Softwareanwendungen in deutschen KMU. Anwender geben an, Photoshop, Illustrator, InDesign, AfterEffects und Lightroom zu nutzen, wobei Photoshop die große Mehrheit ausmacht. Adobe Photoshop ist im Bereich der Bildbearbeitung das bekannteste Tool. Angesichts Usability und Funktionen können Konkurrenten nur schwer mithalten. Das Programm hat jedoch eine Schwäche – den Preis. Für Unternehmen, die nur Grafiken erstellen wollen, reicht häufig ein kostenloses Bildbearbeitungsprogramm aus. Auf dem Markt gibt es einige Alternativen zu Photoshop wie Gimp, Krita oder Pixlr.

SAP ist Platzhirsch bei ERP, CRM und Human Resources

SAP bietet eine Vielzahl an verschiedenen Lösungen an. Der Softwarekonzern deckt Unternehmensbereiche wie ERP, CRM und Personalverwaltung mit verschiedenen Lösungen ab. SAP ist als Business-Lösung auf zahlreichen Computern im deutschen Mittelstand installiert und erfreut sich trotz starrer Benutzeroberfläche an großer Beliebtheit. Dass zwei von den fünf beliebtesten Softwareanbietern aus Deutschland stammen, ist kein Zufall. Neben Vorteilen bezüglich Sprache, Währung, lokaler Kundensupport und vor Ort-Schulungen ist Software aus Deutschland seit dem Inkrafttreten der DSGVO im Mai 2018 beliebt. Außerdem sind deutsche Softwarehersteller aus Deutschland näher am deutschen Rechtssystem und integrieren länderspezifische Normen wie Arbeits- und Steuergesetze in ihre Anwendung.

In deutschen Unternehmen wird immer noch sehr viel mit Word und Excel gearbeitet. Mittlerweile gibt es aber viele Softwareprogramme, die Excel-Tabellen ersetzen und den Zeitaufwand durch Automatisierung deutlich verringern können. Unsere Nutzerstudien zum Einsatz von Projektmanagement- und Kundenverwaltungs-Software zeigen, dass in diesen Bereichen noch oft mit Excel gearbeitet wird, anstatt deutlich effizienter und zeitsparender mit einem automatisierenden Tool zu arbeiten. Doch vor allem für die Datenanalyse, -aufbereitung und -visualisierung wird Excel in Unternehmen verwendet. Dabei könnte Excel als Werkzeug für die Datenanalyse längst ersetzt werden.

Aufgepasst bei WhatsApp und DSGVO

63 Prozent der Mitarbeiter geben an, keine App für die Arbeit zu nutzen. Dagegen arbeiten 15 Prozent mit einer App und 22 Prozent geben an, eine bis fünf Apps für die Arbeit zu benötigen. Die geringe Nutzung von Apps in Deutschland verwundert. Digitalisierungstrends wie mobiles Arbeiten scheinen in Deutschland nur zu einem geringen Grad angekommen zu sein. 37 Prozent der App-Nutzer wurden zu den verwendeten Tools befragt.

Es verwundert nicht, dass Outlook und Office es auf Platz zwei und drei der meistgenutzten Smartphone-Apps schaffen. E-Mails von unterwegs aus zu lesen und Dokumente auf dem Smartphone zu lesen gehört zum Alltag eines jeden Mitarbeiters. Ebenso Facebook und Instagram, die in fast jedem Unternehmen für Marketing und PR genutzt werden. Social-Media-Marketing ist kein neuer Digitalisierungstrend, gewinnt aber von Jahr zu Jahr an Bedeutung. Die meisten Kunden nutzen WhatsApp, Facebook und Instagram aktiv und genau dort können sie auch am besten erreicht werden. Jedes Unternehmen muss heute einen Social Media-Account pflegen, denn die Online-Präsenz entscheidet auch über Kauf oder Besuch.

WhatsApp erfreut sich nicht nur im Privatleben der Deutschen hoher Beliebtheit, sondern wird auch am häufigsten als Smartphone-App bei der Arbeit genutzt. Der Messenger-Dienst kann zur internen Unternehmenskommunikation verwendet werden, um mit Teammitgliedern verknüpft zu bleiben. Weiterhin dient WhatsApp insbesondere vielen kleinen Firmen als Mittel der externen Kommunikation mit Kunden und als Marketinginstrument. Um diese besser bei der Kommunikation zu unterstützen, wurde WhatsApp Business entwickelt. Kunden müssen auf den Kanälen erreicht werden, auf denen sie sich auch befinden.

Unternehmen müssen jedoch seit Inkrafttreten der DSGVO vorsichtig mit WhatsApp sein. Als Teil von Facebook steht WhatsApp nicht gerade für einen sicheren Umgang mit Daten. Der Firmensitz liegt in den USA und Datenspeicherung und -verarbeitung unterliegen daher nicht dem deutschen Recht. Für Werbezwecke können Unternehmen WhatsApp nutzen, nachdem sie die Erlaubnis der App eingeholt haben. Das Problem ist jedoch, dass WhatsApp auf das Adressbuch in Smartphones zugreift. Somit werden auch Telefonnummern von Kontakten weitergegeben, die den Dienst gar nicht nutzen, was gegen den Datenschutz verstößt. Entweder müssen alle Kontakte im Adressbuch dem zugestimmt haben oder Unternehmen verhindern durch einen sogenannten „Exchange-Container“, dass WhatsApp die Kontaktdaten synchronisiert, und fügen die Kontakte manuell in die App ein.

Excel durch Cloud-basierte BI-Software ersetzen

Excel ist keine Software für eine effiziente Zusammenarbeit, denn das Programm stellt keine Nachvollziehbarkeit her, außerdem sind Standardisierung und Typisierung mit dem Tool  problematisch. Es ist daher an der Zeit, Excel in deutschen Unternehmen auszusortieren und durch Business-Intelligence-Software zu ersetzen. Denn Digitalisierungstrends wie Business Intelligence oder künstliche Intelligenz setzen den Einsatz von Cloud-Technologien voraus. Für Firmen ist es daher an der Zeit, in die Cloud aufzusteigen, um keine Wettbewerbsvorteile einzubüßen. Mit dem Siegeszug von Cloud-Technologien wird Unternehmenssoftware nicht nur einfacher, sondern auch günstiger und damit für KMUs zugänglich. Das trifft insbesondere für Business-Intelligence-Anwendungen zu. In den letzten Jahren haben sich einige Cloud-basierte BI-Anwendungen am Markt etabliert, die KMUs eine effiziente und kostengünstige Datenanalyse ermöglichen.

Unternehmen sollten jedoch beim Einsatz von Softwareanwendungen immer beachten: Digitalisierung heißt nicht, einfach verschiedene Tools einzusetzen. Digitalisierung heißt, Prozesse zu identifizieren, die sich durch digitale Technologien verbessern und automatisieren lassen und Kunden bedürfnisorientiert auf digitalen Kanälen zu bedienen. Digitalisierung bedeutet, verschiedene Stakeholder durch Software in interne Prozesse einzubinden, um besser und effizienter arbeiten zu können. Wollen Unternehmen die digitale Transformation erfolgreich angehen, sollten sie zumindest die Geschäftsbereiche CRM, HR, Projektmanagement und ERP mit Software abdecken. Außerdem sollte man nicht vergessen, die ausreichend für die verwendeten Softwareanwendungen zu schulen. Der Erfolg einer Software steht und fällt mit der Akzeptanz durch die Mitarbeiter. (sg)