E-Communities als Marktüberlebenshilfe

Das Internet-Geschäft mit seinen Interaktionen gibt die Pace vor. Wer im Frontend erfolgreich über viele Kanäle verkaufen will, muss im Backend seine kaufmänischen Prozesse auf Trab bringen. Dabei geht es nicht nur um die unternehmenseigenen Prozesse.

In Zeiten der Produktions- und Arbeitsteilung muss der Backend unternehmensübergreifend, die Hersteller, Zulieferer und Vertriebspartner inklusive, wie ein Räderwerk zusammenwirken. Eine funktionierende E-Community ist damit für die am Handel beteiligten Unternehmen wichtiger denn je.

Die Wirtschaftskrise macht den Teilhabenden im Backend Handlungsdruck, hinsichtlich eines nahtlosen Zusammenspiels und ihrer Leistungserbringungskosten nichts anbrennen zu lassen. Alle für die gemeinsame Leistungserbringung wichtigen Dokumente sollten elektronisch und dadurch schnell und kostensparend übermittelbar sein.

Dazu zählen Angebotslisten, Aufträgen, Auftragsbestätigungen, Bestellungen, Lieferscheine, Lieferbestätigungen, Lagerbestands-, Versand- und Transportinformationen bis hin zu Rechnungen und Mahnungen. In Form von Transaktionen aufgelegt, birgt diese Übermittlung zwischen den Geschäftspartnern auß;erdem erhebliche Automatisierungspotenziale.

Die operativen Kosten können darüber weiter gesenkt, die Transaktionen als Transporteure der kaufmännischen Dokumente zusätzlich beschleunigt werden. Informationstechnisch trägt diese transaktionsorientierte Verarbeitung, weil ohne manuelle Brüche, zu einer geringeren Fehlerquote bei. Die Kosten für Fehlerbehebung, Retouren, Korrekturen und Nachsendungen werden dadurch reduziert.

Allerdings setzt eine harmonisch ablaufende E-Community viel Brainwork und adäquate, systemtechnische Einstellungen voraus. Das beginnt in der Konzeptionsphase mit einer angemessenen Gestaltung der Transaktionsketten, mit klar definierten Schnittstellen gegenüber den involvierten Geschäftspartnern. Die bisher verwendeten Schnittstellen und Dokumentenformate müssen im einzelnen gesichtet werden, um sie soweit wie möglich zu standardisieren und so das Transaktionsgeflecht zu lichten. Die künftigen Transaktionsabfolgen sollten so gut wie möglich, aber auch organisatorisch und personalpolitisch vertretbar, gestrafft werden.

Mit in die Gestaltung der Transaktionsketten einbezogen werden müssen unregelmäß;ige Abläufe wie Retouren, Ersatzsendungen und Stornierungen. Bereits angestoß;ene Transaktionsketten müssen dazu fehlerfrei in den Ursprungszustand zurücksetzbar sein. Die beteiligten IT-Organisationen sollten auf eine Servicebelieferung ausgerichtet werden.

Sie müssen die Transaktionsabwicklung über diese Serviceorientierung effizient und effektiv stützen. Sollen die im Verbund bereitgestellten IT-Services als Motor für die Transaktionsabwicklung intern wie gegenüber den Partnern abgerechnet werden, müssen auch diese Management-Tools in die Planung und Umsetzung einbezogen werden.

Die lokalen Gateways als Vermittlungsinstanz für die Transaktionsabwicklung sollten zum Anforderungsprofil der ausgewählten Kommunikations-, Nachrichten- und Applikationsschnittstellen passen. Idealerweise sollten diese Gateways weit mehr als die aktuell geforderten Schnittstellen unterstützen.

Nur unter dieser Voraussetzung wird die E-Community für künftige Veränderungen – Systeme werden ausgetauscht, alte Partner klinken sich aus der Kommunikationsinfrastruktur aus, neue Partner ein – gefeit sein. Eine professionell aufgesetzte E-Community eröffnet für alle Beteiligten die Chance, ihre IT kostensparend zu konsolidieren.

Wichtig in diesem Zusammenhang ist die von der zentralen Multi-Enterprise-Gateway des federführenden Unternehmens gebotene Formatvielfalt und Konvertierungsbreite. Zudem sollten die Gateways der Wahl schnell umsetzbar und modular gestaltet mit Blick in die Zukunft gut skalierbar sein. Das reduziert die Projektkosten und später das Investitionsrisiko weiter.

Die schnelle Umsetzbarkeit und flexible Erweiterbarkeit kann von den Entscheidern nicht hoch genug bewertet werden. Sie sind gerade in der Wirtschaftskrise mit dem damit einhergehenden Kosten- und Wandlungsdruck im Verbund unverzichtbar. Auch nach der Krise, wenn der Markt wieder anziehen wird, werden die Entscheider auf schnelle Veränderungen innerhalb der Formation unter jeweils geringen Kosten bauen wollen.

Zusätzlich steht die Frage im Raum, ob der Verbund in Eigenregie oder im Outsourcing betrieben werden soll. Denn auch diese Option räumen moderne E-Community-Konzepte mit einer leistungsfähigen Multi-Enterprise-Gateway im Zentrum ein. Die Transaktionsbereitstellung und -überwachung in Form von Managed Services kann, wenn die Wahl des externen Dienstleistungspartners stimmt, für alle Beteiligten mit weiteren Kosteneinsparungen verbunden sein.

Eines steht jedenfalls auß;er Frage: Viele der im Geschäftsverbund agierenden Unternehmen werden mit organisatorischen, strukturellen und Prozessveränderungen konfrontiert sein, die sie heute, gerade wegen der Wirtschaftskrise, noch nicht absehen können. Eine funktionierende und wandlungsfähige E-Community wird somit für alle am Geschäft Beteiligten für den Erfolg oder Misserfolg im rückläufigen Markt entscheidend sein.

(Autor: Urs Flück ist Lead Sales Engineer Financial Sector EMEA bei Sterling Commerce)