E-Invoicing 2.0: So funktioniert die Rechnungsabwicklung in der Cloud

Digitalisierte Geschäftsprozesse gehören schon lange zur Normalität in allen Bereichen der Unternehmenswelt. Auch einer der wichtigsten Arbeitsabläufe – die Rechnungsabwicklung – verabschiedet sich immer mehr aus dem analogen Dasein und findet unter dem Begriff E-Invoicing ihren neuen Platz in der Cloud.

Ganz neue Anreize zur Umstellung und Modernisierung kamen nun aus dem Europäischen Parlament: Ab dem 27. November dieses Jahres wird die sogenannte E-Rechnungsverordnung (ERechV) in Kraft treten und öffentliche Einrichtungen wie Hochschulen, Krankenhäuser oder städtische Verwaltungen zu einem ganz neuen System rund um elektronische Rechnungen wie ZUGFeRD oder XRechnungen verpflichten.

Mit Einführung von E-Invoicing Marktvorteile nutzen

„Da dieses Gesetz allerdings auch die Dienstleister und Zulieferer der genannten Institutionen betrifft, muss sich auch der Rest des Marktes anpassen“, so . „Fortschritte in diesem Bereich erbringen in den nächsten Monaten deutliche Marktvorteile“, Myrko Rudolph, Geschäftsführer der exapture GmbH und Experte für Digitalisierung. Gemeinsam mit der BCT Deutschland GmbH, Software-Entwickler für Intelligent Document Technology und Enterprise Information Management, präsentiert exapture eine neue Softwarelösung für den reibungslosen Übergang von analogen zu digitalen Workflows in der Rechnungsverarbeitung – und das Cloud-basiert.      

Umstellung der altbewährten Prozesse ist notwendig

Elektronische Rechnungen bieten eine Reihe von organisatorischen und finanziellen Vorteilen. Dennoch ergab eine Umfrage vom Fraunhofer Institut und Comarch aus dem Jahr 2019, dass ausschließlich knapp die Hälfte der rund 700 teilnehmenden deutschen Unternehmen E-Payment nutzt. „Als Hauptgrund lässt sich eine elementare Skepsis gegenüber neuen Technologien herausstellen“, weiß Rudolph. „Vor allem die Umstellung der altbewährten Prozesse verlangt ein Ausbrechen aus der Komfortzone, zu dem sich viele Mitarbeiter, aber auch Entscheider nicht bereit zeigen.“

70 Prozent geben genau dies als größte Hürde bei der Einführung von E-Invoicing-Lösungen an, jeder Zweite fürchtet Probleme bei der Integration in die bestehende IT-Struktur (Ibi research: E-Government im kommunalen Bereich; 2018). „Intelligent Document Technology Systeme allerdings lassen sich viel besser mit bestehender Rechnungsbearbeitungssoftware verbinden als bekannt. Sie sind auf Adaption ausgelegt“, erklärt Rudolph. „Zudem besteht die Möglichkeit, dieses Problem komplett zu umgehen – durch Auslagerung in eine Cloud.“ Separate Behandlung der Rechnungsabwicklung beschränkt die Implementierung im existierenden System auf einige wenige Kontaktpunkte, wodurch die gesamte Umstellung deutlich schneller vonstattengeht.     

E-Invoicing: Input effizient verwalten

In der Cloud operiert das intelligente System eCapture-as-a-Service von BCT rund um die Uhr und verarbeitet alle eingehenden Rechnungen. „Dabei erweist sich Vielseitigkeit als notwendig. Es lassen sich Daten aus jeglichen Dokumenten, egal ob strukturiert, semi-strukturiert oder unstrukturiert herausnehmen“, ergänzt Khaled Daftari, Partner Manager für die DACH-Region bei BCT. Dadurch, dass so eine Vielzahl zeitaufwändiger, manueller Prozesse entfällt, gestaltet sich der gesamte Arbeitsablauf deutlich effizienter. Doch selbst bei bereits vollständiger Umstellung auf E-Invoicing im eigenen Unternehmen können Partner oder Kunden immer noch auf analoge Rechnungsabwicklung setzen. In einem solchen Fall kommt die scan2data-Lösung von exapture ins Spiel.

„Mithilfe eines Scanners lassen sich die Informationen von einer Rechnung auf Papier extrahieren und in dynamische Daten umwandeln“, erläutert der Experte. „Dies bietet große Vorteile gegenüber einer klassischen Hardcopy: Alle relevanten Angaben lassen sich automatisiert in das cloudbasierte Rechnungssystem einspeisen und für weiterführende Geschäftsprozesse verwenden.“

So entsteht eine Zentralisierung der wichtigsten Informationen und eine einheitliche, ERechV-konforme Strukturierung selbiger – inklusive der verpflichtenden Dokumentation aller automatisierter Verfahren. Das Zusammenspiel beider Lösungen deckt somit das gesamte Spektrum der Rechnungsabwicklung ab und bündelt sowohl analog als auch digital eingehende Daten an einem Ort.   

Von Schneckenpost zu High-Speed-Data

Zugriff, Bearbeitung und Versendung in Echtzeit spielen im digitalen Zeitalter eine immer prominentere Rolle – diese Entwicklung macht auch vor dem Rechnungswesen nicht halt. Frei nach dem Motto „Zeit ist Geld“ setzen Unternehmen in allen Geschäftsbereichen auf schnelle Prozesse. Doch die Vorteile von E-Invoicing enden natürlich nicht an dieser Stelle, weiß auch Myrko Rudolph: „Alleine die Kostenersparnis aufgrund des verringerten Papierverbrauchs und auch des Wegfallens von Porto-Zahlungen erweist sich als enorm. Zudem steigert sich die Effizienz, sowohl der Rechnungsprozesse als auch aller davon abhängigen Schritte.“

Auch die Fehleranfälligkeit schrumpft auf ein Minimum: Durch die automatisierte Bearbeitung lassen sich Übertragungsfehler sowie Dopplungen vermeiden. Von den Behörden geforderte Konformität wird ausnahmslos eingehalten und die Prozesse finden auf Grundlage der neusten Datenschutzrichtlinien statt.

„Die Zeit der unübersichtlichen Aktenstapel ist endgültig abgelaufen. Einfache Implementierung, unzählige Vorteile und nicht zuletzt die Möglichkeit, auf effiziente Art und Weise zu digitalisieren, prägen die Zukunft nicht nur der Rechnungs-, sondern der gesamten Dokumentenverwaltung in der Cloud – und wer bei dieser Entwicklung nicht Schritt hält, bleibt auf der Strecke“, so Rudolph abschließend. (sg)

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