E-Procurement: Mit Social-Media-Tools auf der Überholspur

Ein Boom sieht anders aus: In etwa zwei Dritteln der deutschen Unternehmen werden weniger als die Hälfte der Kataloggüter über E-Tools bestellt obwohl sich so Prozesskosten um 25 bis 30 Prozent reduzieren ließen. Auch bei Ausschreibungssystemen, Auktionstools, Lieferantenbewertungssystemen und IT-basiertem Supply Chain Management sehen die Nutzungszahlen alles andere als gut aus. Die Lage beim Online-Einkauf im B2B-Bereich hat auch der Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. in seinem „Stimmungsbarometer E-Procurement“ ausführlich dokumentiert.

Immerhin liegt die niedrige Nutzungsquote nicht an der Unzufriedenheit der Benutzer. Im Gegenteil: Die Befragten schätzen die Servicequalität der Tools überwiegend als „hoch“ bis „sehr hoch“ ein. Auch was die möglichen Einsparungen betrifft, sind die Erwartungen und tatsächlichen Ergebnisse ausgesprochen positiv.

Nutzerakzeptanz von Anfang an

Warum trotzdem das Potenzial des E-Procurements nicht genutzt wird, hat viele Ursachen. So starten viele entsprechende Projekte unter großem wirtschaftlichen und zeitlichen Druck. Darunter leidet die sorgfältige Konzeption mit allen Prozessbeteiligten. Besonders häufig werden die „einfachen Nutzer“ nicht von Anfang an in die Planung mit einbezogen. Das rächt sich später, weil wichtiger Input aus der praktischen Anwendung nicht in die Lösung einfließt. Damit ist eine spätere, niedrige Nutzerakzeptanz vorprogrammiert, was zumindest teilweise die beschriebenen Probleme erklärt. Insbesondere für eine intuitive Bedienbarkeit ist also ein Konzept, dass sich an den täglichen Bedürfnissen der User orientiert, ausgesprochen wichtig.

Planung ist also auch in diesem Bereich alles: Zu den Voraussetzungen für sinnvolle Konzepte gehören eine strukturelle Optimierung und Vereinheitlichung der Materialgruppen, die Klärung von Verantwortlichkeiten und eine eventuell erforderliche Anpassung der Organisationsstruktur. Außerdem muss sich der Einkauf entscheiden, ob er nur Einkaufsmitarbeiter, alle Bedarfsträger oder eine dezentrale Gruppe geschulter Mitarbeiter zu Nutzern eines E-Procurement-Systems machen möchte.

Ein weiterer wichtiger Punkt betrifft das Sortiment. So stellt sich Frage, ob das Vollsortiment der Lieferanten, ein kleines, auf Standardisierung ausgerichtetes Kernsortiment oder warengruppenspezifische Komplettsortimente angeboten werden sollen. 

Auch der genaue Ablauf des elektronischen Einkaufs sollte in der Konzept-Phase auf den Prüfstand. Unter Umständen müssen bestehende Unterschriften- und Genehmigungsrichtlinien dafür verändert oder komplett abgeschafft werden. So ist es denkbar, dass Budgets bereits zweckgebunden reserviert und von den Bedarfsträgern jeweils einzeln abgerufen werden. Trotz all dieser Überlegungen in der Planungsphase sollten E-Procurement-Projekte niemals als abgeschlossen betrachtet werden. Diese sind dynamisch und leben weiter, sie müssen weiterentwickelt und permanent optimiert werden.

E-Procurement trifft Social Media

Damit eine Weiterentwicklung und ständige Verbesserung funktionieren kann, müssen auch die Informations- und Kommunikationssysteme darauf abgestimmt sein. Insbesondere wenn diese gezielt für die interne Kommunikation genutzt werden, entfalten sie ihr ganzes Potenzial. So lassen sich schnell Schwachstellen eines Systems identifizieren und abstellen. Die von der Implementierung Betroffenen wissen diese Offenheit zu schätzen und werden gerne ihr Feedback über die entsprechenden Kanäle weitergeben. Ideal dafür geeignet sind Social Networks, die in diesem Fall besser als Professional Networks bezeichnet werden. In diese können Mitglieder zur Gruppenteilnahme eingeladen werden und bekommen dadurch die Möglichkeit, auf unterschiedliche Weise miteinander zu kommunizieren. Damit lassen sich Arbeitsgruppen, Abteilungen, verschiedene Bereiche und Projektteams auf einfache und transparente Weise unterstützen. Gleichzeitigt entsteht eine Dokumentation der unternehmensinternen Strukturen.

Der Mehrwert eines solchen Netzwerkes ist umso höher, je dezentraler eine Organisation aufgestellt ist und je stärker international verteilt die Strukturen sind. Best Practises lassen sich dadurch auch in Unternehmen, in denen der Einkauf hunderte Mitarbeiter umfasst problemlos über Ländergrenzen hinweg austauschen. Transparenz mit Blick auf Strukturen, Zuständigkeiten, Teams und Mitarbeiter sowie ein effizientes IT-basiertes Wissensmanagement sind weitere Vorteile dieses Ansatzes. Dass diese Vorteile durchaus geschätzt werden, zeigt eine von T-Systems Multimedia Solutions und dem Lehrstuhl für Betriebswirtschaftslehre und Industriebetriebslehre an der Julius-Maximilians-Universität Würzburg durchgeführte Studie. So liegt die Zustimmung zu Social Media im Einkauf bei Unternehmen mit über 2000 Mitarbeitern bei rund 44 Prozent, während es bei kleinen Firmen gerade einmal 27 Prozent sind.

Dabei kann ein Professional Network im Einkauf sogar die zentrale Plattform bilden, über die sich ein Einkaufsmitarbeiter täglich mit seinen Kollegen verbindet und über die er seine Kommunikation und seine Arbeit organisiert. Ein solches Einkäufercockpit – wie es zum Beispiel T-Systems Multimedia Solutions empfiehlt – ist dazu idealerweise mit internen und externen Datenbanken und elektronischen Marktplätzen vernetzt. Wie gelungen diese Daten- und Prozessdurchgängigkeit hergestellt werden kann, entscheidet über Erfolg oder Misserfolg des Systems. Daneben ist jedoch – wie beim E-Tool selbst – die einfache Bedienbarkeit ein wichtiger Faktor. Nur wenn beide Faktoren ausreichend berücksichtig werden, ist der Erfolg einer solchen Gesamtlösung garantiert.

Autor: Dietmar Spehr, freier Autor

Mehr Infos unter www.t-systems-mms.com