E-Signaturen: 3 Schritte zur Optimierung der Prozesse

E-Signaturen sind das Gegenstück zur handschriftlichen Unterschrift in der digitalen Welt. Die Echtheit einer elektronischen Signatur wird – anders als bei der herkömmlichen Unterschrift – nicht durch das Schriftbild gewährleistet, sondern durch verschlüsselte digitale Daten, die einem PDF-Dokument beigefügt sind. E-Signaturen können in nahezu allen Bereichen die handschriftliche Unterschrift ersetzen. Aus rechtlicher Sicht werden E-Signaturen in drei verschiedene Standards unterteilt, die sich jeweils in Rechtsgültigkeit und Beweiskraft unterscheiden:

• die einfache elektronische Signatur (EES)
• die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) und
• die qualifizierte elektronische Signatur (QES).

1. Einstiegshürden bei E-Signaturen geringer als angenommen

Fehlende zeitliche, finanzielle oder personelle Ressourcen – das sind häufige Hürden, die eine Digitalisierung im Mittelstand blockieren. In Bezug auf die E-Signaturen lassen sich solche Bedenken aber leicht zerstreuen. Die Umstellung auf elektronisches Unterschreiben ist mit denkbar wenig Aufwand verbunden. Anders als häufig angenommen ist für die Erstellung sicherer E-Signaturen kein Kartenlesegerät notwendig.

Seit der Umsetzung der eIDAS-Richtlinie können rechtsgültige E-Signaturen auch online (per Fernsignatur) erstellt werden. Nicht einmal eine Software muss installiert werden: Viele E-Signatur-Anbieter ermöglichen das Unterschreiben auf ihrer Online-Plattform. KMUs können E-Signaturen zunächst im kleinen Rahmen testen und so das finanzielle Risiko minimieren. Bei manchen Dienstleistern ist nicht einmal ein Abonnement vonnöten – die E-Signaturen können pro Stück abgerechnet werden.

2. Den richtigen E-Signatur-Standard wählen

Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) bietet vor Gericht die höchste Beweiskraft. Doch für viele Anwendungen sind auch niedrigere E-Signatur-Standards, die unkomplizierter zu erstellen sind, völlig ausreichend. Gerade für KMUs lohnt es sich, jeden Anwendungsfall zu prüfen. So ist die einfache elektronische Signatur (EES) beispielsweise gut geeignet, um Bestellungen zu unterschreiben, und kann die Abläufe im Einkauf erheblich vereinfachen.

Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) lässt sich sehr gut für Kaufverträge im B2B-E-Commerce einsetzen oder um die Zusammenarbeit mit Partnern wie Versanddienstleistern zu regeln. Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist für Branchen mit hohen Compliance-Anforderungen, beispielsweise Versicherungen, geeignet und kann dort die handschriftliche Unterschrift ersetzen.

3. E-Signaturen in CRM-Systeme optimal einbinden

Mit E-Signaturen lassen sich Prozesse im E-Commerce deutlich optimieren. Anstatt von Medienbrüchen – wie durch das Ausdrucken – ergibt sich ein einheitlicher digitaler Workflow. Um hier das volle Potenzial zu nutzen, lohnt es sich, die E-Signatur direkt in vorhandene Systeme einzubinden. Viele E-Signatur-Anbieter stellen beispielsweise Integrationen für CRM-Systeme wie Hubspot bereit. Das Ergebnis sind kürzere Bearbeitungszeiten, schnellere Vertragsabschlüsse und dadurch häufig auch mehr Umsatz im E-Commerce. (sg)

Über den Autor: Luc Lippuner ist Content & Communications Manager bei der Skribble AG. Das Unternehmen mit Sitz in Zürich ist Lösungsanbieter für digitale Signaturen.

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