Effizienteres Zeitmanagement für Freiberufler – So geht’s wirklich

Wer sich als Selbstständiger oder Freiberufler bezeichnen darf, steht in direkter Verantwortung für das monatliche Einkommen. Auch im E-Commerce spiegelt sich die erbrachte Arbeitsleistung unmittelbar im Gehalt wider. Entsprechend groß ist der Wunsch, möglichst effizient mit der eigenen Zeit umzugehen und in kurzer Zeit viel Geld zu verdienen. Doch welche Tipps lassen sich dafür wirklich in die Tat umsetzen? Alle bedeutenden Aspekte nehmen wir in diesem Artikel unter die Lupe.

Die persönliche Arbeitskraft einteilen

Wir alle haben pro Tag nur eine ganz bestimmte Menge an Energie zur Verfügung, die wir in unsere Arbeit stecken können. So groß der Wunsch auch sein mag, sich mit voller Leistung zu den nächsten Zielen zu schwingen – irgendwann sind wieder die natürlichen Grenzen erreicht. Umso wichtiger ist es, die Stunden der besonders hohen Produktivität genau zu kennen. Bei den meisten Menschen liegen diese am späten Morgen bis zur Mittagszeit und am Nachmittag. Während wir in einigen Monaten dazu in der Lage sind, etwas über unser Pensum zu arbeiten, wird zu anderen Zeiten wiederum ein höheres Maß an Erholung benötigt. Hier gilt es, das richtige Gleichgewicht zu bewahren, um sowohl ein unzureichendes Arbeiten als auch den Burnout zu vermeiden.

Doch auch die sonstigen Stunden des Tages müssen aus dem Grund nicht verschwendet werden. Vielmehr bietet sich die Möglichkeit, durch eine kluge Abwechslung immer wieder neue Kraft zu schöpfen. So kann zum Beispiel auf eine geistige Arbeit eine körperlich eher anstrengende Aktivität folgen. Dennoch ist es auch bei dieser zweiten Aufgabe noch immer möglich, mit vieler Konzentration und hohem Tatendrang an die Sache heranzugehen. Wer das persönliche Muster zu mehr Effizienz erst einmal gefunden hat, kann dies zu einer dauerhaften und nützlichen Routine werden lassen.

Die Organisation vereinfachen

Zu den Arbeiten eines Freiberuflers zählt aber nicht nur das Bearbeiten von Aufträgen. Auf der anderen Seite gibt es die Seite der Bürokratie und Organisation des Unternehmens, die viel Zeit in Anspruch nimmt. Da diese Aktivitäten nicht direkt für die Generierung des Einkommens verantwortlich sind, lohnt es sich ungemein, die Sache hier zu vereinfachen. Ein dankbares Beispiel hierfür ist das Rechnungswesen, unter dem viele Freiberufler ächzen. Dabei stehen inzwischen auch im Internet Rechnungsvorlagen für Freiberufler zur Verfügung, in die nur noch ein paar persönliche Daten eingesetzt werden müssen. So ist es am Ende ein leichtes, mit kurzem Zeitaufwand zu großartigen Ergebnissen zu gelangen.

Auch der Einsatz einer kompletten Buchhaltungssoftware ist hier eine Überlegung wert. Dies liegt daran, dass viele Prozesse im Unternehmen auf diese Art und Weise vereinfacht werden können. Dies gilt vom Einkauf der Produkte über den Verkauf bis hin zum Verbuchen des Gewinns. Und auch bei der Steuer, die am Ende des Jahres erledigt werden muss, stellt sich auf diese Weise eine klare Zeitersparnis ein. Umso mehr Zeit kann im Anschluss für all jene Aktivitäten aufgebracht werden, welche direkt für den Aufbau des monatlichen Einkommens und das Wachstum des Unternehmens verantwortlich sind. Effizienz ist auf diese Weise gut zu steigern.

Überblick dank Zeitslots bewahren

Mit vollem Fokus an einem einzigen Projekt arbeiten? Für Freiberufler ist dies oft nicht möglich. Für das richtige Management der einzelnen Zeitslots lohnt es sich, einen Wochenplan zu erstellen. Damit ist klar, wann der mentale Fokus auf Projekt A zu liegen hat und zu welchem Zeitpunkt die Projekte B und C an der Reihe sind. Wer hingegen versucht, mit fünf oder mehr Aufgaben gleichzeitig zu jonglieren, sorgt damit für unnötigen Stress. In diesem Fall hilft das Gesetz des Ersetzens weiter: Bevor ich etwas Neues anfange, muss das alte Projekt komplett abgeschlossen sein.

Prokrastination vermeiden

Jeder von uns neigt in gewissem Maße zu Aufschieberitis. Daher ist es so wichtig, den Tag immer mit der wichtigsten Aufgabe zu beginnen. Kleinere Tätigkeiten, die etwas mehr Spaß machen und weniger dringlich sind, können zur Auflockerung verwendet werden.

Andere setzen auf einen Ortswechsel, um der Aufschieberitis Herr zu werden. Fokussessions, zum Beispiel in einem Café oder der örtlichen Bibliothek, sind außerhalb der eigenen vier Wände leichter zu bewältigen. Sollte all dies noch nicht ausreichen, gibt es diverse praktische Apps zur Selbstkontrolle, welche die Ablenkung reduzieren und für mehr Fokus sorgen.

Nächster Schritt zum Unternehmen

Doch wie lassen sich die dringend bevorstehenden Aufgaben am schnellsten lösen? Ein sicherer Weg ist in dem Fall die nächste Erweiterung des eigenen Geschäfts. Wer dazu in der Lage ist, verschiedene Dinge an Mitarbeiter zu delegieren, kann sich selbst den entscheidenden Prioritäten widmen. Zugleich bietet sich die Möglichkeit, das gesamte Kleinunternehmen und damit auch den Gewinn erfolgreich zu skalieren. Auf diese Weise passt sich der Ertrag immer genau den eigenen Vorstellungen an.

Für viele Selbstständige stellt die Einstellung des ersten Mitarbeiters einen ganz besonderen Schritt dar. Schließlich ist von nun an die Verantwortung auf mehrere Schultern verteilt. Andererseits stößt das natürliche Wachstum schneller an seine Grenzen, wenn jede Arbeit noch vom Chef persönlich erledigt werden muss. Unter diesem Gesichtspunkt kann es also eine sehr sinnvolle Wahl sein, weitere Personen mit in den engsten Kreis zu holen. Langfristig verbirgt sich dahinter die Möglichkeit, auch gegenüber der Konkurrenz in der Branche aufzuholen und damit die nächsten Schritte in die richtige Richtung zu gehen.