EU-Länder führen elektronisches Invoicing ein

Am 18. April 2019 werden alle EU-Staaten einen weiteren Schritt in Richtung E-Invoicing gehen. Dies ist der Stichtag für die Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU. Von da an müssen sämtliche Verwaltungskörperschaften in Europa in der Lage sein, zumindest im Fall von öffentlichen Aufträgen strukturierte E-Rechnungen von ihren Auftragnehmern zu empfangen. 

Eine aktuelle Studie von Comarch und Fraunhofer zeigt den aktuellen Stand von den Top-700-Unternehmen in Deutschland bei der Umstellung auf digitale Rechnung. In den letzten Jahren hat sich ein branchenübergreifender Trend hin zur Digitalisierung des papiergebundenen Rechnungsverkehrs herausgebildet. So können Regierungen mehr Kontrolle über die Mehrwertsteuererhebung ausüben, für Unternehmen ist es eine Möglichkeit, ihre Buchhaltung effizienter und kostengünstiger zu gestalten.

In  Lateinamerika ist die E-Rechnung derzeit am weitesten verbreitet, nicht zuletzt, weil dort die Anzahl an Unternehmen, die zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet sind, am höchsten ist. In den meisten lateinamerikanischen Ländern gilt dies seit ein paar Jahren vor allem für den Rechnungsaustausch mit öffentlichen Verwaltungseinrichtungen. In Bolivien und Kolumbien wird die e-Rechnungspflicht zudem auf weitere Unternehmensarten ausgeweitet mit dem Ziel, Papierrechnungen vollständig abzuschaffen.

In der EU wird es jetzt ernst

Ab dem 18. April müssen nach Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU sämtliche Verwaltungskörperschaften von EU-Mitgliedsstaaten in der Lage sein, im Fall von öffentlichen Aufträgen strukturierte E-Rechnungen von ihren Auftragnehmern zu empfangen. In einigen Mitgliedstaaten ist der elektronische Rechnungsaustausch bereits Pflicht bei sämtlichen Transaktionen mit dem öffentlichen Sektor. So haben die Regierungen Belgiens, Spaniens und der Niederlande eigens zu diesem Zweck bereits die Einführung entsprechender E-Invoicing-Plattformen beschlossen. Inspiriert von den Erfolgen und positiven Erfahrungen Lateinamerikas hat Italien als erstes EU-Land am 1. Januar 2019 eine E-Invoicing-Pflicht für B2B-Transaktionen eingeführt. Die Maßnahmen in Bulgarien und Rumänien zur Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU sind der EU-Kommission nach eigener Aussage nicht bekannt.

Globale Projekte, lokale Herausforderungen

Internationale Unternehmen befinden sich nun in einer besonders schwierigen Lage, denn sie müssen den verschiedenen Lösungen gerecht werden, die von den einzelnen Mitgliedstaaten zur Einhaltung der E-Invoicing-Richtlinie eingeführt wurden. Bei der Etablierung entsprechender effizienter Geschäftsabläufe bedarf es einer dynamischen Anpassung an die landesspezifischen Anforderungen und Vorschriften in Bezug auf Dokumentenformate, digitale Signaturen und den Einsatz bestimmter Kommunikationskanäle zum Austausch mit den Regierungsplattformen.

Rechtskonformität führt zum Erfolg

Die Anpassung der eigenen Lösungen an die lokalen Anforderungen und Rechtsvorschriften bezüglich der Ausstellung und Archivierung digitaler Rechnungen stellt für internationale Unternehmen eine Herausforderung dar. So wurden in Brasilien drei verschiedene Arten von E-Rechnungen eingeführt, während Portugal auf den Einsatz zertifizierter E-Invoicing-Software besteht. Italien wiederum verlangt die Verwendung des landesspezifischen Rechnungsformats Fattura XML sowie die Anbindung von Unternehmen an die regierungseigene SDI-Plattform. In Taiwan und der Türkei beispielsweise ist die elektronische Rechnungsstellung dagegen nur für bestimmte Branchen Pflicht.

PEPPOL und nationale E-Invoicing-Plattformen

Um weltweit tätigen Unternehmen die Einführung von E-Rechnungen für Transaktionen mit dem öffentlichen Sektor zu erleichtern, übernehmen einige Länder den CEN-BII-Standard (Business Interoperability Interfaces for Public Procurement in Europe), der vom Europäischen Komitee für Normung (CEN) entwickelt wurde. Die europäische Nicht-Gwinn-orientierte Organisation PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) hat auf Basis von CEN BII eine Reihe technischer Spezifikationen definiert, die in bestehenden Lösungen und Services für elektronische Beschaffung und Kommunikation implementiert werden können, um diese miteinander kompatibel zu machen.

Mit Peppol wird also den Versand elektronischer Dokumente standardisiert und so die effiziente Kommunikation mit sämtlichen beteiligten Verwaltungseinrichtungen in der EU im Rahmen öffentlicher Aufträge erleichtert. Auch Schweden und Kroatien, wo der Einsatz elektronischer Rechnungen für B2G-Transaktionen jeweils ab April und Juli 2019 verpflichtend sein werden, kündigten vor Kurzem die baldige Einführung einer auf PEPPOL basierenden E-Invoicing-Lösung an. 

E-Invoicing in den 700 größten deutschen Unternehmen

Für die Studie „Papierloses Büro und E-Invoicing in Deutschlands Top-700-Unternehmen: Status Quo, Pain Points und Erfolgsfaktoren“ hat Comarch zusammen mit dem Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) 200 der 700 größten Unternehmen in Deutschland befragt und die Ergebnisse analysiert.  Zwei Drittel der befragten Unternehmen haben E-Invoicing im Einsatz, bei Unternehmen mit über 10.000 Geschäftspartnern steigt der Wert auf fast 69 Prozent an.

Wird dies über die Branchensegmente verteilt betrachtet, so sind die meisten Unternehmen den Branchen Industrie und Handel zuzuordnen. Bei der Betrachtung von Unternehmen mit mehr als 10.000 Geschäftspartnern stellen diese beiden Branchensegmente fast 50 Prozent der Unternehmen mit E-Invoicing. Bei einem knappen Drittel der deutschen Top-Unternehmen erfolgt die Rechnungsbearbeitung auch auf dem Medium Papier. Bei weiteren 33 Prozent der Unternehmen werden auch E-Mail beziehungswese PDF per E-Mail genutzt. Die Nutzung weitergehender Kanäle, wie EDI, Portal oder ZUGFeRD kommt bei 35 Prozent der Unternehmen zum Einsatz.

Über Comarch E-Invoicing 

Comarch E-Invoicing ist eine Lösung zum sicheren Austausch von elektronischen Belegen. Kunden wie TÜV Süd, REWE, Metro und viele weitere große Unternehmen setzen auf Comarch E-Invoicing zum Versand ihrer digitalen Rechnungen. Eine schnelle und sichere Übertragung qualitativ höherwertiger Daten ist die Grundlage für effizientere Entscheidungsfindung, verbesserte Nachverfolgbarkeit und Kostensenkung. Comarch E-Invoicing bietet dafür zuverlässiges Onboarding aller Partner und Lieferanten sowie Full-Service-Betreuung für internationale Projekte und einen weltweit rechtskonformen Rechnungsversand.  (sg)

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