Fallbeispiel: Conject richtet eine virtuelle Kaffeeküche ein

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on xing
Share on whatsapp
Share on email
Share on print

Fallbeispiel: Conject richtet eine virtuelle Kaffeeküche ein

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on xing
Share on whatsapp
Share on email
Share on print

Die weltweit verteilte Vertriebsmannschaft unterstützt sich in der Social Networking-Umgebung von Salesforce Chatter gegenseitig, spontan und effizient.

Gute Tipps, hilfreiche Kommentare, implizite Warnungen, wichtige Anregungen: Üblicherweise bekommt man die von Kollegen über den Schreibtisch hinweg, beim spontanen Plausch in der Kaffeeküche oder durch spontane Unterhaltungen im Team. In aller Regel sind solche Informationshappen besonders gut verwertbar und erweisen sich nicht selten als entscheidender „Wettbewerbsvorteil“ beim potentiellen Kunden oder Geschäftspartner.

Was aber, wenn ein Teil des Teams an anderen Standorten arbeitet? Man selber nur zwölf der insgesamt 45 Kollegen kennt, geschweige denn, weiß, was die anderen können und erlebt haben? Die Kollegen zwei Drittel der Zeit im Home Office arbeiten oder ständig unterwegs sind? Klar, Jeder kann Jedem eine E-Mail schreiben oder auf dem Handy anrufen. Vorausgesetzt: man weiß, was man eigentlich vom Gegenüber hören will und welche Kenntnisse und Erfahrungen die entsprechende Person überhaupt hat. Und das ist die Krux.

Open Space greift nur lokal

Die Bedeutung des informellen Austauschs unter Kollegen hat Softwarehersteller Conject schon lange erkannt. Der Spezialist für Immobilien Lifecycle Mangement setzt bereits seit seiner Gründung vor zehn Jahren in Sachen Büroräume auf das Open Space-Konzept. Alle, inklusive des  Managements oder der Partnergruppe, sitzen in einem Raum, man weiß und hört viel von einander, tauscht sich ständig aus.

Soweit zur Belegschaft in der Münchner Hauptniederlassung. Was die Kollegen an den anderen sieben, zum Teil internationalen Standorten betrifft, so gestaltet sich der spontane Austausch naturgemäß etwas schwieriger. Da conject den globalen Markt bedient, sind viele Kollegen ständig auf Reisen. Sie betreuen die über 65.000 Kunden in 35 Ländern, Bauträger und Makler genauso wie DAX-AGs mit einer eigenen Immobiliengesellschaft. Die Kunden wickeln ihr gesamtes Immobiliengeschäft – von der Planung und Realisierung bis hin zur Vermarktung und Verwaltung im laufenden Betrieb – über die Software von Conject ab. Dazu kommt, dass das ehemalige Start-Up mittlerweile an einem Geschäftsvolumen angelangt ist, bei dem die Effizienz ganz wesentlich von der Art und Weise abhängt, wie die Teams miteinander komCunizieren und arbeiten.

Bedarf an virtuellem Treffpunkt

Es entwickelte sich also folgende Anforderung: eine Plattform für den spontanen, informellen Austausch unter Mitarbeitern schaffen, die sich teilweise kaum zu Gesicht bekommen und deshalb auch nicht die Expertise und Erfahrungen der Kollegen kennen. Und wenn möglich, sollten sie auch noch collaborativ miteinander arbeiten können. Ohne die Notwendigkeit, sich in langen E-Mail-Ketten zu verheddern oder die Mobil-Box der Kollegen wiederholt zu besprechen.

Eine organisatorische Aufgabe, die CEO und Mitgründer Martin Reents für so wichtig hielt, dass er sich ganz persönlich darüber den Kopf zerbrach. „Wir wollten das Konzept unseres Großraumbüros ins Internet übertragen“, erzählt er. „Kollegen, die sich sonst einmal im Jahr zur Weihnachtsfeier begegnen, sollten sich spontan austauschen und in virtuellen Gruppen zusammenschließen können.“ Der Gedanke an ein unternehmensinternes, soziales Netzwerk lag an dieser Stelle sehr nahe.

„In der Bau- und Immobilienbranche sind wir es gewöhnt, uns mit vielen verschiedenen Projektteilnehmern zu vernetzen“, ergänzt Martin Reents. Facebook und Twitter seien – nach dem persönlichen Erstkontakt – hier sehr verbreitete Kommunikationskanäle. Zuerst dachte conject an ein „Facebook für Unternehmen“, gesichert selbstverständlich und nur für autorisierte Personen zugänglich. Eine browserfähige Lösung, allein für die vernetzte, informelle Kommunikation der Mitarbeiter. Mit der Entscheidung für Salesforce Chatter hat Conject tatsächlich jedoch noch mehr erreicht: Die gesicherte soziale Plattform für teamübergreifende Zusammenarbeit ist direkt mit der Kundenbeziehungsmanagement (CRM) Lösung von salesforce.com, der so genannten Sales Cloud, verknüpfbar. Diese nutzt das Vertriebsteam von Conject bereits seit mehreren Jahren.

„Der Vorteil war: a), brauchten wir keine zusätzliche Software, die wir implementieren, hosten und an dessen Oberflächenführung wir uns erst gewöhnen mussten und b), was noch wichtiger ist: unsere Leute können in Chatter auf die im CRM angelegten Kundenaccounts, Opportunities oder Leads gehen und praktisch gleich „vor Ort“ Ihre Kommentare abgeben“, erklärt der CEO Reents. Damit ist das soziale Netzwerk direkt mit allen Daten rund um die Kunden verwoben und steht nicht als getrenntes Kommunikationswerkzeug allein im Raum. Diese Funktion erhöht laut Martin Reents auch die Benutzerakzeptanz von Chatter bei den Vertriebsmitarbeitern, die seit März 2010 mit der Lösung arbeiten. Ein wichtiger Punkt, leben soziale Netzwerke doch von einer regen und kontinuierlichen Beteiligung.

Kollegen-Know how und zweckgebundene Projektgruppen

Die persönlichen Profile, die die Vertriebsmitarbeiter von Conject in Chatter anlegen, beinhalten neben einem Foto auch Informationen über ihre spezielle Kenntnisse und Erfahrungen. Damit macht das soziale Netzwerk üblicherweise verborgenes Wissen transparent. Die Kollegen können sich ein Bild machen, wen sie bei einer bestimmten Frage am besten anschreiben. Die virtuelle Community erfüllt also nebenbei auch Aufgaben eines Mitarbeiterverzeichnisses. Die Mitarbeiter können in Salesforce Chatter jederzeit Gruppen für bestimmte Projekte ins Leben rufen, die sie dann nur den daran beteiligten Kollegen zugänglich machen. Innerhalb einer solchen Gruppe können sie zeitgleich an gemeinsamen Dokumenten arbeiten.

Symbole und Filter für gezieltes Lesen

Mit themenbezogenen Symbolen kann die Vertriebsmannschaft ihre Kurzkommentare zudem kennzeichnen, was deren Filterung ermöglicht. Beispielsweise werden Opportunities mit einem Münzsymbol oder Ideen mit einer Glühbirne markiert. Weitere Filtermöglichkeiten ermöglichen es den Kollegen, solchermaßen vorstrukturierte Feeds noch schneller lesen zu können. So haben sie die Möglichkeit, die Beiträge zum Beispiel nach ihrer Art, ihrer Dringlichkeit (angegeben durch den Verfasser), nach ihrem Absender oder ihrer Aktualität zu sortieren.

Qualität der Kommunikation

Die Kommentare in Chatter, die sogenannten Statusmeldungen, können vieles beinhalten, seien aber niemals oberflächlich. „Chatter ist ein offener virtueller Raum“, bestätigt die Kommunikationschefin von Conject, Elke Tonscheidt. „Im Grunde kann Jeder Jedem „followen“, was eine hohe Transparenz und damit auch Verantwortung hinsichtlich der eigenen Kommunikation schafft.“ Typische Beiträge sind Kurzkommentare wie „Herr Holzmann ist übrigens gar nicht mehr bei dem Kunden, wußtest Du das?“ oder „Die haben jetzt einen neuen CEO, Marc hatte da schon erste Tuchfühlung“ oder „Bin morgen in Dubai bei Jürgen, der ist ja gerade an dem Bohrmann dran.“

Ein weiterer Vorteil bei solcherart wertvollen Hinweisen: sie erfordern keine Antwort, erhöhen dadurch also nicht den Arbeitsaufwand der Vertriebsmitarbeiter. „E-Mails oder Anrufe auf der Mailbox richten sich erst einmal an eine bestimmte Person und verlangen damit nach einem Feedback“, schildert Elke Tonscheidt. „Einen Kommentar in Chatter, auch wenn er sich auf eine bestimmte Opportunity bezieht, ist erst einmal einfach dort zur freien Verfügung abgestellt. Was die Leser, also Kollegen die sich als Follower eingetragen haben, damit machen, bleibt ihnen überlassen.“

„Das ganze Konzept erinnert mich stark an einen Kiosk, an dem man sich frei und ungebunden an Informationsleckerbissen bedienen kann“, ergänzt Martin Reents. „Ein zusätzlicher Arbeitsauftrag manifestiert sich durch die Statusmeldungennicht, das ist ja das Schöne an dieser Art des informellen Austausches.“ Ein wesentlicher Grund, warum das soziale Netzwerk für mehr Effizienz sorgt. Auch die Tatsache, dass sich Chatter gut über das Smartphone nutzen lässt, trägt laut Conject dazu bei.

„Früher konnte ich mir etwa fünf Opportunities am Tag ansehen, um den Kollegen eventuell Hilfestellung oder Informationen zukommen zu lassen“, so Martin Reents, „heute sind das fünfzig. Die Lösung erlaubt mir persönlich die Rolle eines stillen Spielgestalters wie beim Fußball. Wenn ich dagegen die zuständigen Vertriebsmitarbeiter direkt anrufe, fallen die vor Schreck rückwärts vom Stuhl und glauben gleich ein Reporting schicken zu müssen.“  Der CEO nutzt Salesforce Chatter überwiegend  unterwegs über sein iPhone.

Nutzen für das ganze Unternehmen

Neben den Vertriebsmitarbeitern sollen bei Conject auch bald die Kundenberater mit Chatter arbeiten. Diese hätten damit die Möglichkeit, ihr Wissen direkt nach den Gesprächen mit den Kunden ihren Kollegen verfügbar zu machen – und zwar ohne einen zeitaufwändigen formellen Bericht verfassen zu müssen. Auch für die Entwicklungsmannschaft sieht das Unternehmen großen Sinn in der Anbindung an Chatter. Auf diese Weise könnten sie zeit- und kostenschonend selbst in Erfahrung bringen, was da draußen bei den Kunden tatsächlich gebraucht würde.

„Die Lösung kam für uns genau zum richtigen Zeitpunkt“, erklärt Martin Reents. „Wir können Chatter nur weiter empfehlen. Ich bin davon überzeugt, dass Web 2.0-Lösungen im Allgemeinen bald zum klassischen Werkzeugset der Unternehmen für Kommunikation und Zusammenarbeit gehören werden. Die Tools bringen klare Vorteile und haben damit neben E-Mail und Telefon eine fundierte Daseinsberechtigung.“

Mit dieser Einschätzung liegt Martin Reents übrigens voll im Trend. Laut einer Studie zum Thema „Enterprise 2.0“  ist bereits ein Großteil der Konzerne mit der Etablierung einer Enterprise 2.0-Kultur beschäftigt. Die wichtigsten drei Ziele sind dabei die Einbindung des kollektiven Wissens, eine verstärkte Teamvernetzung via Web 2.0-Medien sowie eine umfassendere Einbeziehung der Mitarbeiter bei Entscheidungen.

„Salesforce Chatter transferiert unser Kommunikationskonzept und die Idee, sich über den eigenen Tellerrand hinaus zu vernetzen, auf gelungene Weise in den virtuellen Raum“, bemerkt Elke Tonscheidt abschließend.

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
Share on xing
XING
Share on whatsapp
WhatsApp
Share on email
E-Mail
Share on print
Drucken
avatar
  Abonnieren  
Benachrichtige mich bei
Push-Benachrichtigungen, E-Mails, SMS-APIs: An Kanälen zur Kommunikation mit Ihren Nutzern mangelt es nicht. Doch woher sollen Sie wissen, welcher der richtige ist? Sie alle haben Vor- und Nachteile. E-Mails sind billig, sind allerdings für wichtige Informationen nicht ideal, da ihre Leserate unter 20 Prozent liegt. Push-Benachrichtigungen eignen sich sehr gut für wichtige, zeitrelevante Mitteilungen, erfordern aber den Download einer App. Und der SMS-Versand ist zwar eine sehr zuverlässige Methode zur Informationsübermittlung, verursacht jedoch mehr Kosten pro Nachricht.

Die EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO), die zum 25. Mai 2018 in Kraft tritt, zwingt die gesamte Verarbeitung personenbezogener Daten auf den Prüfstand. Handys der eigenen Mitarbeiter werden dabei möglicherweise zum massiven Problemfall. Denn Firmenkontakte, die auf das Smartphone übertragen werden, können mit den Datenschutzbestimmungen der DSGVO kollidieren. 

Werbung

Top Jobs

Keine Top-Jobs gefunden
Werbung

Redaktionsbrief

Tragen Sie sich zu unserem Redaktionsbrief ein, um auf dem Laufenden zu bleiben.

Werbung
Werbung

Aktuelle Ausgabe

Topthema: Von online zu offline: Warum Online-Marken in den stationären Handel gehen

Euroshop 2020 – für Pure Player ein Muss

Mehr erfahren

Tragen Sie sich jetzt kostenlos und unverbindlich ein, um keinen Artikel mehr zu verpassen!

* Jederzeit kündbar

Entdecken Sie weitere Magazine

Schön, dass Sie sich auch für weitere Fachmagazine unseres Verlages interessieren.

Unsere Fachtitel beleuchten viele Aspekte der Digitalen Transformation entlang der Wertschöpfungskette und sprechen damit unterschiedliche Leserzielgruppen an.