Fallbeispiel: Ein Quantensprung im Großhandel

Der Dental- und Medizin-Großhändler ROOS-Dental setzt mit der kaufmännischen Komplettlösung GS-Office Quantum von Sage auf Wachstum und effiziente Prozesse.

Der Zahnbohrer ist für viele Menschen der Inbegriff des Schreckens. Die meisten Menschen fürchten sich davor und viele haben nur schmerzhafte Erinnerungen an die letzte Begegnung mit dem kleinen, lauten Bohrer. Die wenigsten jedoch wissen, dass so ein Bohrer ein hochsensibles, präzises und sehr leistungsfähiges technisches Werkzeug ist, das den Zahnarzt aber auch den Zahntechniker in den Dental-Laboren täglich bei der Arbeit unterstützt. Die meisten Werkzeuge im Dental-Bereich zeichnen sich dadurch aus, dass sie aus einer Vielzahl an Kleinteilen zusammengesetzt sind und den zahlreichen Reinigungszyklen standhalten müssen.

 Das Mönchengladbacher Unternehmen ROOS-Dental sorgt dafür, dass Zahnärzte und Dental-Techniker für ihre Arbeit stets zuverlässiges Werkzeug zur Verfügung haben – und das gilt nicht nur für Bohrer, sondern für nahezu die gesamte Ausstattung in einer Praxis oder einem Dental-Labor. Nur so können erfolgreich Behandlungen durchgeführt und hochwertiger Zahnersatz hergestellt werden. 40 Mitarbeiter am Standort Mönchengladbach versorgen Kunden in Deutschland, Österreich, der Schweiz, den Beneluxländer, Frankreich, Dänemark, Schweden und den Niederlanden. Dabei baut ROOS-Dental auf jahrzehntelange Erfahrung und große Fachkenntnis.

Vor 39 Jahren gründete das Paar Doris und Manfred Roos das Zwei-Mann-Unternehmen, das heute zu den größten in der Branche gehört. Die Medizinisch-Technische-Assistentin und der Kaufmann und Zahntechniker ergänzten sich dabei ideal. Sehr frühzeitig setzte das Paar bereits auf EDV-Unterstützung bei der Verwaltung der dental-medizinischen Produkte. Als Full-Service-Depot betreibt ROOS Dental einen Reparatur-Service sowie einen Online-Shop für Dental- und Medizin-Produkte. Die Produktpalette von ROOS Dental umfasst mehrere Tausend Artikel – von dem Bohrer über Hygiene-Schränke bis hin zu ergonomischen Stühlen.

Übersicht und Wachstum im Großhandel

Vor einigen Jahren ist das Unternehmen auf die betriebswirtschaftliche Komplettlösung Sage GS-Office umgestiegen und nutzt seit Kurzem die noch leistungsfähigere und umfassendere Variante GS-Office Quantum. „Mit GS-Office Quantum können wir unser Kerngeschäft stärker vorantreiben. Denn die Stärken der Software sind die Module Warenwirtschaft, Auftragsverarbeitung und Finanzbuchhaltung. Genau diese Module brauchen wir“, so Michael Roos, Verantwortlicher für die IT in dem Unternehmen seiner Eltern. Datensätze von rund 25.000 Kunden werden in GS-Office Quantum für ROOS-Dental verwaltet, hinzu kommen weitere 1.500 Kunden der Druckerei. Vor allem die Reparatur-Aufträge der Kunden aus dem Dental-Bereich stellen eine Herausforderung für die Administration dar.

Der Reparatur-Service gehört zu den Hauptdienstleistungen von ROOS-Dental. „Übersicht ist bei der Vielzahl an Geräten und Kleinteilen für uns sehr wichtig. Auch wenn wir beispielsweise nur die Reinigung der Geräte übernehmen, so muss immer klar sein, wann ein Kunde sein Gerät zurückerhalten kann, weil davon auch seine eigene Arbeit abhängt. Dies können wir alles in der Auftragsbearbeitung von GS-Office Quantum abbilden“, beschreibt Michael Roos die Prozesse. Alle Daten zu einem Gerät oder Geräteteil und dem dazugehörigen Vorgang werden im System erfasst. So herrscht zu jeder Zeit Übersicht über die Reparatur-Eingänge und -Ausgänge. Ähnliches gilt für die Warenwirtschaft, in der mehrere Tausend Artikel aus dem Online-Shop erfasst sind. „Von der Stammdatenerfassung über die Vorgangs- und Lagerverwaltung bis hin zum Bestellwesen bietet uns die Warenwirtschaft alle Funktionalitäten, die wir in der täglichen Arbeit benötigen. Besonders gut gefällt uns die leistungsstarke SQL-Datenbank, in die wir unsere Altdaten vollständig übernehmen konnten“, so Michael Roos weiter.

Durch die Leistungsfähigkeit der Datenbank und den Möglichkeiten von GS-Office Quantum lassen sich die internen Handels- und Logistikprozesse noch effizienter als bisher steuern. Aber auch für die Austauschprozesse mit Kunden und Lieferanten bietet GS-Office umfangreiche Exportmöglichkeiten. „Der Datenaustausch mit anderen Systemen funktioniert reibungslos. Ohne großen Aufwand können wir die Daten selektieren und gezielt für den Export vorbereiten. Die Software bietet uns hier eine Vielzahl an Vorlagen, wir haben jedoch die Möglichkeit eigene Formulare zu gestalten oder Exportfilter zu definieren“, so Michael Roos. 

Flexibilität für eine höhere Produktivität

Durch die besonderen technischen Eigenschaften von GS-Office Quantum können 20 Mitarbeiter gleichzeitig im System über eine jeweils individuelle Bedienoberfläche arbeiten. Das System ist dabei so ausgelegt, das die Performance der Software und der Datenbank von der Anzahl der zeitgleich arbeitenden Nutzer unabhängig ist. Das heißt, GS-Office ist bei fünf gleichzeitigen Nutzern ebenso leistungsfähig wie bei 20. Neben der Performance trägt auch die neue übersichtliche, grafische Oberfläche und die zahlreichen Einrichtungsassistenten zu mehr Effizienz bei. Je nach Verantwortungs- bzw. Tätigkeitsbereich im Unternehmen besteht die Option, den Funktions- bzw. Leistungsumfang im Rahmen der Möglichkeiten einer Standardsoftware auf Arbeitsplatzebene anzupassen. Ein Mitarbeiter in der Buchhaltung zum Beispiel erhält so nur den Funktionsumfang angezeigt, der für ihn relevant ist. Dies führt zu einer deutlichen Steigerung der Produktivität, Übersichtlichkeit und Sicherheit. Auf sensible Daten können zudem nur vorab definierte Personen zugreifen.

„Dass wir trotz einem gewissen Grad an Standardisierung so viel selbst anpassen können, ist für uns ein Highlight der Software. Auch die Auswertungsmöglichkeiten lassen sich individuell gestalten. Über den Auswertungsdesigner kann ich mir die benötigten Kennzahlen und Eckdaten auf einen Blick im Cockpit anzeigen lassen und so Handlungsbedarf ermitteln“, beschreibt Michael Roos die Vorzüge der Software.

Service und persönlicher Kontakt

ROOS-Dental steht in regelmäßigem Austausch mit Sage Software, wenn es um die Funktionalitäten der Software oder Schulungen für Mitarbeiter geht. „Ein weiterer Vorteil von GS-Office Quantum, der uns begeistert, ist der TÜV-Zertifizierte Premium-Service. So müssen wir uns nicht um Updates und sonstige Aktualisierungen kümmern, sondern bekommen diese automatisch. Das entlastet im Alltag, weil wir auch zu allen Fragen bezüglich Installation, Upgrade, Funktionen und Bedienung schnell Hilfe bekommen. Dabei ist uns der persönliche Kontakt sehr wichtig, von dem beide Seite profitieren“, beschreibt Michael Roos die Zusammenarbeit mit Sage.

Autor: Viktor Deleski