Fallbeispiel: Eine Lösung die sich rechnet

Das Medizintechnik-Unternehmen Schwarzer GmbH in München setzt auf effiziente Rechnungsbearbeitung via E-Invoicing.

Ordner, wohin das Auge reicht und ständig kommen neue Rechnungen hinzu. Was tun, wenn sich die Papierberge im Archiv stapeln? Gerade Traditionsunternehmen mit einem hohen Aufkommen an Aus- und Eingangsrechnungen klagen häufig über Platznot in den hauseigenen Archiven.

Eine traditionelle Ablage der Rechnungen in Papierform benötigt aber nicht nur viel Raum – der Zugriff auf Dokumente braucht Zeit, die Rechungsbearbeitung ist damit wenig effizient. Zudem erlaubt die Ablage in Ordnern wenig Transparenz in der Bearbeitung. Innovative Unternehmen wie die Schwarzer GmbH in München, ein Spezialist im Bereich der Entwicklung und Produktion medizinischer Messsysteme, stellen daher auf die automatisierte Rechnungsbearbeitung um.

Bei Schwarzer blickt man auf eine siebzigjährige Unternehmensgeschichte zurück. Die Medizintechnik-Firma entwickelt innovative Geräte für die klinische Diagnostik und fertigt diese in Serie. Genauer: unter Anwendung modernster Technologien werden High-Tech-Messsysteme für die Forschungsfelder Herz und Gehirn (Kardiologie und Neurologie) sowie für die Schlafforschung (Somnologie) produziert. Wichtige Entwicklungen waren das erste direkt schreibende 1-Kanal EKG-Gerät, das unter dem Namen Cardioscript auf den Markt kam und das weltweit erste digitale Gerät zur automatischen Mehrkanal-EEG-Analyse auf der Basis der Intervallanalyse.

Die Anwender der Messsysteme im Krankenhaus und mobilen Einsatz vertrauen auf die Präzisionstechnik von Schwarzer – und Schwarzer vertraut seit 2008 auf die Rechnungseingangs-Workflow-Lösung für VARIAL und das Archivsystem EASY der Hetkamp GmbH.

Ziel: schnelle Rechnungsbearbeitung, wenig Platzverbrauch

Bisher hatte das Unternehmen die Rechnungsbearbeitung manuell abgewickelt. Dies kostet Zeit, bietet wenig Flexibilität und benötigt Platz. In diesem Punkt sah man Handlungsbedarf. Auf die Software-Lösungen von VARIAL war man bereits aufmerksam geworden – folglich wurde die Hetkamp GmbH damit beauftragt, eine Umstellung auf die papierlose Rechnungsprüfung in die Wege zu leiten. Ziel war eine Straffung der internen Geschäftsprozesse und eine neue Transparenz im Ablauf.

Der Bearbeitungsstatus einer Rechnung sollte künftig jederzeit einsehbar sein. Ein weiterer Grund für die Entscheidung zugunsten einer automatisierten Rechnungsprüfung war der Wunsch der Verantwortlichen, Archivraum freizugeben. „Wir haben nur einen Standort in München und das Archiv hat derart viel Raum belegt, dass wir Platz schaffen mussten. Sonst hätten wir zusätzliche Räume anmieten müssen“, sagt Markus Volk, Leiter des Finanz- und Rechnungswesens bei Schwarzer.

Entlastung und Geldersparnis

Statt das Archiv ständig zu vergröß;ern wurde das Modul Rechnungseingangs-Workflow für VARIAL (RWF-VARIAL) implementiert, das von der Hetkamp GmbH in Kooperation mit der IQUADRAT AG entwickelt wurde. Das System verwaltet alle Informationen zur Belegprüfung und den Beleg selbst. Auf die Rechnungsdaten kann einfach und flexibel zugegriffen werden. Der Rechnungsdurchlauf und die Freigabeprozesse erfolgen automatisiert, wobei sich jederzeit feststellen lässt, in welchem Teil des Prozesses sich eine Rechnung gerade befindet.

Die Finanzbuchhaltung bei Schwarzer kommt nun weitgehend ohne manuelle Bearbeitung aus, was nicht zuletzt das Fehlerpotenzial verringert. Das Modul bietet Sicherheit durch die nachträgliche Überprüfbarkeit der einzelnen Arbeitsschritte: alle Änderungen am Dokument, an den Daten oder am Status werden automatisch in der Historie dokumentiert und lassen sich somit später ganz einfach nachvollziehen. Fertig bearbeitete Dokumente werden automatisch mittels des Archivierungssystems EASY archiviert.

Bei etwa 7.000 Ausgangs- und 5.000 Eingangsrechnungen im Jahr neben Lieferscheinen und Auftragsdokumenten rechnet Volk dank der papierlosen Rechnungsprüfung mit einer Papierersparnis von jährlich 20.000 Blatt. Seitdem das Unternehmen alle Rechnungsdokumente einscannt und digital weiter bearbeitet, wurde dringend benötigter Raum frei und der Rechnungsdurchlauf erheblich beschleunigt. Die Automatisierung reduziert die Arbeitszeit der Mitarbeiter und schont dadurch betriebliche Ressourcen.

Eine Kostenersparnis ergibt sich dadurch, dass sich Zahlungskonditionen beziehungsweise Skonti optimal nutzen lassen. Die Kosten für Druck und Lagerung fallen weg, womit die papierlose Rechnungsprüfung abermals Geld spart. Kosten und Nutzen stehen für Volk in einem optimalen Verhältnis. Ursprünglich war er davon ausgegangen, dass sich die Investition in den Rechnungs-Workflow nach etwa eineinhalb Jahren amortisieren würde. Nun geht er sogar davon aus, dass der Return on Investment bereits nach elf Monaten erreicht sein wird.

Unkomplizierte Einführung, leichte Bedienbarkeit

Das Modul wurde zügig und unkompliziert in den Räumlichkeiten der Schwarzer GmbH installiert. Während zwei Schulungstagen wurden die Mitarbeiter in den Umgang mit dem intuitiv bedienbaren System eingewiesen. Markus Volk fasst seine Erfahrungen so zusammen: „Dank der kompetenten Mitarbeiter der Firmen Hetkamp und IQUADRAT klappte die Einführung problemlos. Das System ist verständlich, die Arbeit gestaltet sich simpel und auch nachträgliche Änderungen lassen sich leicht umsetzen.“ Die Anwender seien mit der Bedienbarkeit der Lösung sehr zufrieden. Mit der Einführung der papierlosen Rechnungsbearbeitung konnten die gewünschten Ergebnisse also vollständig erreicht werden. Die Effizienz wurde gesteigert, Übersicht und Transparenz geschaffen – und mittels Digitalisierung gelang es, die lästigen Papierberge im Archiv abzubauen.