Fallbeispiel: Einführung der elektronischen Unterschrift bei INTER Versicherungen

Mit dem Ziel, das Antragsverfahren bei den INTER Versicherungen einfacher und effizienter zu gestalten, wurde der Außendienst Anfang 2007 mit einem kompakten SignPad, der e-Signatur Lösung SignoSign und dem signoAPI/JAVA von signotec ausgestattet.

Innerhalb kurzer Zeit konnte man bereits eine äuß;erst positive Bilanz ziehen. Heute lässt sich feststellen, dass die Erwartungen noch deutlich übertroffen wurden. So wurden die Arbeitsabläufe für alle Vertragsbeteiligten am Entstehungs-, Bearbeitungs- und Verwaltungsprozess erheblich vereinfacht und beschleunigt. Der Auß;endienst lässt Anträge direkt beim Kunden mit dem Unterschriftenpad unterschreiben, die dann umgehend in elektronischer Form an die Hauptverwaltung zur Weiterbearbeitung gesendet werden.

Durch die durchgängig elektronische Verarbeitung dieser „Akte“ ohne zusätzliche Papierablage wurden die Prozesse im gesamten Geschäftsverkehr schneller und somit aktueller. Auf alle Vorgänge besteht ein unmittelbarer Zugriff, der ortsunabhängig ist und höchste Mobilität gewährleistet. Bei den Kunden wurde die Servicequalität erheblich gesteigert und auch die Akzeptanz erhöht. Nicht nur, dass keine Berührungsängste seitens der Kunden entstanden, es konnte sogar ein zusätzliches positives Interesse hinsichtlich dieser Innovation registriert werden. Durch die Einbindung des Verfahrens in bestehende Prozesse der INTER wurden vor allem auch die Kosten minimiert.

Bleibt noch der Sicherheitsaspekt zu erwähnen: Laut forensischem Gutachten eines unabhängigen Schriftsachverständigen bietet diese Methode der elektronischen Signatur, bei der die biometrischen Eigenarten der Unterschrift zuverlässig erfasst und hoch verschlüsselt in das elektronische Vertragsdokument eingebettet werden, höchste Beweissicherheit.

Die manipulationssichere elektronische Erfassung von Unterschriften und der Schutz der Integrität der signierten Dokumente gewinnen für Versicherungsunternehmen zunehmend an Bedeutung. Insbesondere im Hinblick auf entsprechende europäische Richtlinien für Versicherungsvermittlungsgeschäfte und der damit verbundenen Dokumentationspflicht steigt das Interesse an voll elektronischen Geschäftsprozessen.

Heute haben rund 700 INTER Auß;endienstmitarbeiter das kompakte und robuste SigLite 1×5 LCD Unterschriftenpad im Einsatz. Dieses SignPad ist ein kostengünstiges und hochwertiges Gerät für die elektronische Erfassung von Unterschriften inkl. der biometrischen Daten. Sein kompaktes Format, verbunden mit einem breiten Sensorfeld, ermöglicht auch eine beweissichere Erfassung von langen Unterschriften. Dabei sind die Auß;enmaß;e dennoch so gering, dass das Pad problemlos in jede Notebooktasche passt. Zeitgleich zum Schreiben wird die Unterschrift auf dem Display dargestellt. Das Sensorfeld des LongLife Touchpads, für bis zu fünf Millionen Unterschriften ist für extreme Beanspruchungen konstruiert.

Als Software steht SignoSign sowie das neu in Java entwickelte Antragssystem zur Verfügung. Kunde und Vertrieb unterzeichnen Anträge und Antragsergänzungen mit SignoSign, der Lösung von signotec für die persönliche Unterschrift. Hier werden neben den rein statischen, visuellen Parametern auch dynamische, biometrische Daten des Unterschriftsbilds erfasst. Diese individuelle Schreibcharakteristik ist ausschließ;lich einer Person zugeordnet und garantiert die Authentizität des Unterzeichners. Durch die Verschlüsselung der Biometrie-Daten ist ein Herauslösen und erneutes Einfügen in ein anderes Dokument nicht möglich. Das Dokument selbst wird ebenfalls vor nachträglicher Manipulation durch eine Prüfsumme geschützt. Das Ergebnis ist ein sicher unterzeichnetes PDF-Dokument mit einer gesetzeskonformen elektronischen Signatur.

Das EU Beratungsprotokoll wird über die in die Vertriebssoftware eingebettete signotec JAVA-API unterschrieben. Hier hat sich insbesondere bewährt, dass die API der signotec-Lösungen optimal zur JAVA-Infrastruktur der INTER passte. Nach der Unterschrift wird das Protokoll direkt in das INTER Geschichtsbuch und das Dokumentenmanagementsystem eingespielt und dem Kunden elektronisch zugeordnet. Dieses ist dann jedem Sachbearbeiter und dem Auß;endienst (je nach Berechtigung auf den Kunden) ersichtlich.

„Mit dem Ziel, unseren kompletten Auß;endiensteinsatz zu Automatisieren und einen papierlosen, vollständig digitalen Prozess zu ermöglichen, haben wir uns für den Einsatz der Signaturlösungen von signotec entschieden“, so Kai Bieler, Projektleiter bei INTER Versicherungen. „Dabei standen wirtschaftliche Aspekte ebenso im Vordergrund wie im Besonderen die technische Leistungsfähigkeit der angebotenen Hard- und Software. Darüber hinaus war es uns wichtig, einen langfristigen Partner zu gewinnen, der in puncto Service und Kundenzufriedenheit überzeugen konnte. Nachdem wir den Markt und die zur Verfügung stehenden Produkte evaluiert hatten, stand für uns die Entscheidung fest und wir können signotec jederzeit weiter empfehlen.“

Arne Brandes, Geschäftsführer der signotec GmbH, ergänzt: „Wir freuen uns, mit der INTER einen Kunden gewonnen zu haben, der gleich mehrere Produkte aus unserem Portfolio nutzt. Die von uns angebotene Vielfältigkeit der Lösungen kristallisierte sich wieder einmal zu einem klaren Alleinstellungsmerkmal heraus und unterstreicht unsere Marktposition.“

Die Implementierung der e-sign-Lösungen ist noch nicht abgeschlossen. Vielmehr handelt es sich um einen fließ;enden Prozess, der ständiger Aktualisierung und Ergänzung unterliegt. Neben intensivem Ausbau und Schulung des vorhandenen Systems sind auch Übernahmen der signotec Hard- und Software bei Tochterunternehmen (z. B. Bausparkasse Mainz) sowie Kooperationen mit dem AWD zum Austausch unterschriebener PDF-signotec-Antragsformulare in Planung. Aufgrund der überaus positiven Erfahrungen beteiligt sich INTER auch an der BIPRO-Initiative. In dieser Brancheninitiative Prozessoptimierung haben sich Versicherungen, Hersteller von Maklerverwaltungsprogrammen und Vergleichssoftware und Dienstleister mit der Absicht zusammengeschlossen, die gemeinsamen unternehmensübergreifenden Prozesse mit Hilfe von fachlichen und technischen Normen zu verbessern.

Info: www.signotec.com