Fallbeispiel: Fibu trifft Archiv im Internet

Die Kolleß Gruppe (Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Rechtsanwälte) mit Hauptsitz in Siegen (NRW) und weiteren Niederlassungen in Hessen, Rheinland-Pfalz und Sachsen bietet ihren Mandanten seit kurzem eine neuartige Outsourcing-Dienstleistung an. Mit „KOLDI“ steht ein integriertes System aus elektronischem Archiv und Finanzbuchhaltung zur Nutzung im Internet zur Verfügung. Die Lösung läuft im vom TÜViT zertifizierten Serverzentrum von Kolleß;, die Anwender benötigen lediglich einen Web-Browser und einen Scanner. Damit können sie ihre Belege online archivieren und auf Wunsch vorindizieren oder auch die komplette Buchhaltung selbst durchführen.

„Wir wollten vor allem unseren kleineren und mittleren Mandanten kostengünstig ein IT-gestütztes Komplettsystem bieten, das den Komfort anspruchsvoller EDV bietet, wie sie sonst nur in groß;en Unternehmen und Konzernen eingesetzt wird“, sagt Carsten Achenbach, der als Projektleiter bei Kolleß; für die Entwicklung des Steuerberatungs-Systems KOLDI zuständig ist. Dabei sollte die Lösung mehrere Fliegen mit einer Klappe schlagen. Zum einen mussten alle Mandantentypen profitieren können – vom Selbstständigen, der in der Regel selbst wenig mit der Buchhaltung zu tun haben will, bis hin zu größ;eren Unternehmen, die ihre Buchhaltung selbst erledigen wollen. Zum anderen galt es, den Papierkrieg zu beenden. Die Mandanten von Kolleß; lieferten bislang ihre Belege und Unterlagen zumeist persönlich oder per Kurier ab, „manchmal im sprichwörtlichen Schuhkarton“, sagt Carsten Achenbach. Neuerdings ist es den Mandanten möglich, ihre Belege ohne groß;en Aufwand in elektronischer Form zu übermitteln.

Webbasiertes Rechnungswesen als OEM-Komponente

Eine solche Lösung hat Kolleß; nun mit KOLDI geschaffen. Die Software läuft im so genannten SaaS-Betrieb (Software as a Service) sprich: Die Programme und Daten liegen im eigenen Serverzentrum in Siegen, die Anwender greifen über das Internet darauf zu. Installationen und laufende Programmanpassungen vor Ort sind dazu nicht mehr nötig, die Mandanten brauchen nur einen Web-Browser und einen Scanner, um mit KOLDI arbeiten zu können.

Für die Entwicklung ihres Systems benötigte die Kolleß;-Gruppe im Wesentlichen zwei Komponenten. Einerseits ein Dokumenten Management System mit Webclient, der es erlaubt direkt über das Internet zu scannen und zu recherchieren. Andererseits ein webbasiertes Rechnungswesen, das sich flexibel an die Anforderungen der unterschiedlichen Mandantentypen anpassen und mit dem elektronischen Archiv integrieren lässt. Dieses Rechnungswesen hat Kolleß; mit der Lösung „Diamant/3“ der Bielefelder Diamant Software GmbH und Co. KG gefunden. „Die Software ist fest am Markt etabliert und bietet uns den Funktionsumfang, den wir benötigen“, begründet Carsten Achenbach die Entscheidung. Diamant/3 basiert auf Micorsoft.NET, verfügt über eine offene mehrschichtige Architektur und unterstützt Internet-Standards wie XML, HTTP und SOAP. Dadurch eignet sich die Lösung ideal für den Einsatz in einem Serverzentrum. Sie ist als OEM-Komponente in KOLDI® enthalten und tauscht über Web Services Daten mit der Archivsoftware Hyperdoc aus.

Dezentrales Arbeiten im selben System

Viele Mandanten von Kolleß; sind bereits auf das neue System umgestellt. Mit Hilfe modularer Bausteine kann es dabei exakt auf die Bedürfnisse der jeweiligen Anwender zugeschnitten werden. So müssen Mandanten ohne Buchführungskenntnisse – Kleinunternehmer oder Handwerker – lediglich ihre Belege scannen. Den Scan-Vorgang können sie dabei direkt im Internet-Browser starten. Anhand aufgeklebter Barcodes kann das System erkennen, wenn ein Beleg aus mehreren Seiten besteht. Über die im Barcode enthaltene und beim Scannen automatisch erkannte Nummer ordnet KOLDI auß;erdem die gescannten Belege den zugehörigen Buchungen im Rechungswesen zu. Sobald der Mandant ein digitalisiertes Dokument im Browser speichert, wird es an das Serverzentrum übertragen und archiviert. Den Rest erledigen die Steuerberater von Kolleß;.

Anwender dagegen, die ihre Belege zusätzlich selbst vorindizieren möchten, erhalten im Internet-Browser Zugriff auf die Vorgangsbearbeitung. Dort können sie je nach Kenntnisstand Pflichtfelder ausfüllen. Bei einer Teilindizierung sind das beispielsweise Datum, Betrag oder Buchungstext, bei einer Vollindizierung zusätzlich Konten oder Belegrechnungsnummer. Da ihnen die Stammdaten aus Diamant zur Verfügung stehen, können sie dabei auf Auswahlmenüs zurückgreifen. Um Fehler von vornherein auszuschließ;en, enthalten diese nur Angaben, die für die jeweilige Belegart relevant sind – beispielsweise die Kreditoren-Konten bei einer Eingangsrechnung.

Hat der Mandant die Bearbeitung abgeschlossen, werden die Daten automatisch über Web Services an Diamant übergeben. Hier ergänzen oder korrigieren die Sachbearbeiter von Kolleß; im Rechnungseingangsbuch fehlende Daten. Den gescannten Beleg lassen sie sich dabei auf einem zweiten Bildschirm anzeigen. Anschließ;end werden die Daten automatisch in die Finanzbuchhaltung übergeben, gebucht und archiviert. „Da sowohl die Mandanten als auch alle Mitarbeiter unserer Kanzlei dezentral im selben System die endgültige Freigabe und Buchung übernehmen, haben wir eine hervorragende Qualitätskontrolle“ erläutert Carsten Achenbach. Kundige Mandanten können mit KOLDI ihre Buchhaltung auch komplett selbst erstellen. Auch sie haben volle Archiv-Nutzung, der gescannte Beleg steht ihnen jederzeit per „Drill-Down“ zur Verfügung. Neben den Belegen zur Finanzbuchhaltung können zusätzlich auch sonstige Dokumente wie beispielsweise Verträge archiviert werden. Die gesetzlichen Vorschriften (GoBS und GDPdU) werden erfüllt und wurden von TÜViT als revisionssicher zertifiziert.

Vollständige Trennung der Daten gewährleistet

In allen diesen Fällen wird Sicherheit groß;geschrieben. Die Übermittlung der Daten erfolgt über eine SSL-verschlüsselte Internet-Verbindung und erfordert die Authentifizierung des Users mittels eines Zertifikats, das er auf seinem PC oder Laptop installiert haben muss. Jeder Mandant wird darüber hinaus in Diamant in einer separaten Datenbank geführt, um eine vollständige Trennung zu gewährleisten.

Unter dem Strich bietet KOLDI den Mandanten von Kolleß; durch die revisionssichere Dokumenten-Management-Lösung eine ganze Reihe von Vorteilen. Dazu gehören die Qualitätskontrolle durch fachkundige Sachbearbeiter, die revisionssichere elektronische Archivierung aller Dokumente sowie Zugriffs- und Recherchemöglichkeiten im Archiv und der Finanzbuchhaltung über das Internet. „Die Belege sind jetzt schneller im Rechnungswesen verfügbar und kommen nicht erst nach sechs oder acht Wochen bei uns an. Dadurch sind unsere betriebswirtschaftlichen Auswertungen wesentlich aktueller“, sagt Carsten Achenbach. „Das zahlt sich vor allem für kleine Unternehmen und Existenzgründer aus. Gerade von ihnen verlangen die Kreditinstitute immer aktuelle Zahlen.“ Und wenn bei einem Mandanten, der vorindiziert oder selbst bucht, ein Mitarbeiter ausfällt, kann Kolleß; durch das einheitliche System jederzeit einspringen.

Kreditinstitute können online auf Auswertungen zugreifen

Aber auch Kolleß; selbst profitiert von dem neuen System. Eine interne Arbeitsteilung durch die unterschiedlichen Mitarbeiter der Gruppe ist heute dank Web-IT kein Problem mehr. Das Papier- und Aktenaufkommen hat sich deutlich reduziert. Effekte, die neben den Mandanten auch die Mitarbeiter der Kolleß; Gruppe schätzen. Künftig will Kolleß; auch anderen Steuerberater-Kanzleien anbieten, sich dem System anzuschließ;en. Auß;erdem können Kreditinstitute oder Finanzbehörden online auf die archivierten Auswertungen der Mandanten zugreifen – natürlich nur nach vorheriger Genehmigung derselben.

Info: http://www.kolless.de/