Fallbeispiel: Gerhardi Kunststofftechnik setzt auf moderne Beschaffung

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In der modernen Beschaffung agieren Einkäufer als exzellente Kostenmanager mit steigendem Wertbeitrag für Unternehmen in internationalen Business-Netzwerken. Laut einer Studie beschäftigen sich 38 Prozent der Einkaufsleiter beständig mit unternehmensstrategischen Aufgaben. 55 Prozent gehen sogar davon aus, dass dieser Anteil weiter steigen wird. Einkaufsabteilungen werden dabei verstärkt sowohl in Investitions- und Kundenprojekte als auch Unternehmensentscheidungen oder Produktentwicklungen eingebunden und müssen das Beschaffungsmanagement operativ und strategisch entsprechend effizient gestalten. Gerhardi, ein mittelständischer Entwickler und Produzent für Kunststoffteile für die Automobilindustrie, reagierte zur richtigen Zeit auf die neuen Herausforderungen im Einkauf und stellte sichmit der ganzheitlichen Beschaffungslösung TradeCore zukunftsorientiert auf.
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In der modernen Beschaffung agieren Einkäufer als exzellente Kostenmanager mit steigendem Wertbeitrag für Unternehmen in internationalen Business-Netzwerken. Laut einer Studie beschäftigen sich 38 Prozent der Einkaufsleiter beständig mit unternehmensstrategischen Aufgaben. 55 Prozent gehen sogar davon aus, dass dieser Anteil weiter steigen wird. Einkaufsabteilungen werden dabei verstärkt sowohl in Investitions- und Kundenprojekte als auch Unternehmensentscheidungen oder Produktentwicklungen eingebunden und müssen das Beschaffungsmanagement operativ und strategisch entsprechend effizient gestalten. Gerhardi, ein mittelständischer Entwickler und Produzent für Kunststoffteile für die Automobilindustrie, reagierte zur richtigen Zeit auf die neuen Herausforderungen im Einkauf und stellte sichmit der ganzheitlichen Beschaffungslösung TradeCore zukunftsorientiert auf.

 

(Bildquelle: BME)

 

Fluktuierende Wirtschafts- und Rohstoffmärkte

Fluktuierende Wirtschafts- und Rohstoffmärkte, international aufgestellte Lieferketten und geringere Fertigungstiefen sind nur einige Gründe, warum sich der Einkauf zu einer stetig relevanter werdenden Einheit mit steigendem Wertbeitrag für den Unternehmenserfolg entwickelt. Eine stärkere Einbindung des Einkaufs in strategische Unternehmensentscheidungen verlangt nach automatisierten, operativen Prozessen, die Mitarbeiter im Einkauf entlasten und Freiräume für die Entwicklung und Umsetzung effizienter, internationaler Beschaffungsstrategien ermöglichen. Durchgängig digitale Supplier Relationship Management (SRM)-Systeme helfen dabei, Prozesse transparenter zu gestalten und Synergien zu nutzen. Aktuelle Ergebnisse einer BME-Studie zu den Trends und zum Einsatz von Tools in der elektronischen Beschaffung zeigen, dass Unternehmen dieses Optimierungspotenzial erkannt haben: 60 Prozent der befragten Firmen gaben an, ein solches System bereits einzusetzen. Sie bezifferten die Senkung der Prozesskosten um fast 73 Prozent und hoben besonders die Transparenz sowie die Stabilität der Prozesse hervor.

Auch Gerhardi, Spezialist für Kunststofftechnik, stand vor neuen Beschaffungsanforderungen und erkannte für sich den Nutzen effizienter Beschaffungsplattformen. Mit dem Ziel, deutlich strategisch effizienter zu arbeiten und sich als Unternehmen mit einem entsprechenden Benchmark in der Automobilzuliefererindustrie zu positionieren, entschied sich das Unternehmen für die Einführung der Cloud-Lösung TradeCore Buyer von Onventis. „Bei 1.350 Mitarbeitern fallen im C-Teile-Bereich täglich viele Bedarfsmeldungen an. Schon das war in dieser Menge im Einkauf nur noch schwer zu stemmen“, so Fabio Franco, Einkaufsleiter bei der Gerhardi Kunststofftechnik GmbH.

Onventis überzeugte als Cloud Procurement-Spezialist mit der modularen Beschaffungslösung TradeCore Buyer, die nachhaltig skalierbar sukzessive zu einer ganzheitlichen Purchase to Pay Plattform erweitert werden kann. Zudem zählte ein langjähriger Geschäftspartner von Gerhardi bereits zu den Onventis Kunden. „Angestoßen wurde die Beschäftigung mit der Procurement-Plattform TradeCore Buyer durch die Idee, in der Materialgruppe der Elektroinstandhaltungsmaterialen noch enger mit unserem Partner zusammenzuarbeiten“, erzählt Franco. „TradeCore Buyer von Onventis überzeugte unter anderem mit der direkten Verfügbarkeit als SaaS-Lösung für einen schnellen Time to Market sowie durch die umfangreichen E-Procurement-Funktionalitäten, die dank einer intuitiv zu bedienenden Benutzeroberfläche ohne größeren Schulungsbedarf sofort positive Effekte zeigten.

Strukturierte Vorgehensweise sichert erfolgreiche Umsetzung

„Für die Umsetzung bei Gerhardi wurde zuerst die Ausgangssituation analysiert und dann gemeinsam mit Verantwortlichen und Anwendern verschiedene Leistungskennzahlen definiert. Danach folgte die Einführung von TradeCore Buyer in mehreren Schritten“, beschreibt Patric Fleck, Head of Sales bei Onventis, das Vorgehen. „In einem ersten Schritt implementierten wir das Katalogmanagement erfolgreich. Inzwischen nutzt Gerhardi zusätzliche Module in TradeCore Buyer wie Supplier Management, Sourcing, Order Management und Analytics.“ Letzteres stellt eine schnelle und umfassende Auswertung der benötigten Einkaufsdaten aus allen Modulen per Mausklick bereit. Damit verfügen die Einkäufer über Fakten, die ihnen helfen, Einkaufs- und Lieferantenstrategien abzuleiten und eine fundierte Entscheidungsgrundlage für Preisverhandlungen bieten. Einkaufspotenzialen können identifiziert werden und effizientes Einkaufs-Controlling bietet mehr Planungssicherheit.

 

 

Mitarbeiter im Einkauf und Lieferanten wurden schnell und mit geringem Schulungsaufwand an das neue E-Procurement-System herangeführt. Workshops brachten den Anwendern die Möglichkeiten und Vorteile von TradeCore rasch näher, gleichzeitig konnte dadurch die Akzeptanz der Plattform erhöht werden. „Eine Veränderung bedeutet im ersten Schritt immer, alte und bewährte Strukturen aufzubrechen“, erklärt Franco. „Aber die positiven Effekte sowie die Erfahrungen der Mitarbeiter mit TradeCore Buyer an unserem größten Standort Ibbenbüren führten dazu, dass auch die User in den anderen Niederlassungen die Vorteile der neuen Tools nutzen wollten.“

Unternehmen, Lieferanten und Kunden profitieren von schnelleren Durchlaufzeiten

Es ließen sich schnell Verbesserungen feststellen. Die Instandhaltungsmaterialien sind nun aufgeschlüsselt und deshalb auf einen Blick greifbar. Die Durchlaufzeiten konnten im gesamten Beschaffungsprozess mit 30 Minuten pro Vorgang erheblich verkürzt werden, was im Umkehrschluss auch eine Reduzierung der jeweiligen Prozesskosten nach sich zog.

Auch ein weiterer zeitkritischer Vorgang wurde optimiert. Laut einer Studie wickelt ein Großteil der Firmen ihre Bestellungen (41 Prozent) immer noch per E-Mail ab. Mit dem neuen E-Procurement-System verfügt Gerhardi über nahtlose digitale Prozesse, in dem Angebote direkt in TradeCore Buyer eingegeben werden können. Somit lassen sich alle Beschaffungsvorgänge durchgehend erfassen, zentral bündeln und tagesaktuell auswerten. „Gerhardi konnte dadurch das Bestellvolumen deutlich steigern, bei einer gleichzeitigen Reduzierung der Maverick Buying-Quote auf unter 5 Prozent“, erklärt Franco. „TradeCore Buyer senkt nicht nur unsere Kosten und entlastet uns bei operativen Aufgaben, es ist mittlerweile für uns Einkäufer zu einem unverzichtbaren strategischen Instrument geworden. Per Knopfdruck erhalten wir eine Auswertung über sämtliche Bestelldaten und können unsere Entscheidungen viel fundierter treffen.“ Kommenden Trends wie etwa dem Global Sourcing, das sich bei der Lieferanten- bzw. Katalogsuche auch an internationalen Märkten orientiert, oder dem Green Procurement, das die energierelevante und -effiziente Beschaffung umfasst, kann Gerhardi so gut gewappnet und nachhaltig zukunftsorientiert aufgestellt entgegenblicken.

(jm)

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