Fallbeispiel: Prodware optimiert Warenwirtschaft von mydays

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Ob Fallschirmsprung, Wellness-Urlaub oder Krimi-Dinner: Erlebnisgeschenkgutscheine bringen die gute Idee direkt mit und werden deshalb immer beliebter. „Magische Momente schenken“ lautet die Philosophie der mydays GmbH. Das Münchner Unternehmen erfüllt seit über zehn Jahren außergewöhnliche Freizeitwünsche und ist der größte Erlebnisgeschenk-Experte in Deutschland. Damit das auch künftig so bleibt, investiert mydays jetzt in eine zukunftsweisende IT und setzt dazu auf die Expertise von Prodware.

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Als Vermarkter von Gutscheinen ist mydays europaweit tätig und hat derzeit mehr als 1.900 Erlebnisse an über 10.000 Standorten im Angebot. Neben dem traditionell starken Online-Segment wird für das Unternehmen auch das Offline-Geschäft immer wichtiger. In diesem Bereich arbeitet mydays mit verschiedenen Partnern zusammen und vermarktet Geschenkboxen beispielsweise über Drogeriemärkte, den Buchhandel und Supermarktketten. Diese so genannten „Magic Boxen“ enthalten den Gutschein für das gewünschte Event und können direkt im jeweiligen Ladengeschäft erworben werden. Seit Mai 2013 ist der innovative Mittelständler mit seinen über 100 Mitarbeitern Teil der ProSiebenSat.1 Media AG.

Bessere Planung dringend erforderlich

Für die Warenwirtschaft setzte mydays bislang auf MS Excel-Sheets. Die Nachteile dieses manuellen Verfahrens traten jedoch immer deutlicher hervor. Die große Fehleranfälligkeit und die Dauer der Prozessabwicklung waren nur einige der Probleme. Auch die steigende Zahl der Aufträge führte dazu, dass die Vorgänge nicht mehr sicher handhabbar  waren. Darüber hinaus ergaben sich durch die Integration von mydays in die ProSiebenSat.1 Media neue Anforderungen an das Reporting. „Insgesamt hat sich eine Excel-basierte Lösung als unzureichend erwiesen, um den gestiegenen Anforderungen des Datenaustausch gerecht zu werden“, fasst Lars Brinkmann, CTO mydays, die Problematik zusammen. Eine automatisierte Abwicklung sollte künftig zu einer Zeitersparnis bei der Auslieferung der Bestelllungen führen. Auch Peaks, wie zum Beispiel das Weihnachtsgeschäft, und der zum Teil unregelmäßige Bestellrhythmus der einzelnen Handelspartner sollten durch die neue Lösung besser aufgefangen werden können.

mydays hat daher unterschiedliche Software-Systeme evaluiert, um eine optimale Warenwirtschaftslösung zu finden. Wichtige Kriterien waren die einfache Handhabung und intuitiv zu nutzende Anwender-Schnittstellen. Zudem sollte sich die neue Lösung in die vorhandene Infrastruktur einfügen und eine Schnittstelle zu bereits verwendeten Applikationen bieten. Insgesamt suchte mydays nach einer Lösung, welche die Kernbereiche Lagerbestandsverwaltung, Bestandsbewertung, und Bestellmengenplanung abdecken sollte. Eine reibungslose Anbindung an den Mutterkonzern war dabei ebenso ausschlaggebend wie ein Funktionsumfang, der auch zukünftige Expansionen wirkungsvoll unterstützten sollte. Der Umstellungsprozess auf das neue System sollte außerdem für alle Anwender im Unternehmen möglichst einfach funktionieren. Denn die Vorgabe war, dass eine komplette Implementierung innerhalb von maximal zwei Monaten erfolgen sollte, damit der darauf folgende Jahresabschluss bereits mit der neuen Lösung erstellt werden konnte.

Nach einem nur dreiwöchigen Entscheidungsprozess fiel die Wahl eindeutig auf den zertifizierten Microsoft-Partner Prodware und Microsoft Dynamics Navision 2013 R2 Navision 2013 Extended Pack. Die Implementierung im Unternehmen sowie die Anpassung an die bestehende Struktur erfolgte durch Prodware, der als Spezialist für Branchenlösungen die komplette Migration zum neuen Warenwirtschaftssystem übernahm. Als einziger Anbieter im Auswahlverfahren akzeptierte Prodware den eng gesteckten Zeitplan und sicherte eine termingerechte Fertigstellung vertraglich zu.  Trotz des großen Zeitdrucks hat der Lösungsanbieter in einem eigens zusammengestellten Experten-Team und mit ausgewiesener Fachkenntnis den Prozess zielführend geleitet.

Anspruchsvolle Umstellung problemlos

Bei der Einführung der neuen Lösung waren einige Herausforderungen zu meistern, da die Produkte von mydays nur „teilmateriell“ sind: Die Box und die Gutscheine werden im Lager vorgehalten, doch die Wertstellung der einzelnen Gutscheine erfolgt erst beim jeweiligen Handelspartner an der Kasse. Durch den Kauf des Endkunden erfährt das Endprodukt einen Gesamtwert. Das muss bei der Produktverwaltung vom Lager bis hin zum Verkauf beachtet werden. Bei der Erfassung in Excel gab es daher durch die zum Teil maschinelle und zum Teil  manuelle Warenwirtschaft der einzelnen Produkte auf ihrem Weg Unterschiede in den Buchungsverfahren, die bei der Migration zu MS Dynamics kompensiert werden mussten.

Nach dem vorgegeben Zeitrahmen von zwei Monaten hatte Prodware die Implementierung der Navision Module durchgeführt. „Im Regelfall dauert eine derartige Implementierungsphase zwischen drei und sechs Monaten. Wir haben sozusagen in Rekordzeit agiert“, sagt Mike Stallmann, Projektmanager bei Prodware.  Derzeit sind fünf Mitarbeiter bei mydays an das neue System angebunden. Aufgrund der ausgesprochen ergonomischen Softwareauslegung war das Training-on-the-System in sehr kurzer Zeit abgeschlossen.

Deutliche Zeitersparnis

Nach der Umstellung wickelt mydays nun die komplette Warenwirtschaft erfolgreich über die Lösung ab. Im Gegensatz zum vorherigen Excel-System dauert beispielsweise die Abfrage der aktuellen Lagerbestände nur wenige Sekunden, während zuvor einige Stunden erforderlich waren, um selbst an weniger geschärfte Zahlen zu gelangen. Außerdem ist der gesamte Bestellprozess signifikant sicherer geworden, die Fehlerhäufigkeit geht mittlerweile gegen Null. „Ich bin sehr zufrieden mit dem neuen System. Allein bei der Lagerbestandsverwaltung konnten wir durch die Einführung der entsprechenden MS Dynamics-Module durch Prodware unsere Prozesse signifikant beschleunigen”, freut sich Brinkmann. Für die Zukunft will mydays die Optimierung und Vereinfachung der einzelnen Prozesse noch weiter vorantreiben. Gerade unter dem Aspekt des weiteren Wachstums – sowohl online als auch über stationäre Partner – sollen die Bestell- und Lieferabläufe weiter optimiert werden.

Wegen der guten Erfahrungen wollen Prodware und mydays auch künftig zusammenarbeiten. Projekte gibt es viele: So plant der Gutscheinspezialist unter anderem eine Lieferantenanbindung, damit über direkte Schnittstellen Bestellungen durch die Partner direkt ausgelöst werden können. Zudem erwägt mydays eine Anbindung ans E-Mail-System, um auch dort die Bestellübergabe zu automatisieren. Zusätzlich sollen Bestandsmengen bei der Inventur der Partner direkt eingepflegt werden.             

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