Fallbeispiel: Risikomanagement aus einem Guss

Die Klöckner Stahl- und Metallhandel GmbH, deutsche Tochter des weltweit agierenden Klöckner & Co-Konzerns, unterstützt ihr Debitorenmanagement mit einer innovativen Software. Damit ist der Metalldistributor künftig besser geschützt vor Forderungsausfällen.

"Vor dem Hintergrund der wirtschaftlichen Lage des Gesamtmarktes, insbesondere auch des Stahlbereiches, wird die Situation unserer Hauptabnehmer schwieriger, dies zeigt sich auch im Forderungsmanagement. Für Unternehmen ist es derzeit nicht einfach, an Bankkredite zu kommen. Sie werden daher verstärkt Lieferantenkredite in Anspruch nehmen, auch bei uns." Arnd Bahn von der Klöckner Stahl- und Metallhandel GmbH (KSM) bleibt gelassen.

Mit einer Forderungsumschlagsdauer von durchschnittlich 30 Tagen steht sein Unternehmen diesbezüglich recht gut da. Trotzdem erwartet er, dass die Zahl offener Forderungen steigt und damit das Risiko von Ausfällen. Eine aktuelle Erhebung des Bundesverbandes Deutscher Inkasso-Unternehmen (BDIU) scheint das zu bestätigen. Danach rechnen rund 45 Prozent der BDIU-Mitglieder mit mehr säumigen Schuldnern in diesem Jahr.

Vertrieb und Kreditmanagement entscheiden gemeinsam

Die KSM arbeitet deshalb mit Warenkreditversicherungen und betreibt ein striktes Risikomanagement. Zuständigkeiten und Hierarchien sind klar geregelt. Das Kreditmanagement ist in der Debitorenbuchhaltung angesiedelt, das heiß;t neben der Kontenverwaltung obliegt dem Sachbearbeiter auch die Limitbewilligung für seine Kunden. Letztere hängt unter anderem von der eigenen Bonitätsbewertung, dem Auftragsvolumen und dem Abdeckungsgrad durch den Versicherer ab. Alle Forderungen ab 15.000 Euro werden angedient, ab 50.000 Euro sind diese versichert. Bei Forderungen darunter trägt Klöckner das Risiko komplett selbst. Reicht die Abdeckung durch den Kreditversicherer nicht aus, sichert sich die KSM durch alternative Maß;nahmen ab.

Für Neukunden mit Forderungen bis 15.000 Euro wird zunächst ein den Anforderungen entsprechender Kreditrahmen festgelegt - vorausgesetzt, dass keine negativen Auskünfte von Creditreform vorliegen. Der renommierte Wirtschaftsinformationsdienst ist für KSM der "Hauptlieferant" von Bonitätsauskünften. Sobald erste Zahlungserfahrungen vorliegen, wird ein Kunde entsprechend eingestuft. Ein Automatismus ist die Limitbewilligung nicht, vielmehr eine Einzelfallentscheidung. Dazu holen die Kreditsachbearbeiter auch immer den Vertrieb mit ins Boot.

Der rege Austausch zwischen beiden Seiten ist bezeichnend für die Kreditpolitik bei KSM: Nicht als Interessenkonflikt sondern als konstruktives Miteinander sehen die Beteiligten die Entscheidungsfindung. "Unser Vertrieb ist sehr sensibilisiert für dieses Thema und achtet schon von sich aus auf negative Anzeichen bei den Kunden", erläutert Ursula Gawron, Abteilungsleiterin Debitoren/Kreditmanagement Region Nord. In solchen Fällen suchen sie selbstständig nach Lösungen, um das Ausfallrisiko gering zu halten. Beispielsweise verlangen sie Vorkasse oder schlagen Teillieferungen vor.

Kreditentscheidungen basieren auf konkreten Fakten

"Wir diskutieren niemals ins Blaue hinein, sondern beziehen uns immer auf konkrete Fakten." Laut Arnd Bahn hat das vor allem mit der höheren Datenqualität im Risikomanagement zu tun, die mit den Softwarelösungen CREFOsprint und KVsprint erzielt wurde (siehe Kästen 2 und 3). Seit Ende 2007 arbeitet KSM mit den SAP-Add-Ons der cormeta ag. "Wir haben jetzt mehr Reportingmöglichkeiten, so dass sich eine Kreditentscheidung noch besser begründen lässt."

Sichere Abwicklung der Kreditversicherungspflichten

Zahlreiche Auswertungen und Listen können quasi auf Knopfdruck erzeugt werden - immer detailliert, immer tagesaktuell. So lassen sich beispielsweise Übersichten zu Zahlungszielüberschreitungen, Jahresumsätzen, Saisonlimits und gewährten Teilzahlungen innerhalb von Minuten erstellen. Sicher: Auch mit dem ERP-System konnten beispielsweise die Daten für die Monatsultimo-Meldungen an den Kreditversicherer und Auß;enstände relativ schnell erhoben werden. Doch im Gegensatz zum SAP-Standard speichert die neue Software zusätzlich die "historischen" Daten bei der Limitfestsetzung (u.a. Erhöhungen, Reduzierungen). Dadurch ist heute die Kalkulation der zu zahlenden Versicherungsprämie deutlich einfacher geworden.

Zahlungsverhalten wird lückenlos überwacht

Aufmerksam auf die cormeta-Module wurde die Kreditabteilung durch Berichte in der Presse und die Kontakte zur Creditreform. Da die KSM bereits mit einer SAP-Software arbeitete, kamen für das Debitorenmanagement nur auf diesem Standard basierende Anwendungen in Betracht. "Wir wollten ein voll integriertes System und kein heterogenes Nebeneinander", begründet Arnd Bahn die Entscheidung, der auch verschiedene Referenzbesuche bei cormeta-Anwendern vorausgegangen waren, unter anderem beim Bodenbelagshersteller Tarkett.

Besonders von der Fähigkeit, alle notwendigen Informationen für die Kreditentscheidung zentral verfügbar zu haben - ähnlich einem Cockpit - waren Arnd Bahn und seine Kolleginnen aus dem Kreditmanagement beeindruckt. Dank dieser "Cockpit"-Eigenschaft lässt sich die Entwicklung im Zahlungsverhalten und in der Limitbewilligung über jeden beliebigen Zeitraum lückenlos nachvollziehen. Alle Prozesse sind integriert: vom Anlegen eines Neukunden über die Bonitätsbewertung und Kreditlimitvergabe bis zur Kreditabsicherung und den erforderlichen Meldungen an den Kreditversicherer.

Der Vorteil: Das System registriert jede Veränderung (neue Faktura, Mahnung, Zahlungseingang, geänderte Wirtschaftsauskunft) auf einem Kundenkonto. Ändert sich dadurch die Risikoklasse oder der Kreditrahmen, unterbreitet die Software einen Vorschlag (z.B. Limiterhöhung, zusätzliche Sicherheiten) und meldet den Vorgang an den Kreditmanager, der dann zusammen mit dem Vertrieb entscheidet. Während bei positiven Veränderungen das Limit automatisch erhöht werden kann, landen die negativen Fälle sowie alle Debitoren ab einer bestimmten Risikoklasse im sogenannten Arbeitsvorrat, den der Kreditsachbearbeiter täglich abruft. Seine Entscheidung hängt davon ab, wie stark die Verschlechterung ausfällt. In der Regel wird das Limit zunächst reduziert, mitunter sogar komplett gestrichen.

Jede Bonitätsveränderung wird angezeigt

Generell sind die Wirtschaftsauskünfte sowie die eigenen Zahlungserfahrungen die wichtigsten Faktoren für die Limitbewilligung. Dabei zeigt sich der Vorteil eines integrierten Debitorenmanagement, wie es KSM mit den neuen Modulen betreibt: Ein Kunde, der beispielsweise immer zu Skontobedingungen gezahlt hat, begleicht seine Rechnung plötzlich zum Nettozahlungsziel. Dieses veränderte Zahlungsverhalten würde die Kreditabteilung nicht ohne weiteres bemerken, da die Zahlung innerhalb der Frist erfolgte. CREFOsprint Risikomanagement dagegen erkennt diese Änderung und ermittelt einen neuen Zahlungserfahrungsindex, der sich unmittelbar auf die Risikoeinstufung auswirkt.

Revidiert die Creditreform ihre Einschätzung zu einem Unternehmen - weil dieses beispielsweise fusioniert hat oder aufgekauft wurde - erfolgt automatisch eine Neubewertung des Kunden.

Risikoklassifizierung hat neue Qualität

Auskünfte des Vertriebs können durch entsprechende Fragebögen, in denen er seine eigenen Beobachtungen beim Kunden notiert, in das Scoring einfließ;en. Hat beispielsweise der Inhaber gewechselt? Wie entwickelt sich der Personalbestand? Gibt es eine hohe Fluktuation? Wie ist generell die Stimmung unter den Mitarbeitern? Ist die Auftragslage gut? Verändert sich der Warenbestand beim Kunden bzw. gibt es Anzeichen dafür, dass er Absatzschwierigkeiten hat? Diese und ähnliche Informationen werden abgefragt.

Mit der Einbindung der neuen Module in das ERP-System haben Arnd Bahn und seine Mitarbeiter heute eine völlig andere Qualität der Risikoeinstufung. Die wurde bisher immer nur in Bezug auf den Abdeckungsgrad durch den Kreditversicherer dargestellt (z.B. Vollannahme, Teilannahme, Herabsetzung oder Schadensfall), nicht aber zum Rating der Kunden. In der Vergangenheit gab es nur die Beurteilung des Kunden durch den Vertrieb, die sich ausschließ;lich auf den zu erwartenden Absatz und den Rohertrag bezog.

Eine detaillierte Risikoanalyse, bezogen auf Zahlungserfahrungen, war maschinell nicht möglich. "Im Zuge der Einführungen haben wir uns daher näher mit der Frage beschäftigt, was überhaupt ein guter und ein schlechter Kunde ist beziehungsweise welche Risikoklassen dahinter stehen. Bisher hatten wir aufgrund der Einschätzung des Vertriebs lediglich eine Grobunterteilung in A-, B- und C-Kunden - von einem echten Scoring, aus Risikomanagement-Sicht konnte man aber nicht sprechen", erläutert Arnd Bahn einen wichtigen Zusatznutzen des Projektes.

Er ist zufrieden mit der Umstellung des Debitorenmanagements. Bei 500.000 bis 600.000 Ausgangsrechnungen jährlich müssen die daraus resultierenden Zahlungsbewegungen kontinuierlich überwacht werden. Schließ;lich wirken die sich auf das Scoring und damit auf den Kreditrahmen aus. Mit Unterstützung der entsprechenden Software wird sich die Ausfallquote reduzieren. Auch sich wenn der Grad der Reduzierung derzeit noch nicht messen lässt: Vertrieb und Rechnungswesen besitzen jetzt eine saubere Argumentationsbasis für die Kreditbewilligung.

Info: www.cormeta.de

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