Fallbeispiel: Southbag setzt für Schulranzen-Onlineshop.de auf Actindo

Wer ordentlich seine Hausaufgaben macht, hat sich das Lob für gute Ergebnisse redlich verdient: 2010 gewann Schulranzen-Onlineshop.de den Shop Usability Award als benutzerfreundlichster Online-Shop in der Kategorie „Spielwaren & Kids“; aktuell war der Schulranzen-Fachhändler einer von elf Nominierten für die Auszeichnung „Online-Shop des Jahres“, die im Oktober 2011 vergeben wurde.

Dass Schulranzen-Onlineshop.de zu den Klassenbesten seiner Branche gehört, liegt nicht zuletzt auch an der partnerschaftlichen Zusammenarbeit mit dem ERP-Spezialisten und Full-Service-Dienstleister Actindo. Der Betreiber von Schulranzen-Onlineshop.de, die Southbag GmbH & Co. Handels KG mit Zentrale in Puchheim bei München, setzt seit 2009 das Actindo ERP-System ein. Darüber hinaus ist die Actindo GmbH aus Ismaning auch als Full Service-Dienstleister für Southbag tätig.

Neben der Erstellung und Umsetzung des kompletten Shop-Konzepts verantwortet Actindo auch die kontinuierliche Wartung und Betreuung. Im Rahmen der Zusammenarbeit profitieren beide: der Software-Hersteller und Full Service-Dienstleister Actindo von einem anspruchsvollen Kunden mit immer neuen Anforderungen – was die Weiterentwicklung der eigenen Lösungen stetig vorantreibt. Und Southbag genießt den Vorteil einer Rundum-Betreuung aus einer Hand, inklusive maßgeschneiderter Funktionalitäten für Shop- und ERP-System. Hierzu gehört auch die Umsetzung des umfassenden Social Media-Auftritts bei Facebook, YouTube, Twitter und – ganz aktuell – bei Google+.

Mit über 6.000 Artikeln bietet Schulranzen-Onlineshop.de seinen Kunden ein umfangreiches Sortiment an Schulranzen, Schulrucksäcken und -taschen sowie weiteres Schulzubehör an. Vor zwei Jahren stellte man bei Southbag fest, dass das bestehende Shop-System den gestiegenen Anforderungen nicht mehr genügte. „Zum einen waren wir an unsere Grenzen gestoßen, was die wachsenden Bestellmengen betraf“, berichtet Heike Senzel, Managing Director E-Commerce bei Southbag. „Zum anderen war das Shop-System als Ganzes durch die vielen individuellen Anpassungen irgendwann nicht mehr update-fähig. Außerdem wollten wir ein integriertes und umfassendes ERP-System, um sämtliche Prozesse damit abzubilden.“

Nachdem man sich verschiedene Anbieter, Shop- und ERP-Systeme angesehen hatte, entschied sich Southbag für Actindo, den führenden Hersteller webbasierter ERP-Systeme für E-Commerce und Multi-Channel-Versandhandel. „Ausschlaggebend für die Entscheidung, mit Actindo zusammenzuarbeiten, war neben den umfassenden Funktionalitäten des ERP-Systems auch die Tatsache, dass Actindo als Full Service-Dienstleister den geplanten Relaunch von Schulranzen-Onlineshop komplett übernehmen konnte: vom Konzept-Entwurf über die Umsetzung bis hin zur Wartung und Betreuung“, betont Heike Senzel. „Und nicht zuletzt hat uns – neben Empfehlungen durch andere E-Commerce-Händler – auch der persönliche Eindruck überzeugt. Wir wissen, dass wir ein anspruchsvoller Kunde sind, und wir wollten einen Dienstleister, der sich über neue Ideen unsererseits freut und bereit ist, Herausforderungen anzunehmen und umzusetzen. Bei Actindo hatten wir schnell das Gefühl, dass wir an der richtigen Adresse sind.“  

Das Projekt startete dann auch direkt mit einer neuen Entwicklung durch Actindo: Southbag setzte bei der Auftragsvergabe voraus, dass eine Massenbearbeitung von Artikeln möglich sein sollte, einschließlich Meta- und Basis-Daten. Die Spezialisten von Actindo ergänzten das ERP-System innerhalb von nur einem Monat um die geforderte Funktion. Seitdem profitieren die Southbag-Mitarbeiter von deutlichen Zeitersparnissen bei der Artikelbearbeitung. Inzwischen gehört die Massenbearbeitung bei allen Actindo ERP-Paketen zur Standardausstattung.

Multichannel ERP-System integriert Point-of-Sale, Online-Shop und Internet-Marktplätze

Southbag betreibt neben dem Onlineshop zwei stationäre Läden in Puchheim und Salzburg und wollte die Warenwirtschaft des deutschen Geschäfts ebenfalls in das Actindo ERP-System integrieren. Die besondere Herausforderung: die Kassensoftware am POS sollte nicht nur sämtliche Daten wie Verkäufe und Bestandsänderungen in Echtzeit an das zentrale ERP-System übergeben, sondern auch das komplexe Rabatt-System von Schulranzen-Onlineshop.de abbilden. Kunden erhalten im Megastore die gleichen Ermäßigungen, beispielsweise für Sets oder Sammelbestellungen, wie im Internet. Diese Rabatte sollte das Kassensystem automatisch beim Buchen errechnen und auch bei Retouren berücksichtigen. Basierend auf den Anforderungen von Southbag entwickelten die Spezialisten von Actindo die Kassen-Komplettlösung Actindo POS – einschließlich der speziell angepassten Hardware. Southbag profitiert inzwischen online und offline von einer integrierten, stets aktuellen und einheitlichen Warenwirtschaft.

Neben den stationären Geschäften und Schulranzen-Onlineshop.de hat Southbag in den vergangenen zwei Jahren einen weiteren Vertriebskanal erschlossen: eBay spielt für den Abverkauf inzwischen eine wichtige Rolle. Und auch hier sorgen die vollintegrierten Schnittstellen von Actindo zu den großen Internet-Marktplätzen für einen immer aktuellen Überblick zu Verkaufs- und Bestandszahlen. Da alle Daten – Bestellungen, Versandinformationen oder Zahlungen – zentral zur Verfügung stehen, kann Southbag sämtliche Versandhandelsprozesse über das Actindo ERP-System abwickeln – von der Lagerhaltung und Beschaffung über die Versandlogistik bis hin zu Retourenmanagement und Inkasso. Auch die komplette Finanzbuchhaltung, Controlling/BI-Funktionen und ein revisionssicheres digitales Dokumentenarchiv sind im Actindo ERP-System enthalten.

„Als webbasierte und vollintegrierte Komplett-Lösung ist Actindo das perfekte Mittelstands-ERP-System“, resümiert Stephan von Dall’Armi, Geschäftsführer von Southbag. „Alle Leistungen rund um unseren Shop aus einer Hand zu bekommen ist für uns natürlich wesentlich komfortabler, als für Shop-Frontend, -Backend und ERP-System jeweils unterschiedliche Ansprechpartner zu haben.“ Die Zusammenarbeit mit Actindo will Southbag daher fortsetzen – schließlich gibt es in der Online-Branche noch einige Preise zu gewinnen. „Für unseren Shop werden wir natürlich auch in Zukunft immer wieder neue Ideen haben, die Actindo dann umsetzen soll“, sagt von Dall’Armi. Beim ERP-Spezialisten und Full-Service-Dienstleister macht man die Hausaufgaben für die Schulranzen-Händler gerne – vor allem, weil auch Actindo selbst und damit all seine Kunden von den neuen Entwicklungen profitieren.