Fallbeispiel: SportScheck sprintet mit KPS-Methodik zum Omni-Channel-Geschäft

Die Herausforderungen des stationären Handels spiegeln sich in eindeutigen Zahlen wieder: Während der Online-Handel stetig wächst, stagnieren die Verkäufe in den Geschäften vor Ort. Diese Entwicklung lässt sich auch im Textilhandel beobachten. Der Umsatzanteil des klassischen Bekleidungsfachhandels hat laut GFK seit 2007 von 39 Prozent kontinuierlich auf 31 Prozent abgenommen.  Zudem kaufen laut Bitkom 70 Prozent der Deutschen ab 14 Jahren im Internet ein.  Eine Vernetzung aller Verkaufskanäle ist daher für Händler notwendig, um den verschiedenen Kunden am richtigen Ort zur richtigen Zeit das passende Angebot zu unterbreiten. Ein großer Kundenteil, vor allem jüngere Menschen, gehen bereits davon aus, dass die Vertriebskanäle miteinander verbunden sind – die Realität sieht jedoch meist anders aus. „Oftmals reichen die technischen Anforderungen und Unternehmensinfrastrukturen nicht aus, um die Voraussetzungen eines wirksamen Omni-Channel-Handels mit kanalübergreifenden Abläufen zu erfüllen“, konstatiert Dr. Michael Mirz, Managing Partner bei KPS Consulting. 

Leistungsschub dank IT-Konsolidierung und Logistik-Einbindung

Auch bei SportScheck waren vor zwei Jahren IT-Landschaft und Logistik noch nicht soweit, um den Anforderungen und Ansprüchen eines Omni-Channel-Händlers gerecht zu werden: Prozesse arbeiteten zu langsam und zu ungenügend integrierte Systeme sowie Schnittstellenlösungen bremsten die Abläufe. Aufgrund von Datensilos lagen Dateien nur unübersichtlich vor, was schnelle Systemänderungen unmöglich machte, da SportScheck zum Teil in Konzernlösungen der Otto-Group eingebunden war.

„Ein entscheidendes Ziel von uns war, die Abwicklung von Rücksendungen, Belieferungen und Warenanlieferungen zu beschleunigen und die Omni-Channel-Prozesse abzubilden. Dies ließ sich nur mit einer besser integrierten IT-Infrastruktur erreichen“, erklärt Guido Jaenisch, Geschäftsführer bei SportScheck. „In diesem Zusammenhang sollte auch gleichzeitig die Transparenz bei den vorhandenen Daten und Abläufen erhöht werden.“

Die Herausforderung bestand vor allem darin, die Anzahl der eigenen IT-Lösungen zu verringern sowie vorhandene Systeme unabhängig vom Otto-Konzern nutzen zu können. Die ursprünglich knapp 150 Systeme wurden bei der Implementierung der neuen SAP-Lösungen wie SAP for Retail oder SAP Customer Relationship Management (CRM) auf unter 40 reduziert. Eine weitere komplexe Aufgabe war, die Kundenstammdaten aus den unterschiedlichen Systemen in ein einheitliches CRM-System zu migrieren.

Gesucht: Erfahrung und Kompetenz bei SAP-Projekten

SportScheck entschied sich bei der Umsetzung für die Unternehmensberatung KPS Consulting, die mit langjähriger Erfahrung in SAP- und Transformations-Projekten überzeugen konnte. „Zudem gilt KPS mit ihrer Rapid Transformation® Methode als Marktführer mit einem sehr guten Ruf“, bestätigt Jaenisch. „Dank der KPS-Methodik konnten innerhalb von zweieinhalb Jahren eine einheitliche SAP-Landschaft eingeführt und die Prozesse nahtlos mit denen des neuen Logistikanbieters Fiege vernetzt werden.“ Ende Juli 2014 erfolgte das letzte Go-Live für die rund 20 Filialen in Deutschland.

Eine wichtige Anforderung von SportScheck bestand darin, die eigene Unternehmens-IT aus der Konzernverbundenheit zur Otto Group herauszulösen. Innerhalb der Gruppe ist es das erste SAP-Transformations-Projekt, das erfolgreich abgeschlossen werden konnte. Damit wurde auch das Ziel erreicht, auf Basis einer eigenständigen Lösung unabhängig reagieren zu können.

Bis zu 40 Prozent Zeitersparnis durch Rapid Transformation Methode

„Ein klarer Vorteil der KPS-Methodik gegenüber anderen Implementierungsmethoden ist, dass sie schnell zu Ergebnissen führt“, stellt Jaenisch fest. Bei solchen Großprojekten besteht die Standardverfahrensweise darin, vordefinierte, meist papierbasierte Konzeptphasen Schritt für Schritt durchzuspielen (Wasserfallmodell). Erst, wenn alle Phasen durchlaufen sind und alle Systeme, Abläufe und Schnittstellen bis ins kleinste Detail beschrieben wurden, kann mit der Implementierung begonnen werden. Neue IT-Lösungen offenbaren dann erst am Schluss der Implementierung, ob sich die geforderten Abläufe darin überhaupt abbilden lassen oder nicht.

„Mit dem Rapid-Prototyping-Ansatz von KPS ließ sich sehr schnell erkennen, wie unsere Prozessstrecken in den späteren SAP-Systemen aussehen werden“, erklärt Bernhard Puchberger, CIO, Leiter Organisation & Logistik bei SportScheck. „Mitarbeiter aus den Fachbereichen, der IT-Abteilung und der Managementebene wurden so rasch an die SAP-Lösungen herangeführt. Dabei wurde auch immer das Gesamtsystem als durchgehender Prozess mit allen SAP- und Sub-Systemen in den Prozessdefinitionen betrachtet. Einzelne Abläufe ließen sich bereits während der Analyse mit den Verantwortlichen diskutieren. Damit wurden wir in die Lage versetzt, Anforderungen und Prozesse – teilweise noch aus Uralt-Systemen – bereits zu einem solch frühen Zeitpunkt der Implementierung zu überprüfen“, so Puchberger. „Die Nutzer mussten sich beispielsweise bei abteilungsspezifischen Anwendungen die Frage stellen, ob hier bestimmte Prozesse oder Tools später überhaupt noch benötigt werden oder nicht.“

Hohe Akzeptanz und weniger Fehler durch praxisorientierte Arbeitsweise

„Die KPS-Methode bringt einen weiteren Vorteil mit sich“, erläutert Jaenisch: „Die neue Lösung wurde rasch von unseren Mitarbeitern akzeptiert, da sie sehr schnell sehen konnten, wie die neuen Systeme zusammenwachsen und wie letztendlich ihre Arbeit dadurch leichter wird. Daten müssen zum Beispiel nicht länger mühsam gesucht und abgeglichen werden, sondern werden nun in einem Fluss dargestellt.“

Durch den direkten Praxisbezug und die frühe Mitwirkung der verantwortlichen Abteilungen an der Prozessintegration ins SAP-System wurden Fragen sowie Aufgaben zudem umgehend angegangen. Während der sogenannten ‚Schulterblicke‘ ließen sich Probleme frühzeitig erkennen und somit rasch lösen. Trat zum Beispiel ein Sonderfall auf, konnte der Prozess über ein Feld oder einen Exit-Punkt direkt gestartet werden. Ein neuer Ablauf lässt sich so relativ schnell implementieren und durchtesten. „Wir merken auch heute noch, wenn wir unsere Testphasen anschauen, wie prozentual gering das Fehleraufkommen war“, bestätigt Puchberger.

Marktvorteil: E-Commerce und Logistik eng aufeinander abstimmen

Eine entscheidende Zielvorgabe von SportScheck war, den stationären und den Distanz-Handel so eng mit der Logistik zu verzahnen, dass es nicht mehr zu Nachlieferungen von Artikeln kommt. Jaenisch: „Wir sprechen hier von 30.000 Produkten. 90 Prozent der Bestellungen sollen dabei am nächsten Tag beim Kunden zu Hause ankommen. Auch im stationären Handel sollen alle angebotenen Artikel jederzeit verfügbar sein. Eine nahtlose Integration der SAP-Landschaft mit dem neuen Logistikzentrum wurde dadurch aufwändig, aber auch sehr wichtig.“ Beide Systeme konnten wie geplant parallel live geschaltet werden. KPS hatte hierbei die jeweiligen Abläufe im SAP-System vorgegeben und die Logistikprozesse wurden anschließend darauf abgestimmt.

Viele Händler mit Cross-Channel- oder Multi-Channel-Ansätzen scheitern jedoch genau an dieser mangelnden Vernetzung von E-Commerce-Plattform und Logistik. Oft steigen Unternehmen in den Online-Handel ein, ohne dabei die Lager- oder Lieferprozesse anzupassen. In einer aktuellen Umfrage zum Einkaufsverhalten gaben zwar über 70 Prozent der Befragten an, dass sie im Jahr 2020 hauptsächlich in Webshops einkaufen würden. Allerdings haben auch nahezu 47 Prozent in den letzten zwölf Monaten schlechte Erfahrungen mit Online-Lieferungen gemacht, weil beispielsweise die Ware zu spät ankam. Jeder Fünfte bemängelt dabei, dass er seine Rücksendungen nicht in Filialen abgeben kann.

Mit der vollständigen Einbindung des neuen Logistiklagers in die SAP-Landschaft steigt der Sportartikelhändler zu einem kompletten Omni-Channel-Anbieter auf. „Unsere Kunden können Artikel durch die Click&Collect-Funktion von überall aus bestellen und erwerben –“, so Jaenisch. „Ob ihre Ware verfügbar ist oder nicht, können sie nun in Echtzeit prüfen. Dank der schnelleren und transparenteren Prozesse wird an SportScheck-Standorten künftig sogar eine Same-Day-Delivery möglich sein und noch dieses Jahr auf Kundenakzeptanz getestet werden.“ Zudem soll über das neue SAP-System auch anderen Fachhändlern und Lieferanten eine Marketplace-Plattform bereitgestellt werden, um ihre Produkte anzubieten.

Mehr Infos gibt es auf der „Same Day Delivery Informationsseite von SportScheck“.

(jm)