Dank umfassender Datenverwaltung wird die Suche nach der Nadel im Heuhaufen zum Kinderspiel: Parker Hannifin Packing Division Europe setzt hier auf die Dokumentenverwaltungs- und Archivierungssoftware von Gain.

Stundenlanges Suchen kann einem den letzten Nerv rauben. Das schier endlose Durchforsten von Dateien vergeudet in deutschen Firmen tagtäglich nicht nur kostbare Arbeitszeit, sondern schlägt auch finanziell ordentlich zu Buche. Dieses Problem war auch bei der Parker Hannifin Packing Division Europe am Standort Bietigheim-Bissingen bestens bekannt. Abhilfe schaffte der Einsatz der Dokumentenverwaltungs- und Archivierungssoftware Gain Professional.

Die Parker Hannifin ist seit mehr als 50 Jahren in der Entwicklung und Konstruktion von gewerblichen, mobilen und industriellen Lösungen und Systemen erfolgreich. Diese umfassen ein breites Spektrum von Dichtungen über Sensoren bis hin zu Fluidiktechnologien für medizinische Systeme und analytische Messgeräte. Schon lange ist das Unternehmen ein treuer Kunde des Softwareanbieters: Mit einem Bestand von aktuell über 30.000 verschiedenen Zeichnungen, die im operativen Geschäft jeden Tag abrufbar sein müssen, war vor allem die Fähigkeit der Lösung zur Einordnung und Konvertierung der einzelnen Dateien entscheidend.

Das System umfasst dabei die unterschiedlichsten Formate: Von PDF und TIF-Dateien bis hin zu komplexen Zeichnungen in Inventor oder AutoCAD in 2D und 3D ist alles dabei. Jede Datei kann mithilfe einer speziellen Zeichnungsnummer aufgefunden werden, die für alle Formate gültig und dem etablierten Workflow angepasst ist. So können beispielsweise im Einkauf die gewünschten Zeichnungen jederzeit in tagesaktueller Form über einen zentralen Rechner aufgerufen und sofort aus der Lösung heraus über das angeschlossene Druckprogramm ausgedruckt werden.

Angepasster Workflow macht den Unterschied

Die Lösung aus dem Hause Gain Software wird in allen Abteilungen des Unternehmens von der Produktion bis zum Marketing eingesetzt. Die immensen Zeit- und Kosteneinsparungen erklären sich dabei nicht zuletzt durch den stark angepassten Workflow, der die Struktur und die Bedürfnisse des Unternehmens speziell berücksichtigt: „Mit dem entwickelten Workflow sind wir sehr zufrieden. Er ermöglicht das reibungslose Zusammenarbeiten über alle Abteilungsgrenzen hinweg“, betont Produktmanager Thorsten Kleinert, der als Leiter der CAD-Administration auch die Weiterentwicklung der Lösung aufmerksam verfolgt. Insbesondere die verbesserten Updatefunktionen werden von ihm als durchweg positiv beurteilt.

So verlief die diesjährige Umstellung auf die neue Version Gain 9 bei der Packaging Division Europe der Parker Hannifin innerhalb von nur zwei Tagen, ohne dabei Probleme zu verursachen: „Die neuen Updates sind ein echtes Highlight der Lösung. Wir konnten sie reibungslos in unsere bestehende Softwarestruktur integrieren“, so Thorsten Kleinert.

Flexibles System – gute Betreuung

Bei der Implementierung der Lösung spielte neben dem prozessoptimierenden Workflow vor allen Dingen ihre Eigenschaft als offenes System, ihre einfache Modellierbarkeit sowie die Kompatibilität mit der damals verwendeten Autodesk-Software eine wichtige Rolle. Seit damals hat sich die Lösung speziell in den Bereichen Revision und Freigabe von Zeichnungen, der Abwicklung der Programme AutoCAD und Inventor sowie durch den Einsatz der Job- und Plotmanager im Unternehmen bewährt und sich durch zahlreiche Weiterentwicklungen im Laufe der Zeit stets den aktuellen Erfordernissen angepasst. Über einen Wartungs- und Updatevertrag wird die Firma einmal jährlich mit den neuesten Updates versorgt. Der Support erfolgt dabei über den Partner CADEXperience, der sich durch intensive Betreuung und schnelle Problembehebung ebenfalls schnell einen Namen im Unternehmen gemacht hat.

Erweiterung so schnell wie möglich

Obwohl die Lösung bislang nur am Standort Bietigheim-Bissingen eingesetzt wird, ist eine Ausweitung des Systems auf andere Niederlassungen im europäischen Ausland bereits angedacht. Wenn es nach Thorsten Kleinert geht, könnte die Umsetzung lieber heute als morgen erfolgen: „Die Anbindung an die anderen Standorte wäre auf jeden Fall wünschenswert. So könnten wir auch mit unseren Kollegen in Tschechien oder Dänemark noch schneller und effektiver zusammenarbeiten.“ Bis es soweit ist, wird die Verwaltung des wachsenden Zeichnungsbestandes jedoch weiterhin die vorherrschende Aufgabe der Lösung sein: Bei 20 neuen Zeichnungen pro Tag dürfte der Heuhaufen in absehbarer Zeit nicht kleiner werden.

(Autor: Peter Schmitt, Geschäftsführer Gain Software)