Fallbeispiel: WT-Direct steigert Umsatz mit GS-Office und Sage Shop

Zig-Vertriebskanäle und trotzdem alle Kunden im Blick: Seit die WT-Direct GmbH die kaufmännische Software GS-Office Quantum von Sage und den Sage Shop nutzt, steigerte das in Bad Urbach sitzende Unternehmen seinen Umsatz und spart sich trotzdem viel Zeit in der Bearbeitung der Bestellungen.

Pressholz verwandelt WT-Direct optisch in edles Wurzelholz und schnöde Plastikteile gehen nach einem Tauchbad auf den ersten Blick als hochwertiges Carbon durch. Aber auch Schlangenhaut, Wassertropfen oder eine Blumenwiese sowie weitere 2800 Designs hat die WT-Direct GmbH im Angebot, um Gegenstände oberflächlich zu veredeln. Dafür nutzt das im schwäbischen Urbach 2009 gegründete Unternehmen ein Beschichtungsverfahren, das in den 80er Jahren in Japan entwickelt wurde.

Mit diesem sogenannten Wassertransferdruck-Verfahren lassen sich selbst kompliziert geformte Objekte kostengünstig bedrucken. Dafür wird das auf einem speziellen wasserlöslichen Film aufgebrachte Dekor auf die Wasseroberfläche eines Tauchbeckens ausgelegt und mit einem Aktivator besprüht, der die Trägersubstanz auflöst und das Dekor an die Wasseroberfläche abgibt. Die zu beschichtenden Teile werden durch die schwimmende Dekorschicht in das Wasserbad getaucht. Der Druck des Wassers presst den Dekorfilm dann gleichmäßig an die Teile. WT-Direct hat das japanische Verfahren aber nicht nur wie unzählige andere Unternehmen auf der ganzen Welt kopiert. Gemeinsam mit einem Chemiker, der am Fraunhofer Institut forscht, veränderte das Unternehmen die chemischen Prozesse so, dass alle strengen deutschen und europäischen Gesetzgebungen eingehalten werden. Für diese Innovation wurde das Unternehmen während der Hannover Messe mit dem Industriepreis 2012 ausgezeichnet.

Das Wassertransferdruckverfahren ist nicht das einzige Beschichtungsverfahren, das WT-Direct nutzt, um Oberflächen zu veredeln. Zum Repertoire gehört auch die Verspiegelungstechnik und die Beschichtung mit Titanium Plus. Darüber hinaus entwickelt, produziert und vertreibt die kleine Firma auch Tauchbecken für das Wassertransferdruckverfahren sowie das für das Verfahren notwendige Zubehör wie Folien und den Aktivator.

Neben einigen deutschen Automobilherstellern beauftragen auch Prototypenbauer, Designer, Hersteller von Konsumgütern im In- uns Ausland sowie zahlreiche Privatleute WT-Direct regelmäßig, Gegenstände zu beschichten oder sie ordern Folien, Tauchbecken und notwendige Chemikalien. Knapp 2000 Kontaktdaten enthält die Kundendatenbank mittlerweile. Einen Schatz, den der Geschäftsführer der WT-Direct, Thomas Müller, zu vermehren weiß.

Kaufmännische Software und Online-Shop spielen perfekt zusammen

Seit Herbst 2011 nutzt WT-Direct die kaufmännische Software GS Office Quantum und den Sage Shop. „Anfangs war ich sehr skeptisch. Ich konnte mir nicht vorstellen, dass es eine Lösung gibt, die wirklich alles kann“, so der Geschäftsführer. Zuvor hatte Müller sechs unterschiedliche Programme im Einsatz. Sein größtes Problem mit der früheren Heterogenität: Sämtliche Kundendaten mussten permanent händisch von einer Lösung in die andere übertragen werden. Ein enormer zeitlicher Aufwand und eine ständige Fehlerquelle. „Um Bestellungen abzuarbeiten, investierten wir früher mindestens eine Stunde. Heute sind wir in zehn bis 15 Minuten durch“, bringt Müller die Zeitersparnis auf den Punkt. Denn löst der Kunde heute eine Bestellung bei ebay, Amazon oder direkt im WT-Shop aus, dann laufen von der Auftragsbestätigung bis zur Erstellung des Lieferscheins und sogar bis zum DHL- oder UPS-Label-Ausdruck alle Prozesse in der kaufmännischen Software automatisch ab. Selbst an die Mahnschreiben für säumige Zahler muss Müller heute nicht mehr denken.

Wird innerhalb von 14 Tagen kein Zahlungseingang verbucht, geht die erste Mahnung an den Kunden. Neben der enormen zeitlichen Entlastung für die Buchhaltung freut sich Müller, dass die Kunden die Ware jetzt einen Tag früher erhalten. „Alles, was bis 15.00 Uhr bestellt wurde – egal ob bei ebay, Amazon, telefonisch oder in unserm Online-Shop –, geht um 15.30 Uhr mit einem Paketdienst an die angegebene Lieferadresse. Positiver Effekt: Auch das Geld ist damit mindestens einen Tag früher auf dem Konto. Und der Steuerberater, der bekommt jetzt monatlich eine detaillierte Auflistung von Kontoein- und -ausgängen – ganz automatisch.“

Einmal am Haken – immer an der Angel

Dass die Kunden WT-Direct nie aus dem Blick verlieren, dafür sorgt Müller durch die monatliche Versendung eines Newsletters, in dem er vor allem Rabatte ankündigt. „Einen echten Umsatzbringer“ nennt der 51-Jährige diese Aktion, die dank der Sage Software kaum Aufwand für ihn bedeutet, jedoch viel für das Unternehmen bringt. Auch das Cross-Selling geht dem Schwaben mittlerweile leicht von der Hand. Denn die Lösung empfiehlt Käufern automatisch weitere passende Produkte. Ganz nach bekanntem Prinzip: Kunden, die diesen Artikel kauften, haben sich auch für diesen entschieden. „Das ist professioneller Online-Handel“, schwärmt Müller und fügt hinzu: „Mit dieser Software kann man im Marketing eigentlich nichts vergessen oder falsch machen.“ Selbst die Google-Werbung gelingt ihm jetzt deutlich besser.

Denn die Software prüft alle Eingaben nach den gültigen Google-Richtlinien und fordert beispielsweise den Nutzer auf, Bilder oder Schlagworte hinzuzufügen, um die Auffindbarkeit von WT-Direct bzw. dessen Produkte zu verbessern. „Wir erfüllen die Google-Richtlinien jetzt zu 100 Prozent“, ist Müller begeistert. Hilfreich ist auch, dass er auf Knopfdruck sehen kann, welche Produkte gut laufen und welche sich als Ladenhüter erweisen. „So kann ich schneller reagieren und das anbieten, was meine Kunden suchen“, freut sich der Geschäftsführer. Nach wenigen Monaten ist der Erfolg bereits spürbar. Der Umsatz, der im Millionen-Bereich liegt, hat sich um 15 Prozent erhöht.

Sage-Support begeistert

„Zur Einführung der Software wendeten wir uns direkt an Sage und baten den Support, uns bei der Installation und Einrichtung der Software zu unterstützen“, beschreibt Müller die anfängliche Situation. Das gelang zu seiner vollen Zufriedenheit. So übertrugen die Mitarbeiter des Sage-Supports beispielsweise nicht nur innerhalb einer halben Stunde alle Kundendaten vom alten Programm in die Sage Lösung, sie beantworteten auch alle weiteren Anfragen laut Müller sehr schnell und kompetent. Sein Fazit: „Die Software, die ist wirklich super. Und auch der Support. Das sag ich jedem.“

Die Kernfunktion von GS-Office Quantum

GS-Office Quantum wurde für kleine Unternehmen entwickelt, die weiter wachsen wollen. Die Software bietet alle Funktionalitäten einer professionellen kaufmännischen Software: Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung sowie Adress- und Kontaktmanagement. Über eine Schnittstelle zum Sage Shop, der einen professionellen Online-Handel ermöglicht, können die Daten einfach in die GS-Office Lösung übernommen werden.