Food-Startups: Wie moderne ERP-Software den Onlinehandel erleichtert

Schnell noch den Sommerurlaub buchen oder ein neues Handy bestellen – Reisen, Technik oder Kleidung im Internet zu kaufen, hat sich längst etabliert. Der Lebensmitteleinkauf hingegen fand bisher meist im stationären Handel statt. Doch ein Wandel ist absehbar. Laut einer Umfrage des Digitalverbandes Bitkom haben 17 Prozent der 16- bis 29-Jährigen schon einmal bei Express-Lieferdiensten wie Gorillas, Flink und Co. Bestellt. Bei allen Internetnutzern sind es noch zehn Prozent. Insgesamt können sich 40 Prozent – bei den Jüngeren sogar über 50 Prozent – vorstellen, ein Online-Angebot künftig zu nutzen. Über 60 Prozent der Befragten sind sich darüber hinaus einig, dass Food-Startups und Express-Lieferdienste das allgemeine Einkaufsverhalten künftig verändern werden.

Food-Startups: Große Herausforderungen im E-Commerce

Gute Voraussetzungen, um als Food-Startup mit einem guten Produkt, das einen aktuellen Trend trifft, erfolgreich zu werden. So wie beispielsweise YFood, das Münchner Startup, das vollwertige Trinkmahlzeiten anbietet. Oder Koro, das sich auf den Vertrieb von haltbaren und naturbelassenen Lebensmitteln in Großpackungen spezialisiert hat. Doch unabhängig vom konkreten Produkt stehen Food-Startups im E-Commerce vor großen Herausforderungen. Wie lassen sich die verschiedenen Kanäle im Blick behalten, wie die Bestände einfach und übersichtlich verwalten? Gerade beim Handel mit verderblichen Produkten kann das Management der Warenbestände über Erfolg und Misserfolg entscheiden.

Und nicht nur die Qualität der Ware muss am Ende die Kunden überzeugen. Auch wenn es um den Lieferzeitpunkt oder Retouren geht, erwarten Online-Käufer maximale Transparenz. Food-Startups können sich am Markt positionieren, wenn sämtliche Workflows reibungslos funktionieren. Von der Produktion über die Auftragsabwicklung bis hin zum Controlling. Hier noch manuell oder mit Exceltabelle zu arbeiten ist viel zu aufwendig und fehleranfällig. Wer heute nicht auf moderne Unternehmenssoftware für seine Prozesse setzt, wird am Markt kaum bestehen können – egal wie gut das Produkt sein mag.

Den Überblick behalten mit der richtigen Chargenverwaltung

Verbraucherschutz ist ein zentrales Thema für den Lebensmitteleinzelhandel, das aber zu einem enormen Verwaltungsaufwand seitens der Unternehmen führt. Um die Lebensmittelsicherheit zu gewährleisten, ist die Rückverfolgung von Chargennummern essenziell. Unternehmen sind sogar dazu verpflichtet, ihre Produkte bis zu ihrem Ursprung zurückverfolgen zu können. Waren werden deshalb mit Chargennummern gekennzeichnet, um im Falle eines Rückrufs die betroffenen Produkte sofort identifizieren zu können. Um diesen Aufwand möglichst gering zu halten, lohnt sich der Einsatz einer ERP-Software. Diese vergibt entsprechende Nummern für neu produzierte Artikel, liefert eine Chargenhistorie zur Überprüfung und Verfolgung, bestimmt die Vergabe von Artikel-Seriennummern, erfasst diese beim Ein- und Auslagern über einen Scanner und ermöglicht eine schnelle Chargen-Durchsuchung mittels Filterfunktion.

Die Software ermöglicht es Unternehmen zu jeder Zeit den Überblick zu behalten, die Verwaltung zu digitalisieren und deutlich zu vereinfachen. Auch für die Kontrolle der Mindesthaltbarkeit von Produkten bietet der Einsatz einer ERP-Software Vorteile, denn kein Kunde verzeiht es, wenn abgelaufene Ware geliefert wird. Deshalb brauchen Food-Startups eine verlässliche Lösung, um dies zu vermeiden. Die Software stellt nach dem FEFO-Prinzip (First Expired – First Out) sicher, dass die Waren so sortiert werden, dass zuerst die Artikel verschickt werden, deren Mindesthaltbarkeitsdatum als nächstes erreicht ist.

Kostengünstig und schlank – die ideale Software für Food-Startups

Die Verwaltungssoftware für Food-Startups sollte so einfach und schlank wie möglich sein. Gerade junge Unternehmen sind bei der Auswahl gut beraten, nach Alternativen zu den großen Playern am Markt zu suchen. Denn für Startups sind günstige, flexible, leicht zu implementierende und skalierbare Verwaltungssysteme besonders wichtig. Doch wie genau kann eine solche Software die Arbeit erleichtern und die Erfolgschancen steigern? Moderne ERP-Lösungen sollten folgende Features mitbringen:

• Automatisierung von Bestellungen und Synchronisierung von Lagerbestandsdaten: Dadurch wird die Verwaltung von Bestellungen, aktuellen Warenbeständen und Nachbestellungen vereinfacht. Dies kann möglichen Engpässen vorbeugen.
• Multichannel-Tracking: Dies ermöglicht eine zentrale und vereinfachte Bearbeitung von Bestellungen aus allen Vertriebskanälen und gibt einen Überblick über Warenfügbarkeiten. Diese Info wiederum kann für mehr Transparenz und Service mit den Kunden geteilt werden.
• Fulfillment-Optionen: Diese erlauben die Auswahl der jeweils geeignetsten Optionen für die Auftragsabwicklung, den Versand und die Logistik. Von der Eigenabwicklung bis hin zur Anbindung an externe Logistikdienstleister.
• E-Commerce Controlling: Damit lassen sich die Eingangs- und Ausgangsrechnungen von Onlineshops und Marktplätzen inklusive Weiterleitung an die Buchhaltung verwalten.
• Übersichtliches Dashboard mit allen relevanten KPIs: Dies ermöglicht den Gründern einen schnellen, datenbasierten Überblick über die aktuelle Performance von Produkten und Vertriebskanälen bis hin zu den Finanzen.

Praxischeck: Starkes Wachstum und smartes Handling

Die Wahl der passenden ERP-Software spielt bei More Nutrition eine wichtige Rolle. Die Jungunternehmer Christian Wolf und Michael Weigl bieten Nahrungsergänzungsmittel (Supplements) für Sportler an, deren Wirkung wissenschaftlich fundiert ist. Nach zwei Jahren suchten die Gründer nach einer individuellen ERP-Software, die weiteres Wachstum ermöglicht. Da ihr Vertrieb hauptsächlich über den Online-Shop, Amazon Marketplace und eigene Social-Media-Kanäle läuft, kam für More Nutrition nur ein Multichannel-ERP-System mit skalierbarer, Cloud-basierter Architektur in Frage.

Mit der Lösung ihrer Wahl können Food-Startups nun sämtliche Business-Prozesse besser vernetzen, die verschiedenen Vertriebskanäle in einem Tool übersichtlich bündeln und sicherstellen, dass auch Spitzenlasten von bis zu 50.000 Bestellungen pro Tag abgebildet werden können. Zudem sind Ausfälle des Onlineshops oder Schwierigkeiten bei der Kommunikation mit externen Dienstleistern kein Thema mehr.

Über den Autor: Benedikt Sauter ist Co-Gründer und CEO der Xentral ERP Software GmbH. Xentral ERP ist eine Cloud-basierte ERP-Software, die für Startups und KMUs Geschäftsprozesse an einem Ort bündelt. Dieser reicht von E-Commerce über Lager und Produktion bis hin zu Fulfillment und Buchhaltung. Das ERP-System bietet mehr als 1.000 Funktionen und Schnittstellen zu allen gängigen Tech-Tools. So können Unternehmen ihre individuellen Prozesse Schritt für Schritt digitalisieren und automatisieren. Xentral nimmt seinen Kunden dabei die Hürde der sich täglich wiederholenden Aufgaben ab. Und es schafft ein Umfeld, in dem Unternehmen nachhaltig wachsen können. (sg)

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