Gesetzliche Anforderungen bei Geschäftsbriefen

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Gesetzliche Anforderungen bei Geschäftsbriefen

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Auch für Geschäftskorrespondenz via E-Mail oder Fax sind gewisse rechtliche Vorgaben zu benachten. Die wichtigsten im Überblick.

Noch immer hat nicht jeder mitbekommen, dass am 1. Januar 2007 das „Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister“ (EHUG) in Kraft getreten ist. Dieses bringt unter anderem für die im Handelsregister eingetragenen Unternehmen die Neuerung mit sich, dass diese nun auch bei ihrer via E-Mail oder via Fax geführten Korrespondenz bestimmte formale Anforderungen einhalten müssen, die bisher nur für gedruckte Geschäftsbriefe galten.

So müssen die im Handelsregister eingetragenen Einzelunternehmer, die „offenen Handelsgesellschaften“, „Kommanditgesellschaften“ (§§ 37a HGB, 125a HGB) sowie die „GmbHs“ (§ 35a GmbHG,) und die „AGs“ (§ 80 AktG) auf allen Briefen, Faxen wie auch E-Mails mit „geschäftlichem Bezug“ folgende Informationen zwingend aufführen:

-Firmenname (wie im Handelsregister eingetragen),

-Rechtsformzusätze (wie etwa die Bezeichnung „eingetragener Kaufmann“ beziehungsweise „e. K.“ oder „e. Kfm“, „eingetragene Kauffrau beziehungsweise „e. Kfr.“, „offene Handelsgesellschaft“ beziehungsweise „OHG“, „Kommanditgesellschaft“ beziehungsweise „KG“),

-Ort der Handelsniederlassung,

-das Registergericht

-und die Nummer, unter der die Firma in das Handelsregister eingetragen ist.

Der Angaben bedarf es übrigens nicht bei Mitteilungen oder Berichten, die im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung ergehen und für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden, in denen lediglich die im Einzelfall erforderlichen besonderen Angaben eingefügt zu werden brauchen.

Regeln für Kleingewerbetreibende

Auch für Kleingewerbetreibende, für die keine Firma im Handelsregister eingetragen ist, hat  sich etwas geändert. Diese haben nämlich seit dem 22. Mai 2007 auf ihren Geschäftsbriefen zusätzlich zum ausgeschriebenen Vor- und Zunamen noch eine ladungsfähige Anschrift anzugeben.

Vorlagen für die gängigsten „Rechtsformen im Wirtschaftsverkehr“

E-Mail Pflichtangaben für Einzelunternehmer (nicht im Handelsregister eingetragen)

Erforderlich: Hier reicht für die Geschäftsmail der Vor- und Nachname des Unternehmers aus.

Muster:

„Max Mustermann“

E-Mail-Pflichtangaben für den Kaufmann (im Handelsregister eingetragen)

Erforderlich: Hier sind für die Geschäftsmail der Firmenname (wie im Handelsregister eingetragen), der Rechtformzusatz (wie etwa die Bezeichnung „eingetragener Kaufmann“ beziehungsweise „e.K.“ oder „e.Kfm“, „eingetragene Kauffrau beziehungsweise „e.Kfr.“), der Ort der Handelsniederlassung, das zuständige Registergericht sowie die Handelsregisternummer erforderlich.

Muster:

„Motor Mustermann, e.Kfr.“ (der Name der Inhaberin braucht dagegen nicht veröffentlicht zu werden)

Mustermannstr. 1

80339 MünchenRegistergricht: Amtsgericht München, HRA 11111“

E-Mail-Pflichtangaben bei der „Gesellschaft bürgerlichen Rechts“ (GbR)

Erforderlich: Name der Gesellschaft und eines jeden Gesellschafters (Vor- und Zuname)

Muster:

„Max&Steffi GbR

Max Mustermann, Steffi Mustermann“

E-Mail-Pflichtangaben bei „offene Handelsgesellschaft“ (OHG)

Erforderlich: Firmenname (wie im Handelsregister eingetragen), Rechtsformzusatz („OHG“), Ort der Handelsniederlassung, das Registergericht, Handelsregisternummer

Muster:

„Motor Mustermann oHG

Mustermannstr. 1

80339 München

Registergericht: Amtsgericht München, HRA 11111“

E-Mail-Pflichtangaben bei „Kommanditgesellschaft“ (KG)

Erforderlich: Firmenname (wie im Handelsregister eingetragen), Rechtsformzusatz („KG“), Ort der H andelsniederlassung, das Registergericht, Handelsregisternummer

Muster:

„Motor Mustermann KG

Mustermannstr. 1

80339 München

Registergericht: Amtsgericht München, HRA 11111“

E-Mail-Pflichtangaben bei „Gesellschaften mit beschränkter Haftung“ (GmbH)

Erforderlich: Firmenname (wie im Handelsregister eingetragen), ausgeschriebener Vor- und Zuname aller Geschäftsführer, Rechtsformzusatz („GmbH“), Ort der Handelsniederlassung, das Registergericht, und die Nummer, unter der die Firma in das Handelsregister eingetragen ist.

Muster:

„Mustermann GmbH

Sitz der Firma: Mustermannstr. 1, 80339 München (eventuell Zweigstelle)

Registergericht: Amtsgericht München, HRB 11111Die Geschäftsführer: Max Mustermann, Steffi Mustermann“

(Autor: Max-Lion Keller ist Rechtsanwalt in der Münchner IT-Recht-Kanzlei und hat sich auf das IT-und Vergaberecht spezialisiert. Die Beratungstätigkeit geht allerdings über die reine „Juristerei“ hinaus. So begleitet die Sozietät etwa durch den gesamten Zyklus eines IT-Projekts von der Planung über die Leistungsbeschreibung, Überwindung von vergaberechtlichen Hindernissen, Erstellung der Verdingungsunterlagen (unter Beachtung der Vorgaben der UFAB III) und Vertragsentwurf bis hin zur Abnahme. )

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