Global denken – auch im Rechnungsversand

Die Nachfrage nach Produkten im Internethandel steigt weltweit und wird aktuellen Prognosen von J.P. Morgan zufolge 2011 einen Umsatz von 680 Milliarden US-Dollar generieren und nach Ansicht vieler Branchenexperten wird sich die Internationalisierung des Online-Handel in der nahen Zukunft weiter verstärken. Doch der Ansatz, mit einem lokal bestehenden Online-Shop einfach zu expandieren und ausländische Märkte zu adressieren, kann sich zum Glücksspiel entwickeln. Um dabei Verluste zu vermeiden, sollten eCommerce-Betreiber beim Markteintritt im Ausland ihr Konzept und ihre Prozesse strikt den jeweiligen lokalen Gegebenheiten anpassen.

Länderübergreifend optimieren

Wer mit ausländischen Kunden und Lieferanten zusammenarbeitet, steht auch im Rechnungsaustausch vor vielen neuen Herausforderungen. Hier gilt es für Unternehmen zwischen maximaler Zentralisierung, Standardisierung und den damit verbundenen Skaleneffekten sowie lokalen Besonderheiten abzuwägen. Betrachtet man etwa den Rechnungsausgang, müssen in einer professionellen IT-Verarbeitung nationale Layouts, Vertragsbedingungen oder Formvorschriften unbedingt berücksichtigt werden. Gerade im internationalen Austausch von elektronischen Rechnungen sind außerdem die unterschiedlichen gesetzlichen Anforderungen der jeweiligen Länder zu beachten. Dies erscheint vielen Unternehmen komplex und eine zentrale Optimierung deshalb wenig zielführend, dabei sind gerade in Rechnungsprozessen große Einsparpotenziale versteckt, die mit einem Dienstleister beim Gang ins nahe oder ferne Ausland leicht ausgeschöpft werden können.

Der Rechnungsausgang

Der reibungslose, schnelle und sichere Rechnungsversand ist gerade auch bei international operierenden Händlern von größter wirtschaftlicher Bedeutung. Mit effizienten Rechnungsprozessen werden Debitorenabteilungen zu strategischen Schaltstellen im Unternehmen, die zeitnah alle relevanten Informationen zentral bereitstellen, den internationalen Rechnungsversand straff steuern, den Cash Flow beschleunigen sowie Kosten senken. Die Buchhaltung kann die Rechnungen beispielsweise in einem zentralen ERP-System erstellen und über eine Schnittstelle an eine on demand-Rechnungsplattform wie etwa die Itella Customer Connection übergeben, ohne in eigene Infrastruktur und Qualitätssicherung vor Ort zu investieren. Der Dienstleister nimmt alle eingehenden Daten unabhängig von Erstellungs- oder Empfängerland zentral entgegen und bereitet sie für die weitere Verarbeitung vor. Die Daten werden nun nach Versandart – etwa elektronisch oder postalisch – sowie länderspezifischen Besonderheiten unterschieden. Anschließend können die Dokumente für den Postversand zentral gedruckt und zum Beispiel über „local entry-Partner“ Kosten sparend ins Land der Rechnungsstellung versendet werden. Die Umstellung von Post- auf den günstigeren e-Versand ist dabei jederzeit ohne Aufwand möglich. Gerade beim e-Invoicing über Ländergrenzen hinweg sind Dienstleisternetzwerke aufgrund der unterschiedlichen gesetzlichen Anforderungen eine sichere, schnelle und effiziente Umsetzungsmöglichkeit.

 Fazit

Hat ein Unternehmen mehrere Landesgesellschaften oder viel Rechnungskorrespondenz mit dem Ausland, so sind die häufig dezentral als „Nebenprozess“ durchgeführten Rechnungsprozesse zwar an die lokalen Gegebenheiten angepasst, berücksichtigen die Rechnungslegung jedoch nur selten als länderübergreifenden Prozess. Doch sollte gerade auch für die oftmals weniger intensiv betrachteten Abläufe in einem Unternehmen gelten „Think global, act local“. Nur so lassen sich die Potentiale voll ausschöpfen und Grundlagen für eine erfolgreiche Zukunft schaffen.

 Autor: Christian Schmitt, Business Manager Order to Cash Services bei Itella Information