Internationale Handelsprozesse abwickeln

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Die Deutschsprachige SAP-Anwendergruppe (DSAG) e.V. ist aktiv an der Weiterentwicklung der SAP-Lösung für den Außenhandel (Global Trade Services) beteiligt. Im Rahmen eines gemeinsamen Programms konnten wichtige Verbesserungen im Compliance und Customs Management (Elektronische Zollanmeldung) angestoßen werden.

von Michaela Kürschner

Nur wenige Bereiche können es an Dynamik und Komplexität mit dem Zoll und der Außenwirtschaft aufnehmen. Auch in 2015 ist aufgrund zahlreicher Änderungen Flexibilität gefragt. Unions-Zollkodex, neue Präferenzabkommen, Änderungen bei der Innergemeinschaftlichen Handelsstatistik (Intrastat), Anpassungen der Zollnomenklatur sind nur einige der Neuerungen, mit denen sich die Unternehmen zum Jahreswechsel auseinandersetzen mussten. Und als seien das nicht schon genügend Baustellen, kann es durchaus sein, dass auch unterjährig die Zollvorschriften variieren.

Zollbestimmungen ändern sich rasant

„Im Außenhandel muss man immer damit rechnen, dass die Zollbehörden kurzfristig Änderungen mitteilen“, erklärt Ann-Katrin Fehrenbach, Sprecherin der Arbeitsgruppe GTS bei der Deutschsprachigen SAP-Anwendergruppe (DSAG) e. V. „Diese Neuerungen schnell und korrekt umzusetzen, ist eine große Herausforderung.“ Nicht nur für die betroffenen Firmen selbst, sondern auch für SAP. Erwarten doch die Anwender der Außenhandelslösung jederzeit größte Rechtssicherheit. Dazu gehört auch, dass gesetzliche Auflagen stets sicher eingehalten werden.

Schnelle Reaktion ist also gefragt, wenn der Fachbereich anruft und verkündet: „Im Zoll hat sich etwas geändert.“ Dann nämlich muss – auch unabhängig von einem neuen Release – die Neuerung binnen kürzester Zeit innerhalb SAP GTS umgesetzt werden. Aus Sicht des DSAG-Sprecherteams löst SAP diese Herausforderung proaktiv mit der Vorankündigung von gesetzlichen Änderungen. „Wenn die Anforderung ganz kurzfristig kommt, behelfen wir uns manchmal mit einer eigens dafür entwickelten Lösung. In der Regel deckt SAP aber neue Anforderungen zügig und umfassend ab“, sagt Mike Bitsch, stellvertretender Sprecher der Arbeitsgruppe GTS.

73 Verbesserungsvorschläge in nur drei Monaten

Dass SAP im vergangenen Juni im Rahmen eines gemeinsamen Programms von DSAG und SAP dennoch ganze 73 Verbesserungsvorschläge zu SAP GTS erhalten hat, ist für ihn kein Widerspruch. „Wir haben mit den Anwendergruppen aus den USA und Belgien, der ASUG und SAPience.be, zusammengearbeitet“, sagt Mike Bitsch. „Schon allein deshalb gab es mehr Verbesserungsvorschläge.“ Außerdem stand mit dem Customs Management ein besonders anspruchsvolles Thema auf der Agenda. „Hier gibt es die meisten inhaltlichen Anforderungen, einfach weil das Customs Management der komplexeste Teil der GTS-Lösung ist “, so der stellvertretende Arbeitsgruppensprecher. Zudem habe SAP im Bereich Compliance Management bereits in der Vergangenheit viele Anforderungen von User-Seite aufgegriffen.

Mehr Effizienz durch verbesserte Lösung

Aktuell erachten Anwender die Möglichkeit als besonders wichtig, Kommentare bei der Produktklassifizierung hinzufügen zu können. Mike Bitsch erklärt aber auch: „Letzten Endes schaut jeder mit seiner eigenen Brille auf eine Verbesserung.“ Für sein Unternehmen seien zum Beispiel die Verdichtungsregeln auf den Zollerklärungen in den USA wichtig. „Firmen, die Customs Management in den USA nicht einsetzen, lässt das dagegen kalt“, so der stellvertretende Arbeitsgruppensprecher.

21 Vorschläge hat die SAP-Entwicklung aufgegriffen und ihre Lösungen dazu der Arbeitsgruppe vorgestellt. Unter den umgesetzten Verbesserungen ist auch ein Produktkatalog aller importierten Waren über einen bestimmten Zeitraum. Bei Mike Bitsch rennt SAP mit dieser Funktion offene Türen ein. „Bislang mussten wir solche Informationen manuell heraussuchen.“ Die Neuentwicklung ist für ihn und seine Kollegen deshalb eine echte Arbeitserleichterung. „Die Zeiteinsparung durch solche neuen Features summiert sich schnell und führt zu deutlichen Effizienzgewinnen.“

Chargenbezogene Präferenz als größter „Pain Point“

Mit den bislang erreichten Verbesserungen gibt sich das Sprecherteam jedoch nicht zufrieden. In Zukunft will es insbesondere auch solche User in den Optimierungsprozess einbinden, die sich bislang noch nicht beteiligt haben. Zu ihrem Amtsantritt im Mai 2013 haben Ann-Katrin Fehrenbach und Mike Bitsch deshalb eine Bestandsaufnahme durchgeführt. „Wir wollten von unseren Mitgliedern wissen, seit wann sie GTS nutzen, welches Release und welche Services im Einsatz sind“, sagt Mike Bitsch.

Im Rahmen der Umfrage wurde auch nach den „Pain Points“ gefragt. Die meisten der 110 Nennungen entfielen auf den Bereich Risk Management. „Das größte Manko besteht offenbar darin, dass eine chargenbezogene Präferenz nicht möglich ist. Häufiger wurden auch der OSS-Support, das fehlende Reporting, die System- und Anwenderdokumentation und die nicht ausreichende Standardfunktionalität der Klassifizierung bzw. Tarifierung genannt“, fasst Ann-Katrin Fehrenbach die Ergebnisse zusammen.

Auch die „Pain Points“ sollen am Ende in den Optimierungsprozess von SAP GTS einfließen. „Wir diskutieren die Punkte innerhalb der Gruppe und suchen gemeinsam die wichtigsten Themen heraus“, sagt Mike Bitsch. „Zusätzlich haben wir die gesamte Liste zur Analyse an unsere SAP-Ansprechpartner weitergeleitet.“ Das Führungsduo habe einen guten Kontakt zur SAP-Entwicklung und ist zuversichtlich, bald erste Ergebnisse präsentieren zu können. Gleichzeitig wünscht es sich, dass sich noch mehr GTS-Anwender aus dem Fachbereich am gemeinsamen Programm von DSAG und SAP beteiligen. „Sie arbeiten täglich mit GTS und es sind ihre Anforderungen, denen die Lösung entsprechen muss“, sagt Ann-Katrin Fehrenbach.

Die Arbeitsgruppe SAP Global Trade Services (GTS)

Der Fokus der Arbeitsgruppe GTS mit ihren rund 530 Mitgliedern liegt auf der internen Vernetzung und auf dem ständigen Austausch aller Beteiligten. Zudem arbeitet die Arbeitsgruppe eng mit SAP zusammen. Auf diese Weise soll sichergestellt werden, dass die Weiterentwicklung von SAP GTS mit den Bedürfnissen der Anwender übereinstimmt.

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