Kommentar: Firmen leiden unter Kommunikations-Verstopfung

Der Informationsstress in Unternehmen nimmt zu. Die Zahl der Kanäle für die Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern ist kaum noch zu überschauen. An bis zu sieben Orten gehen Nachrichten via SMS, E-Mails oder Anrufen ein. „Die Folge ist allzu oft Konfusion: verpasste Anrufe, zu spät bemerkte E-Mails, verlorene Daten“, berichtet die Zeitschrift IS Report. Entsprechend steigt der Bedarf in Firmen nach einer Harmonisierung der heterogenen Landschaft an Geräten, IT- und TK-Systemen. Die Möglichkeiten, die das Netz bietet, sind in den vergangenen 15 Jahren exponentiell gewachsen, schreibt das Manager Magazin. „Wer beispielsweise aus dem Urlaub kommt, kann dem Bekannten im Büro am anderen Ende der Stadt – oder des Landes, des Kontinents, der Welt – morgens blitzschnell seine Ferienfotos zeigen: Über Flickr, über Facebook oder MySpace, über Picasa oder Evernote, als E-Mail-Anhang“.

Ein voll aufgerüsteter Webbrowser sei in Verbindung mit ein paar Zusatzwerkzeugen eine mächtige Kommunikations- und Informationszentrale, wahnsinnig praktisch – und gleichzeitig ein Aufmerksamkeits- und Produktivitätsfresser, der Henry Ford vermutlich die Zornesröte ins Gesicht getrieben hätte. Ob das medial gehypte Programm Google Wave eine Erlösung aus dem Info-Nirwana bringen kann, ist bei Experten höchst umstritten. Louis Gray, Gründer des „Silicon Valley Blog für Early Adopters“ verkündet: „Wave ist nichts als ein weiteres Postfach, das man regelmäß;ig überprüfen muss.“ Überschrieben ist der Eintrag mit „Google Wave trifft auf den Strand – Springflutwarnung“.

Selbst die härtesten aller Technophilen hätten wohl einen Punkt erreicht, an dem ihnen all die Ablenkungsmöglichkeiten zu viel werden, vermutet das Manager Magazin. Positiver klingen die Botschaften über Unified Communication-Strategien. Sie sollen die Kluft zwischen Festnetz-Telefon, Handy, PC und Laptop überwinden. „Dabei geht es um eine Zusammenführung von Kommunikationsdiensten und Software auf einer einheitlichen Benutzeroberfläche. Über den Bildschirm erfährt der Mitarbeiter durch Präsenzinformationen, ob sein gewünschter Gesprächspartner gerade ansprechbar, in einem Meeting oder unterwegs ist. Das bestimmt dann den Weg der Kontaktaufnahme: Ein Telefonat vom PC, eine Sofortnachricht über den Instant Messenger, eine spontane Videokonferenz oder doch eine E-Mail“, so IS Report.

Obwohl das UC-Thema auf Fachkonferenzen hoch und runter genudelt werde, sieht Andreas Latzel, Geschäftsführer von Aastra-DeTeWe, in der Unternehmenswelt noch groß;en Aufklärungsbedarf: „Eine Integration in prozessorientierte Anwendungen setzt eine generelle Einführung von UC in Unternehmen voraus. Entsprechend sind Lösungen gefragt, mit denen Systemintegratoren gewachsene heterogene IT- und Telekommunikationsumgebungen in Gesamtlösungen überführen können, um sowohl Kosten zu sparen als auch die betrieblichen Prozesse besser zu unterstützen“.

Nur so könne man die Vorteile einer einheitlichen Infrastruktur für alle Firmenstandorte, Heimarbeitsplätze und mobile Mitarbeiter nutzen. Die dazu notwendige Flexibilität und Integrationsfähigkeit bringe UC von Haus aus mit. Da die gesamte Kommunikation über das Internet Protokoll (IP) erfolge, sei sie deutlich anpassungsfähiger und vor allem unabhängig vom Endgerät. „Mit diesen Eigenschaften lassen sich UC-Funktionen vergleichsweise einfach in vorhandene Applikationen und Geschäftsprozesse einbauen. Der technische ist in vielen Firmen bereits vorhanden. Nun stehen die nächsten Schritte an, indem die Einzellösungen miteinander verbunden werden und gleichzeitig eine Integration in die unternehmenskritischen Applikationen erfolgt“, bekräftigt Latzel. Dann könne eine Telefon-, Video- oder Webkonferenz direkt aus einer Office-Anwendung oder aus dem ERP-System heraus gestartet werden. Die Wissenschaftlerin Josephine Hofmann vom Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO ist davon überzeugt, dass klassische Ansätze zur Steigerung der Produktivität durch Rationalisierung von Arbeitsabläufen bei Wissensarbeit nicht greifen. Stellhebel seien die Unterstützung von Kommunikation und Zusammenarbeit, Kreativität und Wissensaustausch: „Dabei spielt eine Unternehmenskultur, die Networking, Wissens- und Erfahrungsaustausch befördert und dafür auch die richtigen Technologien bereitstellt, eine entscheidende Rolle“, so Hofmann.

Peter Weilmuenster, Vorstandschef des ITK-Dienstleisters Bitronic, hält den Design Thinking-Ansatz des Hasso-Plattner-Instituts für essentiell, um Computerprogramme, Systeme, Produkte und Services in der Geschäftswelt so zu konzipieren, dass sie den Menschen von Info- und Technostress entlasten. „Wir müssen uns nicht nur darum bemühen, dass Nutzer-Interface von Geräten zu vereinfachen, wir müssen die gesamten betrieblichen Prozessketten so organisieren, dass Unternehmen wieder Luft zum Atmen bekommen und ihre knappen Management-Ressourcen auf das Wesentliche des Kerngeschäfts ausrichten können“, resümiert der After Sales-Experte aus Frankfurt am Main.

(Autor: Gunnar Sohn)

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