Liquidität sicher stellen: Ausgaben kontrollieren und Rechnungen automatisieren

In Zeiten der Krise wollen Unternehmen sehr genau wissen, wie es um ihre Liquidität und ihren Order-to Cash-Cycle bestellt ist. Für Lösungen, die hier Klarheit versprechen, sind sie auch bei knappen Budgets, bereit Geld auszugeben. Viele Unternehmen aus dem Bereich Dokumentenmanagement sehen nun ihre Chance gekommen, Lösungen zur automatischen Rechnungsverarbeitung bei diesem Kundenkreis zu platzieren. Sicher ist die Automatisierung des Rechnungswesens ein effizienter Schritt, um Kosten zu sparen und einen tagesaktuellen Überblick über alle offenen Rechnungen zu erhalten. Doch wer seine Liquidität sicherstellen möchte, kann nicht erst bei den eingehenden Rechnungen Maß;nahmen zur Kostenkontrolle einleiten, sondern braucht bereits im Bestellprozess Mechanismen, um das Bestellvolumen zu kontrollieren und auf die Finanzsituation des Unternehmens abzustimmen.

So ist ein klar definierter Beschaffungsprozess von der Bestellung bis zur Rechnung der Knotenpunkt, an dem zum einen die Kostenschraube angesetzt werden kann als auch deren Auswirkungen abgelesen werden können. Dies setzt aber voraus, dass möglichst alle Bestellungen über ein EPR-System á la SAP erfasst werden und klare Vollmachtsregelungen existieren, wer in welcher Höhe Bestellungen auslösen darf mit welchem Genehmigungsverfahren.

Effizientes Recheneingangsmanagement beginnt im Bestellwesen

Doch in den meisten Unternehmen wird das Pferd von hinten aufgezäumt: Erst wird der Rechnungseingang automatisiert und wenn hier die Effizienzberechnungen ins Stolpern geraten, weil es aufgrund der vielen FI-Rechnungen, also der Rechnungen ohne Bestellbezug, einen hohen Klärungsbedarf mit den Lieferanten gibt, fällt das Augenmerk auf das Bestellwesen.

Denn ein hoher Klärungsbedarf ist immer ein Indiz dafür, dass die Bestellcompliance sowie die -qualität eines Unternehmens im Argen liegen.

Bei einem durchdachten Beschaffungs- und Rechnungsprozess müsste theoretisch gesehen die Rechnungsfreigabe eine Spiegelung der Bestellfreigabe sein. Doch anstatt kongruent zu sein, stapeln sich die FI-Rechnungen, weil viele Unternehmen meinen, dass der Aufwand für ein geregeltes Bestellwesen zu hoch sei und dies obwohl Bestellanforderungen in den meisten ERP-System angelegt werden können. So bietet z.B. SAP mit BANF eine Bestelllösung. Meist werden diese Bestellanforderungen gar nicht genutzt oder es werden Dummy-Bestellungen, die einen symbolischen Preis beinhalten, angelegt. Damit ist bei der Rechnungsfreigabe auch keine automatische Dunkelbuchung möglich und die Grauzone für die Liquiditätsanforderungen ist groß;.

Organisationsberatung als erster Schritt zum geregelten Bestellwesen

Was hier von Nöten ist, ist keine Software, sondern erstmal eine Analyse der Prozesse und daraus abgeleitet eine Neu-Organisation des Bestellwesens. Zunächst muss eine Bestell-Compliance aufgebaut werden, denn in den meisten Fällen ist der Genehmigungsprozess für die Bestellauslösung nicht klar geregelt, so dass eine intensive Prüfung und Freigabe erst im Rahmen der Rechnungseingangsprüfung erfolgt. Die Bestell-Compliance setzt genau hier an und legt eindeutige Regel wie zum Beispiel den Verfügungsrahmen fest. So wird etwa geregelt, wer was bestellen darf. Doch diese Bestellregeln müssen auch überprüft werden, so dass ein Kontroll- und Überwachungsmechanismus unumgänglich ist.

Ein weiterer Punkt bei der effizienteren Gestaltung des Bestellwesens ist die Vereinheitlichung der Eingangskanäle, mit dem Ziel so viel wie möglich über das ERP-System zu bestellen. Derzeit werden im Schnitt 60 Prozent der Bestellungen nicht über das ERP-System abgewickelt. Eine erschreckende Zahl für all jene, die versuchen, durch eine Reduktion des Bestellvolumens die Liquidität des Unternehmens zu verbessern.

Dennoch können Rechnungen ohne Bestellbezug nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Deshalb ist es sinnvoll, mit seinen Lieferanten zu vereinbaren, dass der Bestellauslöser im Unternehmen auf der Rechnung benannt wird. So ist eine Klärung deutlich schneller und einfacher zu bewerkstelligen und der organisatorische Aufwand für das Unternehmen ist gering. Doch bei der Rechnungsbearbeitung kann dann der automatische Freigabeworkflow greifen und die Rechnung verursacht keine zusätzlichen Kosten mehr.

„Mit einer Organisationsberatung für das Bestell- und Rechnungswesen können Unternehmen durch einfache Methoden einen Überblick über ihre Bestellungen und daraus folgernd ihre Verbindlichkeiten bekommen. Bei der derzeitigen Wirtschaftslage ist vielen Unternehmen dringend anzuraten, sich hier Klarheit zu verschaffen. Die Kosten für die Organisation dafür sind verglichen mit den Einsparungen im Bestellwesen, die die Liquidität direkt beeinflussen, und anschließ;end bei der Effizienz des Rechnungswesen positiv zu buche schlagen, klein, “ erläutert Anita Eckstein, Organisationsberaterin bei Seeburger.

Im zweiten Schritt Kosten sparen durch die Automatisierung des Recheneingangs

Doch die Neustrukturierung hat nicht nur positive Effekte auf die Analyse und Planung der Finanzlage, sondern unterstützt auch die Effizienz von Lösungen zur automatischen Rechnungserkennung.

Wichtig dabei ist das frühe Einscannen der papierbasierten Dokumente, die dann mit einer Interpretationskomponente ausgelesen werden. Bei darauf spezialisierten Anbietern beruht diese auf dem Freeform-Ansatz, so dass ohne lieferantenspezifische Vorlagen einfach auf Basis von Komponenten künstlicher Intelligenz und automatischen Lernverfahren auf Schlüsselwörter und Relationen im Zusammenspiel mit einem entsprechenden Hintergrundwissen wie Bestell-, Kreditorstamm- und Wareneingangsdaten zurückgegriffen wird. Alle Belege die damit nicht automatisch gebucht werden konnten, weil sie nicht fehlerfrei ausgelesen werden konnten, werden an den einzelnen Nachbearbeiter zur Korrektur weitergegeben.

„Mit solchen Lösungen kommt schnell Schwung in die Rechnungsbearbeitung: Die Rechnungen sind kurz nach dem Erhalt einsehbar und Informationen können zentralisiert abgerufen werden. So entsteht zusätzliche Transparenz über Liquiditätsabflüssen. Zudem amortisieren sich solche Lösungen schnell und setzen Finanzmittel frei, die bei Engpässen dringend benötigt werden, “ erläutert Rolf Holicki, Produktmanager bei Seeburger. „Ohne eine softwaregestützte Bearbeitung liegen die Rechnungen oft zwei bis drei Wochen unerfasst im Unternehmen und auch nach der Erfassung weiß; meist keiner, wo sich die Papier-Rechnung befindet“.

Positive Effekte einer Bestell-Compliance für den Rechnungseingang

Den deutlichsten Effekt aber haben alle Rechnungsverarbeitungslösungen bei der Kosteneinsparung. Die Kosteneinsparungen steigen mit der Quote der automatischen Erkennung. Je mehr Belege ausgelesen werden, umso besser und genau hier wirkt sich das optimierte Bestellwesen aus. An einem Beispiel zeigt Anita Eckstein auf, wie sich durch einfache Kniffe, die Effizienz bei der automatischen Rechnungsbearbeitung steigern lässt: „Die Zuordnung zum richtigen Buchungskreis ist in Unternehmen, mit ähnlichen Rechnungsangaben oft schwierig. So gibt es Rechnungen die dem Unternehmen ABC AG zugeordnet werden müssen und andere Rechnungen für das Unternehmen ABC GmbH. Beide haben die gleiche Adresse. Für jede Software mit automatisierter Erkennung, ist die Unterscheidung aufgrund der vielen gemeinsamen Merkmale schwierig. Wenn sich aber nun beide Unternehmen ein Postfach mieten und so nicht mehr die Adresse zum Abgleich herangezogen wird, sondern die Postfachnummer, kann die Rechnungserkennung die Dokumente dem richtigen Buchungskreis zu ordnen.“

Liquidität sicherstellen durch Bestellkontrolle und Überprüfung der Verbindlichkeiten

Wenn sowohl das Bestellwesen als auch der Rechnungseingang rationalisiert sind, lassen sich sämtliche Analyse und Report deutlich leichter erstellen. So können beispielsweise Monats-, Quartals und Jahresabschlüsse schneller und konkreter durchgeführt werden. Durch die Transparenz ist die Rückstellungsbildung wesentlich vereinfacht. Bestimmte Zusatzkomponenten erleichtern hier den Überblick.

„Wir bieten unseren Kunden ein Rechnungseingangsbuch, das die aktuellen Schritte der Rechnungsverarbeitung von der Übernahme des Rechnungsbelegs bis zur endgültigen Buchung verfolgt. Dieses wird automatisch gefüllt und schafft einen transparenten Überblick aller Rechnungen mit Angaben über Rechnungshöhe, Zahlungsziele usw,“ erläutert Holicki. Ergänzt um ein Reporting für SAP können Statistiken und Reports der durchgeführten Vorgänge generiert werden. Auf Basis dieser Zahlen lässt sich z.B. Cash-to-Order Prozesse optimieren oder ABC-Analysen erstellen, der Aufwand der Rechnungsverarbeitung messen und Planungsgrundlagen für die Preisgestaltung der Dienstleistungszentren gewinnen.

Wer seine Bestell- und Rechnungswesen so in den Griff bekommt, kann bei Liquiditätsengpässen frühzeitig reagieren und hat in Zeiten der Krise die nötige Transparenz und Flexibilität, um eingehende Rechnungen nicht fürchten zu müssen.

(Autor: Bernd Seeburger)

Info: http://www.seeburger.de/