Mit dem Gecko über jede Hürde

Ein Hersteller und Händler von Reitsportartikeln setzt auf durchgängige, zukunftsfähige kaufmännische Lösung.Ein Reiter sollte sicher im Sattel sitzen. Dabei kommt es neben den eigenen Fähigkeiten auch auf die Qualität der Ausstattung an. Will ein Hersteller und Händler von Reitsportartikeln fest im Sattel sitzen, benötigt er neben hochwertigen Produkten auch eine zukunftssichere und ausgereifte Software, die die kaufmännischen Prozesse transparent abbildet. Nur so sind aussagekräftige Daten für wichtige unternehmerische Entscheidungen zeitnah parat – gerade in wirtschaftlich turbulenten Zeiten eine wesentliche Voraussetzung, um mögliche Hindernisse erfolgreich zu überwinden.

Die PFIFF Pfitzner Reitsport GmbH & Co. KG vertreibt im Groß;- und Einzelhandel Reitsport- und Stalleinrichtungsartikel in über 60 Länder weltweit und übernimmt den Alleinvertrieb für Equip Horse Produkte auf dem deutschen Markt. Weiterhin im Angebot des 80 Mitarbeiter starken Unternehmens sind Pferdeanhänger und Kutschen, Tiernahrung sowie Sportartikel mit dem Schwerpunkt auf der Mannschafts-Sportausrüstung. Als die bisherige Softwarelösung mit der Entwicklung des wachsenden Unternehmens nicht mehr Schritt hielt, fiel die Entscheidung, die Prozesse in Rechnungswesen, Controlling und Personalwirtschaft transparent in einer durchgängigen Lösung abzubilden. Besondere Herausforderungen an das neue System waren die Linuxumgebung, in die es reibungslos implementiert werden sollte, und die Datenübernahme aus dem auf einer Cobol-Programmierung basierten Altsystem. Gefordert war eine zukunftsfähige Software, die flexible und schnelle Arbeitsabläufe ermöglicht. Besondere Rationalisierungspotenziale sah PFIFF im Controlling-Bereich, der bis dato noch mit einer Excellösung arbeitete.

Schneller Zugriff auf aktuelle Daten

Im Auswahlverfahren setzte sich die CSS GmbH aus Künzell mit ihrer kaufmännischen Lösung eGECKO durch. Es hatte sich gezeigt, dass nicht jeder Softwareanbieter ein System liefern kann, das unter dem Betriebssystem Linux reibungslos läuft. „Doch nicht nur hier hatte das Unternehmen die Nase vorn. Bei der gesamten Präsentation überzeugten die Experten aus Künzell durch ihre fachliche Kompetenz und engagierte Beratung. Auch die Bedienerfreundlichkeit der Anwendung war für uns ausschlaggebend, und die reibungslose Implementierung sowie die Inbetriebnahme haben schließ;lich unsere Entscheidung bestätigt“, berichtet Heinrich Samol, Abteilungsleiter Rechnungswesen der PFIFF Pfitzner Reitsport. So vergingen von der Entscheidungsfindung bis hin zum Echtbetrieb des Systems vier Monate, dabei nahm die Implementierungsphase inklusive Datenübernahme aus dem Altsystem lediglich fünf Tage in Anspruch. Nach einer dreitägigen Schulung konnten die 12 bis 15 aktiven User selbständig mit der Lösung arbeiten.

Heute kommen das komplette Produktportfolio im Rechnungswesen sowie zahlreiche Module im Bereich Controlling und Personalwirtschaft zum Einsatz. Die Einführung des Personalmanagements ist bereits in Planung. Dabei ermöglicht die 100%ige Integration der Produkte, von einem Programm aus alle anderen relevanten Anwendungen ohne Wechsel der Oberfläche durchgängig zu nutzen und durch die Drill-Down Funktion schnell und einfach auf den Urbeleg zuzugreifen. „Früher musste dagegen die jeweilige Anwendung zunächst geschlossen werden, um parallele Abfragen in einer anderen Anwendung zu tätigen. Diese wurden umständlich notiert, um sie dann wieder in die Zielanwendung zu überführen. Allein dieses Beispiel veranschaulicht, in welchem Ausmaß; wir die Schnelligkeit und Effizienz unserer Arbeitsabläufe gesteigert haben“, so Heinrich Samol.

Mit ergebnisorientiertem Controlling zum Erfolg

Im Controlling löste das neue Tool eine Excellösung ab, die noch viele manuelle Eingaben erforderte. Betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA) wurden aus dem damaligen Rechnungswesen erstellt, einer nicht-datenbankbasierten Eigenentwicklung ohne Schnittstellen zu Excel. Eine individuelle Anpassung der BWAs war somit nicht möglich. Auch die gestiegenen gesetzlichen Anforderungen wurden durch die Vorgängerlösung nicht mehr abgebildet. Durch die neue Lösung wurden die Prozesse im Controlling mit Funktionen für Kostenrechnung, Planung, Analyse und Rating sowie einem Frühwarnsystem inzwischen automatisiert. So werden mit eGECKO sämtliche Daten im Unternehmen per Knopfdruck zusammengestellt und ausgewertet. Beispielsweise die BWA kann so adhoc erstellt werden, Kosten lassen sich dabei nach sämtlichen Kriterien selektieren und sortieren. Zudem können sämtliche Auswertungen und Analysen je nach Bedarf ganz einfach individuell gestaltet werden. Eine weitere Arbeitserleichterung bringt die Funktion für das automatische Verbuchen von Kontoauszügen. Diese beschleunigt die Arbeitsabläufe und hat schon heute eine hohe Trefferquote – eine Quote von nahezu 100% wird für die nahe Zukunft angestrebt.

Auch der Monatsabschluss gestaltet sich als umkomplizierte Routinearbeit: Nach Abschluss der Buchungen wird die Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) auf schnellstem Wege online an das Finanzamt versendet. Dabei besteht die Möglichkeit, die Steuersätze mit Gültigkeiten zu versehen, um so automatisch vom System Änderungen durchführen zu lassen – ganz ohne manuelles Eingreifen.

Effizienz gesteigert – Ziel erreicht

Heute können sich die Mitarbeiter verstärkt um ihre Hauptaufgaben kümmern. Heinrich Samol hat sogar neue Aufgaben in seinem Bereich übernommen, denn durch die weit reichenden Prozessoptimierungen wird viel Zeit bei arbeitsintensiven Verwaltungsarbeiten gespart: „Mit eGECKO bilden wir fast jeden Vorgang schneller und detaillierter ab. Was früher häufig per Bauchgefühl entschieden wurde, wird heute mit Fakten untermauert. Unsere Daten sind nun erheblich transparenter und damit aussagekräftiger – in der heutigen wirtschaftlichen Lage ein Vorteil von unschätzbarem Wert.“

(Autor: Annette Schmidt, IT-Journalistin)

Info: http://www.css.de/ und http://www.pfiff.com/