Mitarbeiterkommunikation: effizienter Workflow durch intelligente Dokumente

Mit dem digitalen Briefkasten „bitkasten“ bietet die output.ag eine Lösung an, die analoge Kommunikation digital abzubilden und Workflows anhand intelligenter Dokumente und weiteren Features zu verbessern. Namhafte Unternehmen nutzen den bitkasten bereits und konnten dadurch auch die Kosten reduzieren.

Der bitkasten ist ein digitaler Briefkasten, der auf Basis der Postadresse des Empfängers das digitale Pendant zum physischen Briefkasten darstellt. Die Besonderheit liegt nicht nur in der Sicherheit und der digitalen End-to-End Zustellung von Dokumenten, sondern auch in der Nutzung intelligenter Dokumente. Mit intelligenten Dokumenten können beispielsweise Verträge, Urlaubsanträge und andere vertrauliche Dokumente mit der bitkasten-Lösung vom Empfänger sicher bearbeitet und an den Versender zurückgesendet werden. Kommunikationswege sollen damit smarter, attraktiver und digitaler werden, um eine nachhaltige Mitarbeiterkommunikation für die HR-Prozesse zu implementieren.

Mitarbeiterkommunikation: intelligent, digital und nachhaltig

Die verwaltungsseitige Kommunikation in Unternehmen kann von der Bewerbung bis hin zum Austritt des Mitarbeiters komplett digital geführt werden. Nachdem der Mitarbeiter eingestellt wurde, erhält er seinen persönlichen bitkasten. Hierüber können nun Gehaltsabrechnungen, Verträge, Lohnsteuerbescheinigung, Gutscheine etc. digital anhand der Postadresse empfangen werden. Die Dokumente können in dem lebenslangen persönlichen Archiv des Mitarbeiters abgelegt werden.

Das Unternehmen kann dem Mitarbeiter nicht nur sämtliche Post digital zukommen lassen, sondern kann über das Zusatzfeature „intelligente Dokumente“ auch Urlaubsanträge bereitstellen oder Job Ticket Verlängerungen beantworten lassen. Über eine Fotofunktion können Bilder für den Mitarbeiterausweis oder auch Krankmeldungen eingereicht werden. Mithilfe intelligenter Dokumente können HR-Prozesse End-to-End digital abgebildet werden. Zudem bietet die Lösung von output.ag neben dem intelligenten Dokumentenmanagement zusätzliche optionale Features, um den Workflow im Unternehmen weiter zu optimieren.  

Entlastung der Mitarbeiter von Verwaltungsaufgaben

In seiner Freizeit zählen für den Mitarbeiter aufwändige Verwaltungsaufgaben nicht gerade zu den beliebtesten Aktivitäten. Über zentral abrufbare, digitale Dokumente, die oft mit geringem Zeitaufwand intuitiv bearbeitet werden können, kann auch der Mitarbeiter seinen Aufwand minimieren. Das hat einen äußerst positiven Effekt und bindet die Mitarbeiter weiter an das Unternehmen. Auch für das Employer Branding zeugen Tools wie der bitkasten von Innovationskraft und Mitarbeiterorientierung.

Die Lösung kann vom Empfänger kostenlos genutzt werden. Der Versender zahlt für den Versand ein weitaus geringeres Porto als im analogen Postversand. Je nach Postvolumen können hier hohe Portokosten eingespart werden. Im Hinblick auf die kürzlich erfolgte Portoerhöhung bietet der bitkasten nicht nur digitale Arbeitserleichterung, sondern auch ein attraktives Kostenmodell.

Mitarbeiterkommunikation per digitalem Kanal

Der bitkasten übernimmt das Funktionsprinzip des klassischen Postversandes und ist damit genauso breit einsetzbar. Der Mitarbeiter kann nicht nur die Post seines Arbeitgebers empfangen, sondern die Lösung als digitalen Empfangskanal für all seine Post wie zum Beispiel von seiner Bank, seinen Versicherungen, seiner Krankenkasse, von Schulen etc.  nutzen. Damit ist der bitkasten eine innovative Lösung für die zukünftige Postzustellung in Deutschland – digital und ressourcenschonend. (sg)

Mehr zum Thema Arbeitsplatz lesen Sie hier: Digital Workplace: fünf Merkmale, auf die Mitarbeiter Wert legen