Nachhaltige Lieferantenbeziehungen: 4 Grundregeln für eine starke Zusammenarbeit

Mit einigen Grundregeln lassen sich die Beziehungen im Beschaffungswesen, das Verhältnis zwischen Einkauf und Lieferanten gerade in Krisensituationen antizyklisch festigen und weiter ausbauen. 

Kopierpapier ist heute heißbegehrte Ware, da es in den Büros landauf, landab mittlerweile knapp geworden oder ausgegangen ist, als Folge des Holzmangels und Einfuhrengpässen aus Corona- oder Kriegsländern. Doch im Beschaffungsprozess ist Papier weiterhin sehr wichtig, da – egal wie digital Bestellprozesse aufgestellt sind – die Lieferscheine zumeist noch in Papierform beiliegen. Stehen Einkauf und Lieferant in einer nachhaltig partnerschaftlichen, zwischenmenschlich-ehrlichen Beziehung, hat schon mancher Beschaffungsprozess eine Krise unbeschadet überstanden. Gerade in Mangelsituationen reservieren Händler gerne ihren treuen Stammeinkäufern die ein oder andere Charge an begehrten Produkten. 

Starke Einkäufer-Lieferantenbeziehung: Treue zahlt sich aus!

Und gerade in Krisen bewähren sich Händler, die heiße Ware nur in angemessenen Mengen und weiterhin zu fairen Preisen abgeben. Einkäufer dagegen, die nur auf Cherry Picking aus sind, also das günstigste Preis-Leistungs-Verhältnis aus jeder Kategorie der einzelnen Komponenten heraussuchen und Lieferanten in Preis und Konditionen drücken oder teilweise auch regelrecht ausquetschen, dürfen sich nicht wundern, wenn sie in Zeiten von Lieferengpässen keine Ware mehr erhalten. Auch Maverick Buyer, also Einkäufer außerhalb standardisierter Beschaffungsvorgänge, können leicht identifiziert und in Mangelsituationen benachteiligt werden. Am Beispiel der FFP2-Masken, die im ersten Lockdown für Mitarbeiter in notwendig weiterlaufenden Produktionen dringend erforderlich waren, traten die Vorteile langjähriger, guter Vertrauensverhältnisse zwischen Einkäufern und Lieferanten schnell und deutlich zutage: Lieferanten verkauften nämlich FFP2-Masken bevorzugt an Bestandseinkäufer. Treue zahlt sich aus!

Ein Alleinstellungsmerkmal der eProcurement-Plattform simple system ist ihre Neutralität. Es ist eiserne Regel, dass sich der Plattformbetreiber in keiner Weise zwischen die Einkäufer-Lieferantenbeziehungen drängt. Dazu zählt insbesondere, dass simple system nicht als Händler auftritt. Die zu allen Seiten hin offene und faire Kommunikation, die auf guter Beratung, Empfehlungen und Unterstützung basiert, stärkt die Beziehungen zwischen Schlüssellieferanten und Einkäufern enorm. 

Die goldenen Regeln für eine starke Zusammenarbeit

Neben einer fairen Plattform für Handelsgeschäfte sollte man vier Grundregeln befolgen, die die Zusammenarbeit zwischen Einkäufern und Lieferanten auch in schweren Zeiten stärkt, sodass sich Herausforderungen und Risiken gemeinsam bewältigen lassen: 

1. Vertrauen, Ehrlichkeit und Transparenz: Es ist von entscheidender Wichtigkeit, dass sich beide Seiten darauf verlassen können, dass verhandelte Bedingungen eingehalten werden. Eine faire, transparente Preisgestaltung des Lieferanten ist ebenso wichtig wie Offenheit in Sachen strategischer Einkaufsplanung. 
2. Hohe Datenqualität und digitale Regeln: Die Datenqualität der bereitgestellten Kataloge (nicht erst während der Pandemie bewiesen sich elektrische Kataloge einmal wieder) muss korrekt, das heißt, die angebotenen Daten müssen verlässlich sein. Ein weiterer bestechender Vorteil einer digitalen Plattform ist, dass die verantwortliche Beschaffungsabteilung die Kataloge so auf Mitarbeiteraccounts anlegen kann, dass bestimmte Mitarbeiter überhaupt nur Zugriff auf bestimmte Produktsortimente haben. So erhält der Einkauf die Möglichkeit, seine Strategie gezielt zu steuern, sodass auch Maverick Buying per se ausgeschlossen werden kann. 
3. Schnelle Reaktion: Sobald Unklarheiten oder Veränderungen aufkommen, sollten man diese durch einen schnellen Austausch klären. Kurze Reaktionszeiten sind das A und O guter Einkäufer-Lieferantenbeziehungen.
4. Faktor Mensch: Die zwischenmenschliche Ebene darf nie in den Hintergrund geraten. Es kommt alles auf eine menschliche Kommunikation auf Augenhöhe an, die auf Wertschätzung und gegenseitigem Respekt basiert. 

Langfristige Lieferantenbeziehungen – Fazit

Langfristig starke Einkäufer-Lieferantenbeziehungen sind entscheidend, um in Krisen resilient, also vorausschauend und sicher aufgestellt zu sein. Denn wenn Lieferketten erst einmal reißen, ist es zu spät zum Handeln! Setzen Sie frühzeitig auf gute Beziehungen und gemeinsame Grundlagen und Plattformen, auf deren Basis Sie zusammen digital stark sein und weiter wachsen können. 

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Die Autorin Josefina Hannappel ist seit 2,5 Jahren als Senior eProcurement Consultant bei der simple system GmbH & Co. KG. Dank ihrer langjährigen Berufspraxis als Key Accounterin kennt sie den Markt lange und tief – sowohl die Seite der Lieferanten wie auch die des Einkaufs.