Neuer Standard für den Rechnungsversand per E-Mail

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Rechnungsformat für kleine und mittlere Unternehmen ermöglicht durch automatische Weiterverarbeitung Zeit- und Kostenersparnis.

Der Versand von Rechnungen per E-Mail wird für Selbständige, kleine und mittlere Unternehmen in naher Zukunft noch attraktiver werden. Bislang schreckt der Aufwand für die notwendige elektronische Signierung der Rechnungen ab. Nach neuesten EU-Beschlüssen hinsichtlich der Richtlinie 2006/112/EC werden elektronische Rechnungen normalen Papierrechnungen in Zukunft gleichgestellt. Dies bedeutet, dass es dem Rechnungsempfänger selbst überlassen sein wird, wie er die Authentizität der Rechnungen überprüft. Die Signatur kann entfallen.

Zusätzliche Vorteile ergeben sich beim elektronischen Rechnungsversand, wenn der Empfänger die Rechnungen automatisiert erfassen und weiterverarbeiten kann. Dafür sorgt der neue Standard rechnungsmail.de, der speziell auf die Bedürfnisse von kleinen und mittleren Unternehmen ausgelegt ist.

Der Standard definiert bestimmte Felder innerhalb einer E-Mail, beispielsweise für den Rechnungsbetrag, die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum. Diese Felder in der Form ‚Feldname: Wert‘ werden einfach zusätzlich in den Text der E-Mail eingefügt, beispielsweise unterhalb der Signatur. Durch die Standardisierung wird eine (halb-)automatische Weiterverarbeitung der Rechnung beim Empfänger ermöglicht. Die eigentliche Rechnung im individuellen Firmendesign und gewohnten „Look & Feel“ kann selbstverständlich wie bislang als PDF-Dokument im Anhang mitgeschickt werden.

Der besondere Vorteil von rechnungsmail.de ist, dass sich der Standard auch ohne spezielle Software verwenden lässt. Über variable Felder werden vom Ersteller der Rechnung lediglich die notwendigen Daten in den Text der E-Mail eingefügt. Um als Rechnungsempfänger eine automatisierte Verarbeitung erreichen zu können, wird eine Software benötigt, die den rechnungsmail.de-Standard unterstützt.

„Nach Änderung der gesetzlichen Grundlage steht dem elektronischen Rechnungsversand nichts mehr im Wege“, erklärt Bastian Wetzel, Entwickler des Standards rechnungsmail.de. „Allerdings muss auch in Zukunft der Rechnungsempfänger zustimmen, wenn Rechnungen per Mail versendet werden sollen. Der Einsatz von rechnungsmail.de erhöht die Akzeptanz beim Kunden, denn auch der Empfänger spart Zeit und Geld.“

Info: www.rechnungsmail.de

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